nieuws

Manager mag niet meelezen, OR beslist

Arbeidsrecht

Manager mag niet meelezen, OR beslist

Gemeente Amsterdam mag niet zonder meer de inbox van ambtenaren bekijken. Ondernemingsraad is instemmingsplichting.

Om de bereikbaarheid van de Dienst Werk en Inkomen van de gemeente Amsterdam te vergroten, heeft de afdeling maatregelen opgesteld. Dit naar aanleiding van klachten over de bereikbaarheid van DWI. De voorgenomen maatregelen zijn overhandigd aan de ondernemingsraad.

In de nota staat onder andere dat mails voortaan binnen 24 uur moeten worden beantwoord. Medewerkers moeten een zogenoemde ‘buddy' of teammanager toegang verlenen tot hun inbox, mochten ze daartoe zelf niet in staat zijn.

En verder meldt DWI: ‘Mocht je vergeten zijn de buddy of teammanager te machtigen of je bent onverwacht afwezig, dan kan de teammanager via het bedrijfsbureau S&M toegang tot je mailbox krijgen. Hij wordt dan tijdelijk gemachtigd.'

DWI heeft twee maal met de OR over de invoering van deze procedure gesproken. De OR heeft hier moeite mee en heeft gevraagd welke alternatieven zijn overwogen. Ook wilde de OR weten waarom het niet mogelijk is om met e-mailadressen per team te werken.

Volgens de OR is de raad instemmingsplichtig op grond van art. 27 WOR. De kantonrechter is het hiermee eens. Omdat de OR niet om instemming is gevraagd, is het genomen besluit dus nietig.

Toegang tot inbox kwestie van privacy 

WOR-experts Frans Vink en Robbert van het Kaar zijn in hun boek Inzicht in de Ondernemingsraad (2012) van mening dat ‘naast personeelscontrolesystemen en personeelsinformatiesystemen die als zodanig gebruikt kunnen worden (prikklok, pieper, controlecamera's e.d.) (…) ook voorzieningen die als zodanig gebruikt kunnen worden (beveiligingscamera's, chipkaarten en telefoonrecording) onder het instemmingsrecht (vallen).'

Louter persoonlijk toezicht zonder het gebruik van enig technisch of administratief (hulp)middel is geen ‘voorziening' als in dit wetsartikel genoemd', aldus de auteurs. De manager kan op grond van het besluit toegang krijgen tot de inbox van de werknemer, waarmee sprake is van een technisch hulpmiddel, en niet louter van persoonlijk toezicht. De opvatting van deze schrijvers is daarom niet in strijd met de hierboven genoemde conclusie.
Dat een werknemer inzage zou moeten geven aan een ‘buddy' of aan zijn leidinggevende heeft privacyaspecten. Volgens de DWI-gedragscode is het werknemers toegestaan DWI-email in beperkte mate voor privédoeleinden te gebruiken. Bijvoorbeeld om met een huisarts te communiceren. Als van een dergelijke hulpverlener een bericht in de inbox verschijnt, kan alleen al de titel van het e-mailbericht privacygevoelig zijn. Niet uitgesloten is dat hiermee sprake is van ‘de bescherming van persoonsgegevens' zoals bepaald in artikel 27 lid 1 sub k WOR.

Kantonrechter Amsterdam 17 augustus 2012, LJN: BX4940

Arthur Hol is advocaat bij Stam Advocaten in Naarden directeur van HRM College  en lid van HR Kracht.

Reageer op dit artikel