artikel

Onboardingtools: de mogelijkheden en aandachtspunten

Instroom

Digitalisering van onboarding is in opkomst. Wie kiest voor de juiste tools, stroomlijnt het hele traject van het contact met kandidaten tot een waardevolle inwerkperiode van de nieuwe werknemer. Wat is er mogelijk en wat zijn de aandachtspunten bij het kiezen van onboardingtools?

Onboardingtools: de mogelijkheden en aandachtspunten

Wie aan een nieuwe baan begint, wil zo snel mogelijk een zinnige bijdrage leveren aan de organisatie. Werkgevers willen dat nieuwe werknemers zo snel mogelijk productief en betrokken bij de organisatie zijn. Het is daarom van belang dat er voor de eerste werkdag wordt nagedacht over onboarding van nieuwe medewerkers. Voor elke stap zijn er tools verkrijgbaar

In de ideale situatie komt een werknemer binnen, voelt hij zich gelijk op zijn plek, is alles technisch en administratief perfect geregeld en is de werknemer onmiddellijk productief. Helaas opereren bedrijven en organisaties niet in een ideale wereld.

Je moet dus zelf zorgen dat de selectie, introductie en socialisatie van een nieuwe werknemer zo soepel mogelijk verloopt. Er zijn tal van tools op de markt die HR kunnen helpen bij het uitvoeren van een succesvol onboardingstraject
.Tip! Lees ook: Onboarding: wat betekent het?

Waarom kiezen voor onboardingstools?

Ook organisaties die zich voor laten staan op hun informele cultuur, hebben baat bij een gestructureerd onboarding programma. Werknemers willen dat zaken goed zijn geregeld zodat zij zo snel mogelijk een goede bijdrage kunnen leveren aan de organisatie.

 

In de ideale situatie komt een werknemer binnen,
voelt hij zich gelijk op zijn plek, is alles technisch
en administratief perfect geregeld en is
de werknemer onmiddellijk productief

 

Wie wacht tot een kandidaat is aangenomen is feitelijk al te laat. Werknemers die snel na binnenkomst vertrekken bij hun werkgever, doen dat vaak omdat het werk niet is wat ze ervan hadden verwacht of omdat er geen goede match is met de organisatie. Onboarding moet verankerd zijn in alle onderdelen van de organisatie. Met de juiste onboardingtools wordt dat makkelijker.

Het Top Employers Institute heeft onderzoek gedaan naar trends in onboarding. Volgens het resulterende HR Insights Report is digitalisering van onboarding een belangrijke trend. Niet alleen kun je hiermee de verschillende fases van onboarding stroomlijnen, het levert ook belangrijke data op. Hiermee kan HR de effectiviteit van het onboardingtraject verder verbeteren.

Fases van onboarding

Er zijn een aantal belangrijke fases in het onboarden van nieuwe medewerkers:

  1. De periode van preboarding waarin de werkgever vaststelt over welke kennis en vaardigheden een kandidaat moet beschikken om een goede match te zijn met de organisatie. De kandidaat oriënteert zich op een nieuwe baan of werkgever.
  2. De tijd vlak voor en na de komst van de werknemer. Hierin worden vooral praktische zaken geregeld. Een computer met software staat klaar, er wordt een telefoon geregeld, visitekaartjes gedrukt. Administratief wordt alles geregeld.
  3. De sociale introductie van de nieuwe medewerker. Het team of de afdeling van de nieuwe medewerker weet dat er een collega komt en er is eventueel een buddy aangewezen. Er zijn concrete plannen om de nieuwe medewerker voor te stellen aan de sleutelpersonen en het is bekend welke vergaderingen en bijeenkomsten voor hem van belang zijn.
  4. Defase waarin de werknemer zich het werk eigen maakt en steeds zelfstandiger taken en opdrachten uitvoert. Hij bouwt routinevaardigheden op en weet duidelijk wat er van hem wordt verwacht.
  5. Na de inwerkperiode. De werknemer is volledig geïntegreerd in de organisatie. Hij neemt eigen initiatief en voelt zich betrokken bij de organisatie.

 

Onboarding moet verankerd zijn in alle onderdelen van
de organisatie. Met de juiste onboardingtools
wordt dat makkelijker

 

Onboardingtools voor elke fase

Goede geïntegreerde HR-software biedt ondersteuning voor de hele arbeidsrelatie: van indiensttreding tot het exitgesprek en alle stappen daar tussenin: human capital management (HCM), talentontwikkeling en dossieropbouw.

>Recruitmentoplossingen
Er zijn verschillende tools beschikbaar die het proces van vacaturebeheer en talentpoolbeheer automatiseren. Het systeem zorgt ervoor dat de vacatures op de juiste manier onder de aandacht worden gebracht, dat sollicitaties correct worden verwerkt en dat contact wordt onderhouden met de talenten die je wellicht op een later tijdstip aan je organisatie wilt binden.

Met referral apps kunnen werknemers kandidaten uit hun eigen netwerk aandragen.

Met een app voor preselectie kunnen kandidaten op laagdrempelige wijze zien of hun wensen en vaardigheden passen bij de organisatie. Wie geen match is, wordt al uit de selectie gehaald voor hij of zij veel tijd heeft gestoken in een formele sollicitatie.

>Introductie
Een goede onboarding app laat de werknemer al vast kennismaken met de organisatie. Hij of zij leert meer over het bedrijf, soms in de vorm van een virtuele rondleiding, kan contact leggen met zijn nieuwe collega’s, en ziet welke professionele eisen aan hem worden gesteld. Ook maken sommige apps het mogelijk om digitaal je contract te tekenen.

>Administratie
Het is geen sexy onderwerp, maar administratie hoort ook bij onboarding. Fouten in de arbeidsovereenkomst, de salarisadministratie of het personeelsdossier kunnen buitengewoon schadelijk zijn voor de werkrelatie, maar ook tot hoge kosten leiden wanneer de administratie niet aan de wettelijke eisen voldoet.

>Talentontwikkeling
Er zijn verschillende tools voor effectief talentmanagement. Zo kunt u bijhouden welke talenten zich al in de organisatie bevinden, welke u nodig heeft en wat dit betekent voor uw opleidings- en werving- en selectiebeleid.

 

Digitalisering stroomlijnt de
verschillende fases van onboarding
en levert belangrijke data op

 

Wat is er zoal op de markt?

Onderstaande is geen uitputtend overzicht. Dit is slechts een selectie om een beeld te geven van de vele mogelijkheden van onboardingtools.

ADP richt zich met iHCM op het verbeteren van de medewerkers-ervaring vanaf de eerste werkdag tot de eerste evaluatie van hun functioneren en de periode daarna. Deze biedt nu ook onboarding- opties die werkgevers het volledige recruitmentproces van begin tot eind laten volgen. Medewerkers en managers krijgen inzicht in en toegang tot de activiteiten op het gebied van professionele ontwikkeling.

Appical maakt online inwerkprogramma’s met video’s, checklists, quizzen, interactieve opdrachten of virtual reality. Zo kunnen bedrijven een interactief inwerktraject te maken voor nieuwe medewerkers.

Bamboo HR biedt tools en softwareoplossingen voor kleine en middelgrote bedrijven. Een van de producten is een tool waarmee nieuwe werknemers hun eigen onboarding ter hand kunnen nemen. Zo beginnen ze beter voorbereid aan hun eerste werkdag. Voor HR betekent de onboardingtool veel tijdbesparing omdat een groot deel van de voorbereiding is geautomatiseerd.

Cornerstone heeft onboarding-software die nieuwe medewerkers welkom heet met gepersonaliseerde pagina’s en een centrale bron van organisatorische informatie. De software zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers sneller worden ingewerkt door taken, training, doelen en certificaten toe te wijzen. Ook is er een functie voor geautomatiseerd onboarding-formulierbeheer.

Kronos biedt met Workforce Ready een HR-oplossing met een centrale bron van werknemers informatie. Workforce Ready integreert recruiting, onboarding, prestatiemanagement, verzuimmanagement, payroll en meer.

SAP SuccessFactors heeft geïntegreerde software die alle aspecten van het HR-werk omvat. Het bieden van een goede kandidaatervaring, onboarding en toegang tot alle relevante HR-data horen daarbij.

Talentsoft biedt software voor werving en selectie en voor onboarding. Met behulp van de carrièresite kunnen bedrijven vacatures publiceren. De tool zorgt verder voor automatische selectie van de sollicitanten. De tool genereert automatisch contracten, en geeft notificaties bij aflopende proefperiodes en contracten. De sollicitanten krijgen alle relevante informatie via een persoonlijk account.

Tinqwise maakt leeroplossingen voor professionals. Dit kan ook de vorm krijgen van een online leerplatform dat nieuwe medewerkers klaarstoomt voor hun werkzaamheden en de kennis van huidige werknemers up to date houdt.

Workday Recruiting is een Applicant Tracking System (ATS). Het is geschikt voor alle stappen van het opstellen van de personeelsplanningen tot de onboarding van nieuw aangestelde werknemers. Overigens heeft de tool van Workday niet alleen aandacht voor onboarding, maar ook voor offboarding. De software geeft ook op basis van voorspellende en historische gegevens ook inzicht in vertrekrisico’s.

Aandachtspunten voor het kiezen van onboardingtools

Voordat u een keuze maakt voor een onboardingtool, moet u uzelf een paar belangrijke vragen stellen.

Waarvoor wilt u de tool gebruiken? Bijvoorbeeld:

  • Het automatiseren en stroomlijnen van de onboardingprocessen
  • Het makkelijker socialiseren van nieuwe medewerkers
  • Het verhogen van de medewerker betrokkenheid
  • Het implementeren van processen voor de inhuur van zzp’ers en flexwerkers

Welke elementen zijn ‘nice to have’ en wat zijn de echte ‘must-haves’? Denk hierbij onder andere aan:

  • Automatisering van de onboardingprocessen
  • Oriëntatiemanagement
  • Online mogelijkheden om documenten op te slaan
  • Een selfservice portal voor medewerkers
  • Online invullen en ondertekenen van formulieren en overeenkomsten
  • E-learning
  • Compliance management

Belangrijke afwegingen die u moet maken zijn:

  • Kosten
  • Integratiemogelijkheden met de systemen die u al heeft
  • Gebruiksgemak
  • Kan de tool meegroeien met de organisatie
  • Beveiliging en privacy van de gebruikers

Dat het zinvol kan zijn om uw onboarding te automatiseren staat buiten kijf. Maar pas als u heeft nagedacht over deze vragen, is het mogelijk een afgewogen keuze te maken voor een onboarding tool.

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels