nieuws

IJzersterk ontslagdossier voorbereiden: 4 tips

Arbeidsrecht

Het ontslagdossier voorbereiden is met de WWZ een van de kerntaken geworden van HR. Kent u deze tips al?

IJzersterk ontslagdossier voorbereiden: 4 tips

We hoeven het u bijna niet meer te vertellen. Zonder ijzersterk ontslagdossier kunt u het in de rechtszaal wel schudden. Toch blijft het voor veel werkgevers op hangen in de rechtszaal. Met deze vier tips van arbeidsadvocaat Liesbeth van Duyneveldt-Franken van Luijkx &Van Duyneveldt-Franken Advocaten, kunt u een gedegen ontslagdossier voorbereiden.

Dossiertip 1: Maak duidelijke resultaatafspraken met uw werknemer

Het ontslagdossier voorbereiden begint met heldere en haalbare afspraken. Resultaatafspraken over het functioneren van werknemers moeten bovendien SMART zijn: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Als de afspraken duidelijk zijn, kan en moet ook concreet worden benoemd op welke punten de werknemer tekort schiet.

Dat disfunctioneren moet bovendien objectief beoordeeld zijn, op basis van duidelijke resultaatafspraken. Van Duyneveldt-Franken: “De werknemer moet daadwerkelijk hebben begrepen op welke punten zijn of haar functioneren door de werkgever als onvoldoende werd beoordeeld.”

Hier een mooi voorbeeld. De Rechtbank van Amsterdam wees in april 2016 het ontslag wegens disfunctioneren af van een projectleider voor een beheerorganisatie van VVE’s. Diens nieuwe leidinggevende vond dat de projectleider onvoldoende competenties bezat voor het uitvoeren van zijn functie. Dat kwam mede doordat de nieuwe leidinggevende een andere invulling aan de functie had gegeven.

De functieomschrijving was echter niet aangepast. Dat zorgde volgens de kantonrechter voor onduidelijkheid over wat er exact van de projectleider werd verwacht. Ook omdat hij voor de komst van de nieuwe leidinggevende altijd goede beoordelingen had gekregen. Van Duyneveldt-Franken: “Ondanks een uitgebreid personeelsdossier en een verbetertraject van twee jaar kon disfunctioneren daardoor niet worden aangetoond.”

Lees ook: 3 alternatieven voor ontslag wegens disfunctioneren

Dossiertip 2: Bewaar ook correspondentie via sms, mail en WhatsApp

Het ontslagdossier voorbereiden behelst meer dan beoordelingsverslagen en resultaatafspraken verzamelen. Van Duyneveldt-Franken: “Alles draagt aan bij aan de voorbereiding van het ontslagdossier, ook smsjes, mailtjes en WhatsAppjes.”

Ook door de werkgever in de mailbox van de werknemer aangetroffen mails mogen in uitzonderlijke gevallen deel uitmaken van het ontslagdossier. Van Duyneveldt-Franken: “De werkgever moet daarvoor een goede reden hebben. Dat kan bijvoorbeeld een concrete verdenking zijn dat de werknemer bepaalde regels overtreedt, zoals een geheimhoudings- of concurrentiebeding.

Uit de rechtspraak volgt dat een werkgever sneller de mail van zijn werknemers mag inzien als van tevoren bepaald is dat de mail gecontroleerd zou kunnen worden, bijvoorbeeld in een personeelshandboek.”

Dossiertip 3: Zorg voor bewijs dat een verslag verstuurd is

Beoordelingsverslagen of resultaatafspraken tellen ook als ze niet ondertekend zijn. Van Duyneveldt-Franken: “Een beoordelingsverslag is eenzijdig. Als de werkgever maar kan bewijzen dat het bericht is verstuurd, is dat voldoende. Dat kan simpelweg per mail.” Ook als de werknemer een gespreksverslag krijgt toegestuurd, hoeft dat niet te worden ondertekend. “Wanneer hij of zij er geen bezwaar tegen aantekent, volstaat dat.” Eventueel kan de werkgever nog wel vragen of de werknemer wil tekenen voor gezien, in plaats van akkoord.

Dossiertip 4: Zet bij het voorbereiden van het ontslagdossier niet al uw kaarten op disfunctioneren

Om te voorkomen dat werkgevers met lege handen staan wanneer ontslag wegens disfunctioneren niet bewezen wordt geacht, kunnen ‘subsidiair’ andere gronden voor ontslag worden aangevoerd. Van Duyneveldt-Franken: “Eén zo’n ‘reserveontslaggrond’ is bijvoorbeeld een verstoorde arbeidsrelatie. Wanneer disfunctioneren volgens de kantonrechter onvoldoende is aangetoond, kan dit toch een reden zijn om ontslag toe te kennen.”

Een andere restgrond is dat er “andere omstandigheden zijn” dat van de werkgever “in redelijkheid niet kan worden gevergd de arbeidsovereenkomst te laten voortduren.” De voorgenoemde gronden mogen echter niet meer worden opgeteld, zoals voorheen wel het geval was. Alle ontslaggronden moeten afzonderlijk worden aangetoond door de werkgever in een goed voorbereid ontslagdossier.

TIP: Meer meer tips voor een goed ontslagdossier? Download de gratis whitepaper Ontslagzaken gedegen voorbereiden met eHRM  of  schrijf u in voor de opleiding “Dossieropbouw”

HR-wetgeving actualiteitendag – Wetswijzigingen 2016
Tijdens de HR-wetgeving actualiteitendag wordt u in één dag bijgepraat over de recente en komende wetswijzigingen op het gebied van arbeidsrecht, sociale zekerheid, pensioenen en personeel en fiscus.

 

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels