nieuws

Column Ellen Budde

Geen categorie

Het aapje op de juiste facilitaire schouder

Het aapje op de juiste facilitaire schouder

Ken je de uitdrukking ‘het aapje op de juiste schouder'? Het aapje staat voor een taak of klus en het betekent dat degene die het aapje heeft verantwoordelijk is voor de betreffende taak. Een facilitair manager heeft te maken met gebruikers, medewerkers en leveranciers/uitvoerders. Medewerkers die onder de facilitaire dienst vallen voeren werkzaamheden uit, net als leveranciers/uitvoerders. Maar ook gebruikers hebben invloed op de processen in de facilitaire bedrijfsvoering en zijn als klanten natuurlijk een hele belangrijke partij.

Een facilitair manager moet al die ballen in de lucht houden en de medewerkers en leveranciers, zó aansturen, dat ieder de verantwoordelijkheid neemt voor zijn of haar eigen taken en dat ieder de gemaakte afspraken nakomt zodat de kwaliteit van dienstverlening in orde is en een hoge klantentevredenheid wordt gescoord.

Een niet geringe klus. En daarbij loopt het niet altijd zoals je graag zou willen en worden aapjes soms op schouders gezet waar ze niet horen of worden verantwoordelijkheden doorgeschoven naar een ander. Of krijg je als manager een aapje terug en dan zit het beestje weer bij jou op je schouder.

Op een congres voor facilitair managers zat ik tijdens de lunch naast een manager die, zoals hij vertelde in zijn maag zat, lekker toepasselijk voor een lunch, met de bedrijfscultuur en de mentaliteit van zijn medewerkers. Het probleem was dat hij voor ieder wissewasje medewerkers aan zijn bureau kreeg en de beslissing moest nemen. De verantwoordelijkheid moest lager in de organisatie vond hij.

Als voorbeeld gaf hij de ‘Servicebalie', waar medewerkers van meerdere disciplines  (ICT, technische dienst en audiovisuele middelen) bij elkaar werkten en samen de vragen van de gebruikers moesten beantwoorden. Maar wat bleek. Regelmatig kwamen er individuele medewerkers van de Servicebalie langs om hem een vraag of probleem voor te leggen. Daar luisterde hij dan geduldig naar, gaf een advies en verwees hen weer vriendelijk terug naar de eigen groep, want tenslotte moesten zij samen beslissen. "Het zijn ook net kinderen" verzuchtte hij.
Hij wilde het anders. Meer zelfverantwoordelijkheid en niet zoals nu, al die medewerkers die voor elk klein dingetje bij de facilitair manager langs gaan.

Tijdens het congres was het mij al opgevallen dat hij regelmatig zijn mail checkte en tijdens de betreffende lunch werd hij  gebeld. Hij luisterde geduldig, noteerde telefoonnummer en naam en beloofde om binnen een uur terug te bellen.

Je voelt al waar hier het probleem ligt: de FM'er haalt het zichzelf op de hals. Hij laat zich verleiden om klussen op zich te nemen die hij zou moeten delegeren. In plaats van ze zelf uit te voeren, zal hij medewerkers moeten prikkelen om er mee aan de slag te gaan en verantwoordelijkheid te nemen.

Nu vraagt het terugzetten van een aapje de nodige tact. Het vraagt leiderschap door duidelijk te zijn over wat de taak van de ander is, het vraagt helder communiceren over wat je precies verwacht en het vraagt om focus op de doelen die je voor ogen hebt. Maar het vraagt ook dat je luistert naar de ander en er achter probeert te komen waarom een taak niet wordt uitgevoerd zodat gezocht kan worden naar oplossingen.

De FM'er die daar toe in staat is houd zijn werkzaamheden beheersbaar en zorgt dat de aapjes op de juiste schouders komen te zitten.

Ellen Budde is senior projectmanager bij de Hogeschool van Amsterdam. www.ellenbudde.nl 

Deze column is een bewerking van enkele hoofdstukken van het boek: ‘Alle kikkers in de kruiwagen' dat in maart is verschenen bij Academic Service.

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels