nieuws

Zo beschermt HR tegen diefstal

Arbeidsrecht

Ongewenste gasten in het pand: hoe kan HR de organisatie hiertegen beschermen? 7 tips.

Zo beschermt HR tegen diefstal

De rechtbank Midden-Nederland in Utrecht kondigde vorige week aan strenger te gaan controleren op misbruik van de personeelspas. Aanleiding was een aflevering van het tv-programma Undercover in Nederland. Daarin dwaalde journalist Roberto Stegeman het gebouw van de rechtbank rond na toegang te hebben gekregen via een personeelspas van een oud-medewerker.
Talloze organisaties lopen regelmatig tegen eenzelfde probleem aan: ongenodigde gasten die door het gebouw zwerven, met alle gevolgen van dien. Een van de oorzaken: een gebrek aan sociale veiligheid in de organisatie, meent Mike van Drongelen, Senior Security Consultant bij Salto Systems, leverancier van toegangscontrolesystemen. Hoe draagt HR zijn steentje bij aan een bedrijfscultuur van sociale controle? 7 tips van Van Drongelen.

1. Maak medewerkers bewust van de risico’s

‘Medewerkers zijn de oren en ogen van je bedrijf. Maar na een diefstal van buitenaf blijkt vaak blijkt vaak dat de dader nergens is aangesproken’, ziet Van Drongelen in de praktijk. Wil je een veilige organisatie, dan moet je medewerkers daarbij betrekken, zegt hij. Pas dan ontstaat er sociale controle die ongewenste gasten kan dwarsbomen in hun plannen.
Zo kan HR in samenwerking met de afdeling beveiliging training geven om het personeel bewust te maken in welke bedrijfsprocessen de risico’s zitten. En: wat er daarin van medewerkers wordt verwacht. Van Drongelen: ‘Als iemand bijvoorbeeld iets verdachts opmerkt in de organisatie, wat zijn dan de regels? Moet hij deze zelf aanspreken of belt hij de beveiliging?’

2. Stem huisregels af

Dit doet HR natuurlijk niet solo: de beveiliging, facilitaire en juridische zaken moeten hierbij betrokken worden. Bepaal samen wat er wordt verwacht van het personeel als het gaat om de veiligheid in de organisatie. Hoe zit het bijvoorbeeld met klanten en leveranciers? Worden die vanaf de ingang opgehaald en na afloop het pand uit geëscorteerd? Moet de personeelspas zichtbaar worden gedragen en waarom? Welke ingangen zijn voor het personeel en welke voor de leveranciers? En natuurlijk: welke uitzonderingen gelden op al deze regels?

3. Voer de sociale veiligheid door in het aannameproces

Dat begint bij de achtergrondcheck en het eventuele assessment. Van Drongelen: ‘Daaruit kan blijken of iemand betrokken is. En zodra medewerkers zich betrokken voelen bij de organisatie, verbetert de sociale controle.’
Zodra iemand is aangenomen is het vervolgens taak van HR om de huisregels goed door te spreken zodat de medewerker weet wat er van hem wordt verwacht en wanneer hij in overtreding is.

Lees ook: Assessment: graven naar de schaduwkanten

4. Bepaal per functie de toegangsrechten

‘Zeker voor bedrijven die werken met concurrentiegevoelige informatie is het belangrijk dat informatie niet letterlijk de organisatie verlaat’, zegt Van Drongelen. Om te zorgen dat medewerkers zomaar overal rond gaan dwalen hanteert HR hier het ‘need to have’ principe. HR weet namelijk precies op basis van functieprofielen wie er toegang nodig heeft tot welke afdelingen en faciliteiten van het bedrijf en wie daar dus toegangsrechten voor moet krijgen. En daar moet je streng op zijn: bij het veranderen van functie moeten deze rechten dus telkens opnieuw onder de loep worden genomen.

5. Maak sociale veiligheid onderdeel van de beoordelingscyclus.

Als er duidelijke afspraken zijn over de sociale veiligheid (>PW De Gids Vakbase) in de organisatie, kunnen leidinggevenden hun medewerkers hier makkelijker op aanspreken. Neemt een medewerker bijvoorbeeld consequent de leveranciersingang in plaats van de personeelsingang, dan kunnen er op basis van de functioneringsgesprekken makkelijker consequenties aan worden gehangen als dat nodig is.

6. Zorg voor een strikt uitgave- en innamebeleid

Bij uitgifte wordt vaak terecht streng geregistreerd wie welke sleutel, laptop en telefoon heeft. Maar wanneer de medewerker uit dienst treedt, gaat het vaak mis: het innemen van dit soort spullen gebeurt bij werkgever regelmatig niet consequent. Pak dus de registratie erbij en maak dit onderdeel van het afrondingsproces. Sommige organisaties gaan hier juist ver in, weet Van Drongelen. Zo ver, dat medewerkers het laatste loon niet uitbetaald krijgen zolang de medewerker niet alle spullen heeft ingeleverd.

7. Hou de veiligheidsmaatregelen up-to-date

Elke nieuwe situatie in de organisatie brengt weer andere veiligheidsrisico’s met zich mee. Nieuwe bedrijfsprocessen, maar ook een simpele verbouwing of de aanleg van een parkeerterrein. Ga met dit soort veranderingen om de tafel zitten met de betrokken partijen zoals facilitair en de beveiliging: Wat betekent dit voor de medewerkers? Zo kunnen hun toegangsrechten of de veiligheidsregels worden aangepast.

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels