nieuws

Recherche

Geen categorie

Crediteur blijkt fraudeur

Vanaf de rekening van een grote instelling werden binnen zeer korte tijd grote bedragen overgeboekt naar drie voor de instelling totaal onbekende vennootschappen. Uit intern onderzoek ontstond het vermoeden dat twee gedetacheerde medewerkers op de crediteurenadministratie verantwoordelijk waren voor deze overboekingen en dat dit gebeurde met valselijk opgemaakte facturen.

Gedurende enige tijd werden de gedragingen en bewegingen van de gedetacheerde medewerkers geobserveerd en vastgelegd. Zo werd onder andere gezien dat zij gebruik maakten van inlogcodes van collega's en gegevens van valselijk opgemaakte facturen inbrachten in het systeem. Nadat werd vastgesteld dat het tweetal opnieuw een frauduleuze boeking aan het voorbereiden was, werden zij door de reeds geïnformeerde politie aangehouden. Tijdens de aanhouding en daaropvolgende doorzoeking werd belastende informatie ontvangen en bij een van de werknemers werd in de woning een aanzienlijk geldbedrag in beslag genomen.

Reguliere werkzaamheden
Om enig inzicht te verschaffen in de werkwijze waarop de frauduleuze facturen in het boekhoudkundig systeem waren ingebracht, volgt een korte uitleg van de ‘reguliere werkzaamheden' die de twee werknemers moesten verrichten op de crediteurenadministratie voor nieuw binnengekomen facturen en het aanmaken van nieuwe crediteuren (vendors).

  • De facturen worden uit de envelop gehaald en ingescand, waarna deze verder elektronisch worden verwerkt. De originele facturen worden vervolgens in een archief opgeslagen.
  • Indien een crediteur niet bekend is, moet er eerst een vendor (nieuwe crediteur) worden aangemaakt. Om een vendor aan te maken is een factuur van de nieuwe vendor nodig. Vervolgens moet een leidinggevende van de administratie de nieuwe vendor goedkeuren.
  • Het purchase order op de ingescande factuur wordt vergeleken met de inkooporder.
  • De factuur wordt ingeboekt.
  • De factuur wordt goedgekeurd door de budgethouder, waarna deze wordt klaargezet in de betaalbatch.
  • Zodra de betaalrun wordt geactiveerd, wordt de factuur automatisch naar de crediteur overgeboekt.

Modus operandi
Het voert te ver om de gevoerde modus operandi gedetailleerd te beschrijven. Kort samengevat ging het als volgt. In het interne systeem staan de gegevens van een bestaande vendor. Door medewerker 1 werd vervolgens een nieuwe vendor in het systeem aangemaakt. In een vendor staan onder meer de stamgegevens van een nieuwe crediteur. Om deze vendor aan te maken is een valselijk opgemaakte factuur gebruikt. Vervolgens werd deze vendor ter goedkeuring aan een leidinggevende – die te goeder trouw was – aangeboden. Na goedkeuring werden in het systeem de betaalgegevens van de bestaande vendor vervangen door de nieuwe vendor.
Door medewerker 2 werden in het factuurverwerkingssysteem de gegevens van een eerder gescande factuur vervangen door de gegevens van de nieuwe crediteur. Vervolgens werden de valselijke factuurgegevens ter betaling in het systeem ingevoerd. Dit was ook noodzakelijk in het kader van functiescheiding.

Katvangers
Onmiddellijk nadat de overboekingen hadden plaatsgevonden naar de drie vennootschappen, werden de bedragen doorgeboekt naar ruim 40 begunstigden. Deze begunstigden bestonden voornamelijk uit katvangers, die de opdracht hadden gekregen het geld direct in contanten op te nemen en dit terug te geven aan hun contactpersoon. Hiervoor kregen zij dan een relatief kleine vergoeding. In een aantal gevallen werden auto's, sieraden en antiek gekocht. Tevens werd het geld in een snel tempo overgeboekt naar het buitenland. Op deze wijze werd de instelling voor ruim 2 miljoen euro benadeeld.
Direct nadat de fraude bekend werd, heeft de instelling (in goede samenwerking met justitie) beslag laten leggen op rekeningen en bezittingen van de begunstigden (katvangers). Van de drie vennootschappen werd het faillissement aangevraagd en waar mogelijk zijn alle hoofdverdachten en begunstigden strafrechtelijk, faillissementsrechtelijk en civiel aangepakt.

Screening
Samen met de interne accountantsdienst werden de procedures (functiescheidingen) binnen de instelling nog meer aangescherpt. Alhoewel de medewerkers op de crediteurenadministratie allen in het bezit waren van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), worden deze nu allen vooraf gescreend (pre-employment).

Rob de Goede is directeur van Signum-Interfocus
Deze column is verschenen in Security Management nummer 5, mei 2012.

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels