artikel

5 tips voor Lean personeelsplanning

Instroom

Lean management kan HR veel tijd en kosten besparen. Ook lean personeelsplanning is mogelijk. 5 tips om strategische personeelsplanning (SPP) lean te maken.

5 tips voor Lean personeelsplanning

Wat ooit begon als een efficiency-methode in de industrie in Japan, heeft Lean zich inmiddels doorontwikkeld tot een wereldwijd toegepaste methodiek voor alle denkbare processen in iedere organisatie. Denk dus gerust ook aan Lean personeelsplanning.
Want de Lean managementmethode stelt het voorkomen van verspilling en het verhogen van de klanttevredenheid voorop, om zo te zorgen voor kortere doorlooptijden en kostenbesparing. Ook HRM-processen kunnen heel goed door een Lean-bril bekeken worden, stelt Frans-Jan Boekholt, managing partner van HR-adviesbureau BBKwadraat. HRM is namelijk een kei in processen en procedures, maar of die altijd zo efficiënt zijn is nog maar de vraag.

Tekst: Frans-Jan Boekholt

Neem bijvoorbeeld strategische personeelsplanning (SPP). Ook dat kan een stuk ‘leaner’. Waar SPP gaat over het hebben van actueel inzicht in de huidige en in de toekomstige gewenste kwaliteit en kwantiteit van de personeelsformatie, gaat Lean personeelsplanning over de meest efficiënte en effectieve manier om dat strategisch personeelsmanagement uit te voeren.
Gaat er bijvoorbeeld iemand met pensioen, dan zou je zijn of haar vervanger al klaar hebben moeten staan, intern opgeleid en wel. De processen om dit voor elkaar te krijgen moeten naadloos op elkaar aansluiten. De Lean Six Sigma methode biedt hiervoor een framework. Zo blijf je als organisatie op gestructureerde wijze continu verbeteren, ook op het gebied van SPP. Maar hoe kun je strategische personeelsplanning door een Lean Six Sigma-bril bekijken? Vijf tips.

1. Betrek medewerkers en lijnmanagement actief bij SPP

Als je SPP lean en mean wilt aanpakken, is het essentieel om je als HR te verdiepen in de business. Wanneer je aansluiting vindt bij de behoeften van het lijnmanagement, zullen zij snel de waarde van SPP inzien. Sterker nog, ze zullen zelf bij HR aankloppen voor strategische personeelsplanning. Dit versoepelt het proces aanzienlijk.
Ook het betrekken van de werkvloer is cruciaal. Daar vind je de mensen die de ontwikkelingen binnen hun vakgebied op de voet volgen. Ze kennen de concurrenten en misschien kennen ze zelfs hun eigen opvolgers al. Aan HR de uitdaging om hier slim gebruik van te maken, de samenwerking op te zoeken om zo Lean personeelsplanning tot een succes te maken.

2. Lean personeelsplanning: ga uit van personen in plaats van functies

Belangrijk onderdeel van Lean: verspilling voorkomen. Door uit te gaan van functies, riskeer je het verspillen van talent. Beter is om uit te gaan van personen. Ga bij Lean personeelsplanning van hele specifieke naar meer generieke functieomschrijvingen. Alle medewerkers zullen zich moeten aan kunnen passen aan snelle veranderingen in de toekomst. Een flexibel persoon dat zich snel en makkelijk aanpast zal daarom de voorkeur krijgen boven iemand die precies aan een hele specifieke functieomschrijving voldoet.

3. Focus op álle medewerkers, niet alleen op talenten

Belangrijk uitgangspunt bij Lean werken is het centraal stellen van klanttevredenheid. Bepaal bij Lean SPP eerst welke mensen op strategische en kritieke rollen zitten voor het behalen van de organisatiedoelen. Vraag je af wie de klanttevredenheid het meest beïnvloedt, wie heeft bijvoorbeeld het meeste invloed op een herhaalopdracht? Is dat de helpdeskmedewerker of de manager?
Bekijk ook of mensen die op niet-kritieke plekken zitten, omgeschoold zouden kunnen worden naar kritieke rollen. Lean SPP betekent niet alleen nieuw talent zoeken buiten de organisatie, maar ook zelf mensen vormen. Dat is effectief en efficiënt.

4. Maak van SPP een continu proces

Maak van SPP geen star plan. Natuurlijk is meerdere jaren vooruit plannen essentieel voor SPP, maar durf ook andere inzichten te hebben. Kijk voortdurend naar nieuwe ontwikkelingen. Je hoeft niet ieder jaar een nieuw plan te maken, maar bekijk wel welke invloed de laatste ontwikkelingen hebben op het gewenste personeelsbestand dat tot dan toe is opgesteld. SPP moet verankerd zijn in de cyclus van HR. Lean personeelsplanning is geen afgerond project, maar een continu proces.

5. Lean personeelsplanning: maak gebruik van de DMAIC-methode

Binnen Lean Six Sigma wordt gebruikt gemaakt van de DMAIC-methode. Het is een projectmanagementtool die met vijf fasen werkt: Define, Measure, Analyse, Improve & Control. Toegepast op SPP zou dit er zo uit kunnen zien:

Define
Wat is het probleem? Wie is de klant? Wat wil de klant? Belangrijk in deze fase is bepalen waarom je SPP gaat inzetten. Welk probleem moet worden aangepakt? Misschien beschikt de organisatie niet over de juiste kwaliteit: de competenties van de medewerkers passen niet bij hetgeen klanten vragen en het opleidingsniveau is te laag. Bij de aanpak van het probleem is de klant leidend.
Voor HR is het dus van belang om te bepalen wie haar klant is. Is dat de directie van de organisatie? Het lijnmanagement? De medewerkers? Of juist de externe klant? Focus je op de behoefte van jouw klant.

Measure
Kan ik dit meten? Hoe meet ik dit? Hoe staan we ervoor? In deze fase bekijk je of de situatie daadwerkelijk is zoals gedacht. Niet op basis van een subjectief oordeel, maar op basis van objectieve metingen. In de meeste organisaties is al veel data beschikbaar die goed gebruikt kan worden.

Analyse
Wat zijn de hoofdoorzaken van het probleem? Welke factoren hebben de meeste invloed? De opdracht in deze fase is om te bepalen waar de prioriteit ligt. Misschien komt u erachter dat u niet over de juiste kwaliteiten beschikt in de organisatie omdat de specifieke competentie klantgerichtheid mist of omdat deze te algemeen omschreven is.
In de analysefase moeten keuzes gemaakt worden. Je kunt je nou eenmaal niet op honderd dingen tegelijk focussen. Dit geldt ook voor SPP. Het is onmogelijk om alle HR-thema’s evenveel aandacht te geven. Kiezen is erg belangrijk, wil je uiteindelijk resultaat boeken.

Improve
Wat is de oplossing? Zijn er quick wins? Wanneer de hoofdoorzaken duidelijk zijn, is de volgende stap het bedenken van de beste oplossing. Bijvoorbeeld een gericht trainingsprogramma om het gebrek aan klantgerichtheid te veranderen.
Soms zijn oplossingen quick wins, maar het kunnen ook oplossingen zijn die meer tijd en energie vragen. Probeer een goede balans te vinden.

Control
Hoe staan we ervoor na dit project? Hoe gaan we dit zo houden? Zoals in geen enkel project, mag deze fase ook niet overgeslagen worden project van Lean personeelsplanning. Stel jezelf de vraag of het beoogde resultaat geboekt is? Wanneer dat zo is, moet worden nagedacht hoe dit in de toekomst in stand gehouden kan worden. Een continu proces dus!

Over de auteur: Frans-Jan Boekholt is managing partner van HR-adviesbureau BBKwadraat en geeft advies en trainingen op het gebied van Lean en Lean Six Sigma. 

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels