artikel

Onboarding: het managen van verwachtingen

Instroom

Een succesvol onboardingstraject kent verschillende stappen. Denk hierbij aan het managen van verwachtingen, het leren kennen van de regels, het introduceren van de bedrijfscultuur, het opbouwen van een netwerk en het echt eigen maken van de functie en de taken die daarbij horen. Dit artikel gaat in op stap 1: het managen van verwachtingen tijdens onboarding.

Onboarding: het managen van verwachtingen

Wie net veel tijd en energie heeft gestoken in de werving en selectie van nieuwe medewerkers, zit er niet op te wachten dat deze de organisatie snel weer verlaten. Toch gebeurt dat regelmatig. Uit onderzoek van Bamboo HR blijkt dat 31 procent van de werknemers ten minste een keer binnen een half jaar is vertrokken bij een nieuwe werkgever.

Belangrijkste vertrekredenen

De drie belangrijkste redenen die deze mensen hiervoor gaven waren:

  • De werknemer besloot toch liever ander soort werk te doen;
  • De baan voldeed niet aan de verwachtingen van de werknemer;
  • De baas was een hufter.

Hufterige bazen vallen buiten de scope van de meeste onboardingstrajecten. De eerste twee vertrekredenen kunnen wel degelijk worden ondervangen door de werknemer een duidelijk beeld te geven van wat hem of haar te wachten staat. Het managen van verwachtingen begint al tijdens de preboarding, de sollicitatiefase.

Lees ook: Onboarding: 5 stappen voor een vliegende start

Duidelijkheid over het sollicitatieproces

Career Builder deed onderzoek naar de wijze waarop kandidaten het werving- en selectieproces ervaren. Verwachtingenmanagement blijkt een belangrijke factor te zijn in de beoordeling van het proces. 83 procent van de kandidaten wil dat de werkgever duidelijkheid geeft over het sollicitatieproces. 53 procent wil dat werkgevers al in de vacature vertellen hoe de organisatie zal communiceren over het verloop van de procedure. 33 procent verwacht dat de organisatie een automatisch gegenereerde mail stuurt om te bevestigen dat de sollicitatie is ontvangen.

 

83 procent van de kandidaten wil dat de werkgever
duidelijkheid geeft over het sollicitatieproces

 

Proces van vraag en aanbod

In Het Grote Gesprekkenboek wijzen auteurs Jacco van den Berg en Mecheline Klijs erop dat een sollicitatieprocedure een proces van vraag en aanbod is. De sollicitant biedt zijn kennis, werkervaring, vaardigheden en persoon aan. De organisatie op haar beurt biedt een functie en een werkomgeving. Het is dus van belang dat partijen over en weer elkaars verwachtingen kennen om tot een goede match te komen.

Lees ook: Onboarding, wat betekent het?

Werkgevers weten meestal precies wat ze van hun nieuwe werknemer verwachten. De gewenste werkervaring, competenties en attitude worden uitgebreid benoemd in de vacature. Maar als het gaat om wat de medewerker mag verwachten, blijft het vaak steken bij de excellente arbeidsvoorwaarden en de belofte van ontwikkelingsmogelijkheden.

Goede functiebeschrijving

Het managen van verwachtingen door HR of de recruiter begint met het geven van een goede functiebeschrijving. In het Grote Gesprekkenboek staat een lijst van de elementen die daarin in ieder geval moeten terugkomen

  • de functienaam;
  • het doel van de functie;
  • de voornaamste taken;
  • verantwoordelijkheden;
  • bevoegdheden;
  • interne en externe contacten;
  • de plaats in de organisatie;
  • werkplekken;
  • bijzonderheden.

Beschrijving van de werkomgeving

Minstens zo belangrijk is de beschrijving van de werkomgeving:

  • afdeling: groot of klein, lijn of staf, research of verkoop;
  • organisatiestructuur: veel of weinig niveaus, de gemiddelde leeftijd;
  • stijl van leidinggeven: autoritair of democratisch, dirigerend of dienend;
  • multinational, familiebedrijf of een organisatie uit het MKB;
  • type klanten;
  • beloning: prestatiebeloning of een vast salaris;
  • toekomstperspectieven: met groeikansen of een eindfunctie;
  • werksfeer: formeel of informeel;
  • opleidingsmogelijkheden;
  • opleidingsniveau.

Dingen die voor jullie vanzelfsprekend zijn,
zijn dat voor de kandidaat vaak niet

Spreek percepties duidelijk uit

Ardiënne Verhoeven, schrijver van het boek Onboarding – Blijvend succes van nieuwe medewerkers, vindt dat duidelijkheid altijd het beste werkt bij het managen van verwachtingen.

Haar tip voor HR? “Spreek in alle fases van de onboarding percepties duidelijk uit – en doe vooral geen aannames. Dingen die voor jullie vanzelfsprekend zijn, zijn dat voor de kandidaat vaak niet’. Bijvoorbeeld: ‘Wij zijn een organisatie die flexibiliteit vraagt van jou, daarvoor zal je regelmatig een paar uur in het weekend moeten werken.’ Als een medewerker daar niets mee op heeft, dan haakt hij snel af.”

Duidelijke richtlijnen

Hoe belangrijk duidelijkheid is, blijkt uit, wederom, het onderzoek van Bamboo HR. 23 procent van de ondervraagden zeiden dat ze hun werkgever niet zouden hebben verlaten wanneer ze duidelijke richtlijnen hadden gekregen over hun verantwoordelijkheden.

In 2015 deed Gallup onderzoek naar de medewerkersbetrokkenheid van 2,2 miljoen werknemers in 550 bedrijven. Slechts 50 procent van de respondenten zei te weten wat er van hen wordt verwacht. Wellicht nog opvallender, hun managers wisten het eigenlijk ook niet.

Jim Harter doet voor Gallup onderzoek naar management en welzijn op de werkplek. Hij schrijft over de uitkomsten van het onderzoek: “De verkeerde benadering van verwachtingen kan betekenen dat alle harde werk dat wordt verricht binnen de organisatie, van werving en selectie tot ontwikkeling en tot het formuleren van de missie voor niets kan zijn.”

 

Voortdurende feedback is nodig voor
het managen van verwachtingen

 

Voortdurende feedback

Wanneer organisatie en medewerker de verwachtingen over en weer serieus nemen, is het niet voldoende om na een jaar een functioneringsgesprek in te lassen. Voortdurende feedback is nodig voor het managen van verwachtingen.

Dat begint zoals gezegd al tijdens de sollicitatiefase, maar gaat door gedurende de hele onboardingperiode.

Tip: Download Checklist onboarding: alle stappen voor succesvolle onboarding

Stappen tijdens onboarding

Neem bijvoorbeeld de volgende stappen:

  • Op de eerste dag geeft u de werknemer bijvoorbeeld informatie over de afdeling en hoe zijn baan bijdraagt aan de prestaties van de afdeling en de organisatie.
  • Gedurende de eerste week kunt u dagelijks zorgen voor een kort contactmoment zodat u uitleg kunt geven en of zaken kunt bijsturen wanneer de nieuwe medewerker aangeeft dat het werk anders is dan hij had verwacht.
  • Vraag na een maand de medewerker om feedback en zorg dat u bereikbaar bent om vragen te beantwoorden.
  • Bespreek na drie maanden de prestatie- en ontwikkeldoelstellingen van de nieuwe medewerker en zet deze op schrift.
  • Evalueer na een half jaar de eerste zes maanden met de medewerker. Wat ging goed, wat viel tegen en hoe voldoet het werk aan de verwachtingen van de medewerker?
  • Bespreek na een jaar de verwachtingen en doelen voor het volgende jaar.

 

Kandidaten die een realistische preview krijgen,
zijn eerder geneigd om een baan af te wijzen

 

Realistische preview

Het managen van verwachtingen vraagt om inzet en kost tijd en energie. Wie niet verder kijkt dan de korte termijn, kan zelfs denken dat je het werk en de organisatie zo gunstig mogelijk moet voorspiegelen aan kandidaten en nieuwe medewerkers. Op de lange termijn is dat echter niet verstandig.

Talya N. Bauer schreef voor de Society for Human Resource Management (SHRM) het rapport Onboarding new employees – Maximizing succes. Hierin pleit ze voor het geven van realistische previews van de functie en de organisatie. Deze previews hebben volgens Bauer zowel voor- als nadelen.

Kandidaten die een realistische preview krijgen, zijn eerder geneigd om een baan af te wijzen. Maar het verloop onder nieuwe medewerkers daalt met 50 procent wanneer de werkgever vooraf een realistisch beeld geeft van de functie en de organisatie.

Kosten vervanging

Wie rekent dat het vervangen van een medewerker gemiddeld een vijfde van een jaarsalaris kost, begrijpt dat het managen van verwachtingen daarom een cruciaal onderdeel van onboarding is.

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels