nieuws

Wat kan HR doen bij vermoedens van fraude?

Arbeidsrecht

Wat kan HR doen bij vermoedens van fraude?

Vermoedens van diefstal of fraude kunnen verregaande gevolgen hebben voor iedereen op de werkvloer. Wat kan HR doen om ervoor te zorgen dat de waarheid boven tafel komt en integriteit vanzelfsprekend is?

Een voorbeeld uit de praktijk:
“Enkele weken geleden viel het een collega op dat de voorraad kantoorartikelen zoals cartridges, insteekhoesjes, pakken papier in de kast harder slinkt dan normaal. Ook bleek er een portemonnee van een collega weg te zijn van de afdeling. Zo’n inbreuk heeft grote invloed op de sfeer en de onderlinge relaties in ons bedrijf. Het afdelingshoofd heeft nu besloten de voorraadkast permanent op slot te houden. Slechts een paar collega’s hebben de sleutel. Dit maakt het werken soms lastig wat door sommige collega’s niet in dank wordt afgenomen. Het afdelingshoofd heeft zo haar verdenkingen wie het gedaan kan hebben maar kan niets bewijzen. Zij is naar de afdeling P&O toegestapt. Wat kan ik nu als P&O’er het beste doen?”

Bregje De Lannoy, initiatiefnemer van de training Fact Finding, constateert dat er twee aspecten aan deze zaak zitten: het achterhalen van de hiervoor verantwoordelijke persoon, de zogenaamde waarheidsvinding, en ervoor zorgen dat (niet-)integer handelen als onderwerp op de agenda komt te staan in de organisatie.

Waarheidsvinding
Als er daadwerkelijk serieuze vermoedens van bedrijfsdiefstal zijn, dan is dit een zaak voor de vertrouwenspersoon of P&O-afdeling. Zo’n onderzoek naar waarheidsvinding vraagt om een juiste en ook integere aanpak. Zorgvuldigheid is hierin zeer belangrijk. Denk voor je de eerste stappen zet, goed na over de volgende vragen:
– Wat zijn vermoedens en wat zijn de feiten? Hoe leg je de zaken rondom de melding vast voor dossiervorming?
– Ga je het gesprek aan met de betrokkenen, of laat je dit doen door professionals?
– Welke acties kun je als organisatie wel en niet ondernemen (bijvoorbeeld plaatsing camera’s)? Wanneer is het verstandiger de zaak over te dragen aan een extern onderzoeksbureau? En hoe stuur je zo’n bureau vervolgens aan?
– Wie maak je deelgenoot van je verkregen kennis en informatie?
Wees heel zorgvuldig in de stappen die je zet, anders is het risico groot dat beide partijen ‘schade oplopen‘.

Integer handelen als vanzelfsprekendheid
In zijn algemeenheid is het belangrijk om integer handelen als thema met enige regelmaat onder de aandacht van medewerkers te brengen. Laten de integriteitsprotocollen of gedragsprotocollen geen ‘dode teksten’ worden, maar houd de inhoud levend door hierover te praten. Dit kan door het verschillende keren per jaar ‘op de agenda’ bij een werkoverleg te zetten.

Maak het onderwerp van vermissing en diefstal bespreekbaar. Dit kan natuurlijk niet ‘hangende’ een concreet onderzoek. Benoem de zaken en zorg dat mensen aan de hand van een concreet voorbeeld het gesprek met elkaar aangaan over bijvoorbeeld het bepalen van grenzen: mag je wel een blocnote meenemen maar geen cartridge? Hoe stel je grenzen? En hoe is dit vastgelegd in de integriteitsprotocollen?

Houd er rekening mee dat er bij het bespreken ook emoties naar boven kunnen komen; soms rechtvaardigen medewerkers hun gedrag als ze het gevoel hebben niet genoeg gewaardeerd of beloond te worden voor werk. Ook onzekerheid over het voortbestaan van iemands baan kan in de hand werken dat men het minder nauw neemt met de regels. Neem deze reacties serieus en laat merken dat de medewerkers ook echt gehoord worden.

Maak inzichtelijk wat jaarlijks voor de organisatie de kosten zijn die gepaard gaan met het niet zo nauw nemen van ‘mijn en dijn’. Mensen weten vaak helemaal niet om wat voor soort bedragen het gaat bij bedrijfsdiefstal.

Reageer op dit artikel