artikel

Onboarding: het leren kennen van de regels

Instroom

Een succesvol onboardingstraject kent verschillende stappen. Denk hierbij aan het managen van verwachtingen, het leren kennen van de regels, het introduceren van de bedrijfscultuur, het opbouwen van een netwerk en het echt eigen maken van de functie en de taken die daarbij horen. Dit artikel gaat in op stap 2: het leren kennen van de regels.

Onboarding: het leren kennen van de regels

In elke organisatie gelden geschreven en ongeschreven regels. Het is belangrijk dat nieuwe werknemers zich de mores van de organisatie zo snel mogelijk eigen maken. Dit hoort bij elke fase van onboarding.

De vier C’s van onboarding

Het principe van onboarding wordt vaak onderverdeeld in vier C’s. Het leren kennen van de regels maakt daar nadrukkelijk onderdeel vanuit.

De vier C’s zijn:

  • Compliance – Wat zijn de basisregels waar iedereen zich aan dient te houden? Dit zijn de wettelijke regels, maar ook het bedrijfsreglement op het gebied van ziekmeldingen, omgangsvormen en anti-pestbeleid, veiligheidsregels en vertrouwelijkheid.
  • Clarification – Wat is de rol van de nieuwe medewerker? Wat wordt er van hem of haar verwacht? Welke persoonlijke doelen dient hij te halen? En wat mag hij of zij van de organisatie verwachten?
  • Culture – Nieuwe werknemers moeten vanaf de eerste dag worden ondergedompeld in de bedrijfscultuur. Iedereen moet bekend zijn met de missie, visie en waarden van de organisatie.
  • Connection – Elke organisatie kent zijn groepen, subgroepen en netwerken. Zorg dat nieuwe werknemers de sociale structuur van de organisatie kennen en er ook bekend mee zijn.

Basaal niveau van onboarding

Compliance, het leren kennen van de regels, wordt in deze onderverdeling als het meest basaal beschouwd.

Talya N. Bauer schrijft in Onboarding new employees – Maximizing Succes dat in vrijwel alle organisaties compliance onderdeel uitmaakt van de ‘passieve onboarding’. Dat wil niet zeggen dat je er je vanaf kan maken door een werknemer het personeelshandboek te sturen. Uiteindelijk zal de werknemer de regels dan wel leren kennen, maar daarmee gaat veel tijd en energie verloren.

Zichtbare en onzichtbare cultuur

In haar boek Onboarding – Blijvend succes van nieuwe medewerkers schrijft Ardiënne Verhoeven dat het verschil tussen het zichtbare en het onzichtbare deel van de cultuur in een organisatie heel relevant is voor de onboarding van nieuwkomers. Waarom gedragen medewerkers zich zoals ze zich gedragen? Verhoeven schrijft: “Wanneer nieuwkomers ongeschreven ‘regels’ overtreden, worden ze minder snel geaccepteerd en zijn ze minder effectief. En dat is iets wat de meeste nieuwkomers niet willen. Ze willen zo snel mogelijk het ‘gewenste’ gedrag vertonen binnen de organisatie.”

Sneller efficiënt

In een interview met PW. geeft Verhoeven een toelichting: “Wanneer u een medewerker voor zaken als regels en documenten doorstuurt naar het intranet, zorg dan dat een collega hem of haar er even doorheen loopt. Uiteindelijk leert de medewerker het natuurlijk wel, maar HR wil juist voorkomen dat de medewerker daarmee te lang bezig is. Door goede onboarding kan iemand sneller efficiënt zijn in zijn werk.”

Cynisme en achterdocht

Het is bovendien op meerdere manieren schadelijk voor de organisatie wanneer werknemers de regels niet kennen, of wanneer zij denken dat de werkgever het niet zo nauw neemt met de handhaving van de eigen regels. Zo blijkt uit onderzoek aan de Universiteit van Californië dat het werknemersvertrouwen averij oploopt als bedrijven niet open en transparant zijn over de wijze waarop het eigen beleid en de interne regels worden gehandhaafd. Wat er gebeurt wanneer een medewerker een klacht indient of juist zelf de regels overtreedt, blijft vaak verborgen voor de rest van de organisatie.

Cynisme is schadelijk voor onboarding

Hoe langer een werknemer in dienst is van een organisatie waarin de regels een grijs gebied vormen, hoe cynischer en achterdochtiger hij wordt, aldus de onderzoekers.Dat fenomeen is op zichzelf ook weer schadelijk voor de onboarding. Omdat de meer ervaren werknemers vaak een rol spelen in het onboarden van nieuwkomers, kunnen ze het vertrouwen dat nieuwe werknemers in de organisatie hebben ook schaden.

Regels overtreden is duur

In 2011 vroeg het Ponemon Institute multinationals hoeveel geld zij kwijt waren aan het voldoen aan wet- en regelgeving. Gemiddeld kostte dat een groot bedrijf zo’n 3,5 miljoen dollar.

Het niet voldoen aan de regels is echter nog veel duurder, zo blijkt uit het onderzoek. Organisaties die in de problemen komen doordat zij de regels met voeten treden, zijn gemiddeld bijna het driedubbele kwijt: 9,5 miljoen dollar.
Deze kosten komen onder andere voort uit verstoring van de bedrijfsprocessen, verminderde productiviteit, inhuur van juristen en andere experts, boetes en andere juridische kosten.

Welkomstmail

Om problemen voor te zijn, adviseert organisatieadviesbureau CEB werkgevers om alle nieuwe medewerkers een welkomstmail te sturen waarin zij het belang van compliance benadrukken. In de mail wordt de nieuwkomer gewezen op het personeelsreglement en zijn eigen verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de organisatie zich aan de regels houdt.

Het leren kennen van de regels

Kortom: wie de ongeschreven regels van de organisatie niet kent, kan zich nooit echt thuis voelen en zal minder productief zijn.

Wie de formele regels of de wettelijke voorschriften niet kent, kan de organisatie juridische problemen of reputatieschade bezorgen. Het leren kennen van de regels is daarom een belangrijk aspect van onboarding.

 

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels