nieuws

Dossieropbouw: de grootste misvatting

Arbeidsrecht

HR moet leidinggevenden veel meer aansporen om te starten met dossieropbouw, zegt arbeidsrechtadvocaat Cathelijn Derks. Over knopen doorhakken en misvattingen rond dossieropbouw.

Dossieropbouw: de grootste misvatting

Rechters wijzen aan de lopende band ontbindingsverzoeken af, zegt arbeidsrechtadvocaat Cathelijn Derks van Sterc Arbeidsrechtadvocaten en docent van de opleiding Dossieropbouw. “Als werkgever sta je dan meteen 3-0 achter.” Een slimme werkgever begint op tijd met dossieropbouw. Maar veel werkgevers hikken tegen dossieropbouw aan, omdat ze denken dat ze niets hebben. Een misvatting, zegt Derks.  Zes vragen over dossieropbouw.

1 Wat is de eerste les in dossieropbouw?

”De belangrijkste les is dat alles kan dienen als dossieropbouw. Werkgevers denken vaak dat alleen officiële documenten in een dossier thuishoren, bijvoorbeeld beoordelingsverslagen. Daardoor zien ze er vaak tegenop om een dossier aan te gaan leggen, of ze denken dat ze niets hebben en zetten daardoor het ontslag niet in gang. Dat is een misvatting; dossieropbouw is vormvrij. Alles draagt bij aan het dossier: een kort briefje, een mailtje of zelfs in bepaalde gevallen een appje, kan al dienst doen.”

2 Op welk punt gaat het nog meer mis?

“In negentig procent van de gevallen gaat het mis bij de beoordelingen. Die zijn vaak te positief. Kritiek wordt in veel gevallen niet duidelijk opgeschreven. Of er staat bijvoorbeeld wel pittige kritiek in het gespreksverslag, maar dan scoort de werknemer gek genoeg totaal wel een goed. Ook staat er soms in dat men op bepaalde punten onvoldoende scoort, maar dan wordt het weer niet toegelicht.”

3 Hoe kan HR helpen?

“HR zou in mijn ogen veel meer moeten letten op dit soort halfbakken formulieren, er meer bovenop moeten zitten en leidinggevenden hier op aan moeten spreken. Meer bijsturen, daar gaat het om. Bijvoorbeeld ook geen (prestatie)bonus laten uitkeren als iemand niet goed functioneert. Met goede beoordelingsformulieren sta je veel sterker voor de rechter.”

4 Weet u nog meer verbeterpunten?

“Het duurt soms veel te lang voordat er een beslissing genomen wordt. Dan krijgt iemand een slechte beoordeling, maar er wordt geen verbetertrajact afgesproken. Twee jaar later zit zo iemand er dan nog. Vooral met de WWZ wordt er extra opgelet of een werkgever wel coaching of verbetertrajecten heeft aangeboden. En de consequenties van zo’n verbeterplan moeten voor de werknemer duidelijk zijn. HR moet eerder naar de leidinggevende stappen en zeggen dat hij direct een verbetertraject moet opstellen. Ook kan HR iets doen aan het beeld dat men heeft van disfunctioneren. ‘Hij is inhoudelijk heel goed en functioneert dus goed’, hoor je vaak. Maar als iemand heel vervelend tegen collega’s doet, dan functioneert zo iemand eigenlijk niet.”

5 Eerder knopen doorhakken, daar draait het om?

“Kijk, HR heeft inmiddels wel voldoende kennis van de WWZ, maar die kennis moet ook overdragen worden aan de business. HR moet leidinggevenden daarom meer controleren, meer het voortouw nemen bij dossieropbouw. Vroeger was het minder erg als een dossier niet op orde was. Dan keek de rechter de werkgever en werknemer aan en zei: “Dit werkt niet meer”. Maar nu is het veel strikter. Rechters wijzen ontbindingsverzoeken aan de lopende band af met als gevolg dat je weer opnieuw moet beginnen. Als werkgever sta je dan 3-0 achter.”

6 U verzorgt de opleiding dossieropbouw. Kunt u al een tip geven?

“Wacht niet te lang met dossiervorming. Duurt het te lang, dan heeft de leidinggevende geen geduld meer. Probeer dan nog maar een goed dossier op te bouwen.”

Kom naar de opleiding Dossieropbouw

Wilt u meer praktische tips van Cathelijn Derks? Meld u aan voor de opleiding Dossieropbouw op 22 november in Utrecht.

Na het volgen van deze opleiding bent u op de hoogte van de eisen die de Wet Werk en Zekerheid aan een goed dossier stelt en weet u hoe u op constructieve wijze feedback kunt geven en afspraken schriftelijk moet vastleggen.

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels