nieuws

Wie controleert de manager?

Geen categorie

Wie controleert de manager?

In deze rubriek is met regelmaat te lezen hoe creatief medewerkers kunnen zijn als het gaat om frauduleuze handelingen. Goede interne procedures die voor iedereen helder zijn, kunnen hiertegen een drempel opwerpen. En natuurlijk controles door de manager. Maar zijn die managers zelf wel altijd te vertrouwen?

Een eigenaar van een aantal supermarkten heeft zijn zaakjes goed op orde. De klandizie – en daarmee de omzet – groeit jaar in jaar uit, voor de hele keten zijn eenduidige interne procedures ontwikkeld, en elk filiaal wordt geleid door een gemotiveerde filiaalmanager. Deze is verantwoordelijk voor alle geldstromen, voert daarop de controles uit en rapporteert aan het hoofdkantoor.
Een van de procedures gaat over het retour nemen van artikelen. Als basisprincipe hanteert de keten hierbij het credo: binnen 14 dagen retour = geld terug; tussen 14 dagen en 30 dagen retour = ruilen of een tegoedbon. Ingeval de klant geld moet worden teruggegeven, wordt het ‘4 ogen principe' gehanteerd: de caissière dient een andere caissière mee te laten tekenen. Controle hierop vindt plaats door de filiaalmanager.

Betrokken
Dat het goed gaat met de keten, blijkt uit het feit dat alle filialen jaarlijks een omzetstijging laten zien. Hierop is echter één uitzondering: het filiaal in X. Het achterblijven van de omzet in dit filiaal valt de financiële mensen op het hoofdkantoor op en is voor hen voldoende reden om een onderzoek in te laten stellen.
De betreffende filiaalmanager was vanuit eerdere onderzoeken een bekende van het ingehuurde recherchebureau. Hij was meerdere keren betrokken geweest bij eerdere onderzoeken die resulteerden in de ontmaskering van fraudeurs binnen zijn winkel en meestal witheet bij ontdekking op heterdaad. Ook dit keer toonde hij zijn betrokkenheid en verleende hij zijn volledige medewerking aan het onderzoek.

Afromen
Al snel bleek dat er vrijwel dagelijks, na sluitingstijd, grote hoeveelheden artikelen retour werden geboekt. Tevens bleek dat de filiaalmanager erg goed was voor zijn personeel: de vulploeg mocht altijd een half uurtje eerder naar huis … De manager was dus regelmatig enige tijd alleen in het filiaal aanwezig, waardoor het logisch was hem in het vervolg van het onderzoek onder de loep te nemen.
Daarin kwam naar boven dat ook de omzet van dit filiaal wel degelijk steeg, maar dat de manager deze afroomde door de enorme hoeveelheid retourboekingen. Het vrijgekomen geld stak hij in zijn eigen zak. Door manipulatie van de voorraadtellingen en het ‘uitstekend' bijhouden van de retourboekingen wist hij bij het hoofdkantoor echter de suggestie te wekken dat alles klopte. De achterblijvende omzetcijfers bleken uiteindelijk de indicatie om een onderzoek te starten.

Verliespost
De vraag rijst hier: wie controleert de manager? Relatief eenvoudig was bij de controle op de retourboekingen zichtbaar te maken dat hier iets vreemds aan de hand was. Echter, op het hoofdkantoor had niemand de taak om ook maar enige controle op de filiaalmanager uit te voeren. Resultaat: doordat de filiaalmanager een jaar lang zijn gang kon gaan, werd de supermarktketen geconfronteerd met een verliespost van 45.000 euro.
Ook voor de manager geldt dus zeker: vertrouwen is goed maar controle is beter.

Tips

  • Heeft uw organisatie meerdere vestigingen en maakt u gebruik van managers of filiaalleiders, zorg dan altijd voor een camerasysteem op de kassa en de kluis. Laat merken dat u periodiek controleert en dus gebruikmaakt van de technische mogelijkheden. Hier gaat een grote preventieve werking van uit.
  • Laat ook voor een manager het ‘4 ogen principe' gelden. Bij alle handelingen op het gebied van de geld- en goederenstroom moet altijd iemand meetekenen.
  • Neem steekproeven! Val een keer binnen, voer een telling uit en maak de kassa op. Ook als alles in orde wordt bevonden, gaat hier weer een preventieve werking van uit.

Deze column is verschenen in Security Management nummer 6, 2010

Reageer op dit artikel