artikel

Onboarding: 5 stappen voor een vliegende start

Instroom

Een goed proces voor onboarding helpt een nieuwe medewerker sneller effectief te zijn in zijn werk. Deze vijf stappen in onboarding zijn cruciaal.

Onboarding: 5 stappen voor een vliegende start

Even eerlijk: geeft u nieuwe medewerkers een vliegende start of gooit u ze in het diepe? Hoe sneller uw medewerker thuis is in de organisatie, des te sneller u daar als werkgever profijt van heeft. Onboarding telt vanaf de eerste minuut.

Door goede onboarding kan de nieuwe medewerker al snel twee tot drie maanden eerder effectief aan het werk zijn. Omgekeerd kan slechte onboarding de organisatie een hoop geld kosten. De recruitmentkosten nog daar gelaten wanneer de medewerker afknapt op de organisatie en binnen een paar maanden weer vertrekt.

Maar hoe zet u een goed proces van onboarding neer? En welke stappen moet u daarvoor concreet zetten? Samen met Ardiënne Verhoeven van Workwonders, adviesbureau gespecialiseerd in onboarding, zetten we de belangrijkste zaken voor u op een rij.

1. Management van verwachtingen tijdens onboarding

Een zeer belangrijke taak. Het managen van verwachtingen loopt als een rode draad door het gehele proces van onboarding. Als het werk en de cultuur tegenvallen, is de kans dat de kandidaat vroegtijdig afhaakt natuurlijk groot.

Uiteindelijk wilt u natuurlijk dat een nieuwe medewerker zo snel mogelijk effectief aan het werk kan. Dat vraagt om heldere verwachtingen. In zowel de fase van preboarding – de sollicitatiefase – als de fase van onboarding vraagt dat een flinke investering. Vooral van de werver: HR of recruiter

Weinig aandacht voor verwachtingen kandidaat

Wat de organisatie van de nieuwe medewerker verwacht wordt meestal uitvoerig besproken. Dat begint al in de vacaturetekst en de sollicitatierondes. Maar de verwachtingen van de kandidaat blijven vaak onderbelicht.

Verhoeven: ‘Kandidaten denken vaak in de sollicitatieronde: what’s in it for me? Maar de vraag ‘wat moet ik hier geven?’ blijft vaak liggen. HR speelt hier ook maar weinig op in. Terwijl het wel haar taak is om de verwachtingen over en weer helder te krijgen. Dat stukje psychologisch contract, daar moet meer aandacht naartoe.’

Tip voor HR:

Spreek in alle fases van de onboarding percepties duidelijk uit – en doe vooral geen aannames. ‘Dingen die voor jullie vanzelfsprekend zijn, zijn dat voor de kandidaat vaak niet’, zegt Verhoeven. Bijvoorbeeld: ‘Wij zijn een organisatie die flexibiliteit vraagt van jou, daarvoor zal je regelmatig een paar uur in het weekend moeten werken.’ Als een medewerker daar niets mee op heeft, dan haakt hij snel af.

2. Het leren kennen van regels

Laten we beginnen met een pluim voor HR. Als het gaat om administratieve processen laat HR zich vaak van zijn sterkste kant zien. Wat betreft het leren kennen van de regels is dit dan ook vaak prima vastgelegd in het personeelshandboek.

Voor de eerste werkdag krijgt de medewerker dit vaak al toegestuurd: ‘zo doen we het hier’. Pasjes haal je op bij de receptie, voor problemen met pc’s of laptops bel je IT. Bij organisaties die veel te maken hebben met veiligheidsregels en –procedures koppelt HR hier nog wel eens een introductiecursus of inwerkprogramma aan vast.

Tip voor HR:

Als we toch een klein verbeterpuntje mogen noemen: doseer. Vaak worden dit soort documenten in bulk gebracht en wordt de nieuwe medewerker in zijn eerste werkweek overladen met informatie.

Probeer daarom zoveel mogelijk zaken al af te handelen vóór de eerste werkdag, adviseert Verhoeven. Denk aan de afgifte van pasjes, sleutels en laptop. ‘Als je dit soort dingen al achter de rug hebt, kun je meer tijd steken in het enthousiasmeren en verbinden.’

Wanneer u een medewerker voor zaken als regels en documenten doorstuurt naar het intranet, zorg dan dat een collega hem of haar er even doorheen loopt. ‘Uiteindelijk leert de medewerker het natuurlijk wel,’ zegt Verhoeven. ‘Maar HR wil juist voorkomen dat de medewerker daarmee te lang bezig is. Door goede onboarding kan iemand sneller efficiënt zijn in zijn werk.’

onboarding nieuw super goed winnaar personeel3. Cultuur: hoe gaat het in de organisatie?

Wie ooit heeft gewerkt in een organisatiecultuur waarin hij zich bij nader inzien tóch niet thuis bleek te voelen, weet dat zo’n mismatch een enorm risico geeft. Lang zul je niet bij de organisatie blijven. Omgekeerd geldt: een ‘Realistic Job Preview’ – een eerlijk beeld van de baan en cultuur – zorgt voor 50 procent minder ongewenst vertrek. Zo blijkt uit onderzoek de Amerikaanse onboarding-onderzoekster Talya Bauer uit 2007. Need we say more?

Taak dus voor HR en recruiters om een zo helder mogelijk beeld neer te zetten van de cultuur. Maar dat is niet gemakkelijk. Dit soort interne normen en waarden staan meestal niet op papier. U kunt wel zeggen dat jullie een open cultuur hebben, maar dat komt pas over wanneer de medewerker daarmee wordt geconfronteerd.

Maak cultuur onderwerp in sollicitatiegesprek

Hoe neemt u de kandidaat dan mee in de cultuur? Om te beginnen in het sollicitatieproces. ‘Cultuur kun je heel duidelijk een onderwerp van gesprek maken’, zegt Verhoeven. ‘Bespreek uit wat voor cultuur iemand komt, en waar jullie beiden rekening mee dienen te houden.

Zo hebben mensen uit een sterke cultuur waarin alles strak geregeld werd, vaak ook hoge verwachtingen van uw organisatie. Dit soort cultuurverschillen bespreekt u liever op tijd, dan dat de medewerker later bij het regelen van werkzaken denkt: ‘wat een halfbakken gedoe’.

Daarnaast is cultuur bij uitstek een onderwerp voor het inwerkprogramma. ‘Daar krijg je als werkgever echt de kans om het echte verhaal van de organisatie te laten zien’, zegt Verhoeven. ‘Geef nieuwe medewerkers bijvoorbeeld een opdracht waarin zij met meerdere mensen uit de organisatie moeten praten. Of laat ze een vergadering van een aantal afdelingen bijwonen.’

Tip voor HR:

Cultuur kunt u wel communiceren, maar de ervaringen van een nieuwe medewerker komen soms totaal niet overeen met het plaatje dat HR of recruiter heeft geschetst. Plan dus heel duidelijk momenten in waarop jullie elkaar feedback kunnen geven. En dan vooral feedback over de manier van werken.

Wát er van de nieuwe medewerker wordt verwacht is vaak wel duidelijk. Maar hóé hij dat moet doen, daar is vaak minder aandacht voor, merkt Verhoeven. ‘Als iemand bijvoorbeeld gewend is resoluut te handelen en in uw organisatie wordt er vooral gepolderd, dan bespreek je dat liever op tijd. Als de medewerker pas later hoort “dat hij toch niet echt past”, dan is dat vervelend en kan hij niet meer bijsturen.’

Verhoeven: ‘Andersom kan de organisatie natuurlijk ook juist gebruik maken van een frisse blik: wat valt jou hier op als nieuwkomer? En wat kunnen we van jou leren? De cultuur maak je natuurlijk ook samen.’

Lees ook: Doe dit niet met een nieuwe medewerker!

4. Netwerk bouwen in onboardingsproces

attachment-shutterstock_netwerk-strategie-plannen-e1454406356234-300x300Om iets voor elkaar te krijgen in een organisatie moet je weten wie je moet hebben. En hoe hoger de functie, des te belangrijker het netwerk. Zit het hiermee niet goed, dan kan een nieuwe medewerker het moeilijk krijgen.

Uit onderzoek naar de onboarding onder managers (weer onderzoek van Bauer) blijkt dat 60 procent van de ondervraagden die faalden in hun nieuwe baan, dat deed door een gebrek aan de juiste relaties.

Maar ook het gevoel van betrokkenheid dat een goed netwerk geeft, is belangrijk voor het functioneren. Verhoeven; ‘Het is verstandig als HR in de onboarding bewust bezig is met dat netwerk. Als iemand daardoor drie maanden eerder effectief is in zijn werk, heb je dat er zó uit.’

Tip voor HR:

Geef medewerkers voldoende kansen en momenten om dat netwerk op te bouwen. HR en recruiter kunnen bijvoorbeeld al tijdens het sollicitatieproces medewerkers betrekken om kandidaten kennis te laten maken met de organisatie. Voor de eerste dagen kunt u de LinkedIn-profielen van alle collega’s opsturen, of een smoelenboek waarin iedereen zichzelf kort introduceert.

En – na een paar weken – evalueer dat netwerk ook! Hoe ziet het netwerk er nu uit? Waar loopt de nieuwe medewerker in zijn werk tegenaan en met wie heeft hij dit opgelost? Wie ontbreken hier nog in? ‘Natuurlijk hoef je dit niet helemaal uit te schrijven. Maar besef vooral dat het netwerk bij het belang van inwerken hoort. Daarin zit dus ook een afbreukrisico’, aldus Verhoeven.

Lees ook: Hoogopgeleide netwerkt vooral om kennis

5. De job kennen

Hier gaat het over de vraag: welke rol gaat de kandidaat vervullen en wat moet hij kunnen om zijn baan tot een succes te maken? Ook bij deze stap in onboarding draait het allemaal weer om het managen van verwachtingen. Dat begint al bij het schrijven van de vacaturetekst. De meeste bedrijven hebben in dat stadium al goed nagedacht over de rol en de functie-eisen.

Betrek een buddy bij de onboarding

Maar vervolgens worden deze eisen – ‘een zelfstandige houding’, ‘veel loyaliteit’ – maar weinig getoetst, merkt Verhoeven in de praktijk. Uit recent onderzoek van Motivaction blijkt dat toch de helft van de kandidaten op basis van de vacaturetekst niet kan bepalen of de baan bij hem past. Simpele oplossing: loop de functie-eisen uit de vacature gewoon even samen door en bespreek bijvoorbeeld hoe een werkdag eruit ziet.

Verderop in het proces van onboarding kunnen medewerkers simpelweg aan een mentor of buddy worden gekoppeld. Maar houd die mentor wel dichtbij, adviseert Verhoeven. ‘Vaak wordt er een senior of een manager aan een nieuwe medewerker gekoppeld, maar die staat vaak ver af van het werk. Liever koppel je een medewerker aan iemand die dezelfde functie heeft vervuld of hetzelfde soort werk doet.’

Tip voor HR:

Organiseer ook hier weer een tijdig feedbackmoment. Denk aan ongeveer drie weken. Hoe vind de medewerker het in de nieuwe organisatie? Is zijn functie wat hij ervan had verwacht? Voelt hij zich klaar voor zijn nieuwe rol? ‘Wacht hiermee vooral niet tot de officiële beoordeling’, adviseert Verhoeven. ‘Dan is het vaak al te laat. Vroege feedback wordt erg gewaardeerd. Dan kan de medewerker nog bijsturen.’

Ook voor de werver is die informatie interessant: krijgt de werknemer wat hem is beloofd? Is er een realistisch beeld geschept van de organisatie en de baan? Verhoeven: ‘Zo’n after-salesgesprek schiet er meestal een beetje bij in. Maar het geeft wel waardevolle informatie: hebben HR en recruiter hun werk goed gedaan? Zo niet, dan hebben ze kans om het proces van werving en onboarding te verbeteren.’

Meer over onboarding: 

Bedrijfscultuur vaker reden van vertrek
Doe dit niet met een nieuwe medewerker!
1 op 3 vertrekt voor betere manager
Online vacature vaak incompleet

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels