nieuws

Mag HR wel om een kopie paspoort vragen?

Arbeidsrecht

U mag lang niet altijd bij werknemers vragen om een kopie van het paspoort. Wanneer gaat u over de schreef?

Mag HR wel om een kopie paspoort vragen?

Het College bescherming persoonsgegevens constateert dat bedrijven in verschillende sectoren nog steeds in strijd met de wet om een kopie van een identiteitsbewijs vragen. De afgelopen tijd heeft het CBP meer dan 1.000 signalen ontvangen die te maken hebben met het kopiëren van identiteitsdocumenten.

Het CBP ontving in 2013 veel signalen over inleners of aannemers die een kopie paspoort verlangden van werknemers die zij inhuren van een ander bedrijf. Werkgevers mogen een kopie van het identiteitsbewijs van hun werknemers verwerken, maar bedrijven die personeel inhuren of werk uitbesteden mogen dat niet. De Belastingdienst bleek bedrijven echter te adviseren een kopie van het identiteitsbewijs te maken. De Belastingdienst heeft na optreden van het CBP het beleid gewijzigd en informeert bedrijven nu dat het maken van een kopie paspoort niet noodzakelijk en daarmee in strijd met de wet is.

Het CBP kreeg ook vragen van vrachtwagenchauffeurs die willen weten of het verplicht is een kopie van hun identiteitsbewijs af te staan bij de ingang van een bedrijf waar zij goederen komen afleveren. Zij geven aan dat als een chauffeur weigert, hij zijn lading niet kwijt kan en in sommige gevallen dat het bedrijf weigert nog langer zaken te doen met het vervoersbedrijf waarvoor de chauffeur werkt. Het CBP heeft naar aanleiding van de steeds terugkerende vragen contact opgenomen met brancheorganisatie TLN, die beide ‘partijen’ – vervoerders en logistiek dienstverleners – als achterban heeft. Hierop heeft TLN zijn achterban laten weten dat chauffeurs bij het afleveren van goederen niet om een kopie paspoort mag worden gevraagd.

Het CBP heeft in juli 2012 richtsnoeren gepubliceerd voor het gebruik van ‘kopietjes paspoort’ in de private sector om de wettelijke regels te verduidelijken. Het hoge aantal signalen dat het CBP sinds die tijd heeft ontvangen, was voor het CBP mede reden om een aantal bedrijven in de betreffende sectoren aan te spreken. Het CBP constateerde dat bij het afsluiten van abonnementen, bijvoorbeeld bij een sportschool of een wellnesscentrum om een kopie paspoort werd gevraagd. Een organisator van een groot publieksevenement vroeg aan iedereen die zich wilde inschrijven een kopie van hun identiteitsbewijs. Bovendien weigerde deze organisator een kopie te accepteren waarop het burgerservicenummer (BSN) en de foto waren afgeschermd. Het CBP nam ook contact op met een zwembad, een handelaar in metalen en een containerreinigingsbedrijf. De onderzochte bedrijven hebben verklaard dat zij inmiddels geen kopieën van identiteitsbewijzen meer maken en de in bezit zijnde kopieën vernietigen.

 

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels