nieuws

Recherche

Geen categorie

Fraude met declaraties

Fraude met declaraties is een regelmatig terugkerend fenomeen in rechercheonderzoeken. Daarin zijn verschillende vormen te onderscheiden. Zo blijkt een onduidelijke hiërarchie – ofwel wie is de baas van de baas? – in de praktijk fraude ook in de hand te werken. In dit artikel een aantal recente praktijkvoorbeelden. In veel bedrijven is de zogenaamde kleine kas een bekend fenomeen. Een gulden regel daarbij is dat er een limiet is gesteld aan het maximumbedrag dat door de beheerder van de kas mag worden uitbetaald.

Kleine kas
Zo ook bij een hotelketen, waar de secretaresse van het hoofd Technische Dienst de kleine kas beheerde. Zij was onder meer bevoegd om bedragen tot maximaal 500 euro te betalen aan leveranciers die niet op rekening leverden.
Er zat standaard 2.000 euro in de kas. Deze werd wekelijks opgemaakt en aangevuld. Gemiddeld waren er circa tien kasbetalingen per week. Aan het einde van de week werd de kas netjes opgemaakt en werd het uitgegeven geld door de afdeling Boekhouding aangevuld. De secretaresse deed dit alles volledig zelfstandig en dat al gedurende een dienstverband van achttienien jaar. In de procedure was elk half jaar een controlemoment ingebouwd, waarbij de kas werd geteld door iemand van de boekhouding. De secretaresse was nog nooit op een fout 'betrapt'.
Tot het moment dat in verband met de recessie drastisch moest worden bezuinigd op het budget van de Technische Dienst. Tijdens deze bezuinigingsoperatie nam het hoofd Technische Dienst ook de kasuitgaven kritisch onder de loep. Hij stuitte op 'originele' facturen van bestaande leveranciers met bedragen tussen de 150 en 200 euro. Deze facturen kon hij niet thuisbrengen.
Toen na een aantal telefoongesprekken met de betreffende leveranciers bleek dat deze facturen niet door hen waren opgemaakt en ingediend, voelde hij nattigheid en besloot hij tot een officieel onderzoek. De onderzoekers maakten een forensische kopie van de harde schijf van de computer van de secretaresse. Nadat de ‘verwijderde' bestanden waren teruggehaald, bleek dat alle aangetroffen 'originele' facturen door de secretaresse zelf waren gemaakt en vervolgens geprint op de kleurenprinter van de Technische Dienst. In het daarop volgende confronterende gesprek gaf zij toe op deze wijze circa 9.000 euro aan zichzelf te hebben uitbetaald.

Dubbel declareren
Een onduidelijke hiërarchie – ofwel wie is de baas van de baas? – blijkt in de praktijk fraude ook in de hand te werken. Zo werkte bij een grote beursgenoteerde onderneming een afdelingshoofd, die voor zijn diverse taken verantwoording moest afleggen aan twee directeuren. Van deze constructie maakte hij echter ook gebruik bij het indienen van zijn declaraties. Toen een wakkere medewerker van de salarisadministratie argwaan kreeg en er onderzoek werd gedaan, bleek dat de man gedurende 1,5 jaar exact dezelfde bonnen bij beide directeuren had gedeclareerd en zodoende al zijn declaraties dubbel uitbetaald had gekregen.

Bonnen van anderen
Een corpulente verkoper vertelde aan zijn vrouwelijke collega's van de financiële administratie dat hij stevig aan het afvallen was. Dat deed hij door tijdens de lunch shakes te nuttigen. Eén van de dames op de administratie kreeg korte tijd later een declaratie van de man in handen, waarop hij een behoorlijk aantal lunches in wegrestaurants declareerde. Dit leek dus geheel in tegenspraak met zijn gemelde afvalrace. Na een korte observatie bleek de man regelmatig een kop koffie te halen bij wegrestaurants. Bij het afrekenen nam hij bonnen mee van klanten die deze hadden laten liggen of in de prullenbak hadden gegooid. Deze declareerde hij. In het confronterende gesprek erkende hij dit al lange tijd te doen. Dit was zo'n gewoonte geworden dat hij was vergeten dat hij trots over zijn afvalrace had verteld op de administratie.

Advies
Schenk bij declaraties van medewerkers ook aandacht aan relatief lage bedragen. 10 x 50 euro is immers ook 500 euro.

René Terwey is directeur van VMB security & solutions. Deze column is verschenen in Security Management nummer 4 april 2012.

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels