artikel

De mogelijkheden van een talent pool

Instroom

Vooral in een schaarse arbeidsmarkt dromen werkgevers van een goed gevulde talent pool. Een groep mensen met specifieke (voor het bedrijf interessante) kwaliteiten waaruit geput kan worden op het moment dat er een vacature ontstaat. Maar wat is een talent pool eigenlijk en hoe zet je een dergelijke pool op?

De mogelijkheden van een talent pool

Hoe zorg je er als organisatie voor dat je op het juiste moment over het juiste talent kunt beschikken en flexibel blijft? Een talent pool biedt uitkomst.

Wat is een talent pool?

Een talent pool is een database van profielen van potentiële kandidaten. Doel is om een database op te bouwen van kandidaten die als eerste worden benaderd als er een vacature open staat bij een organisatie. Dit kan een HR-professional of recruiter veel tijd schelen omdat de gegevens van de kandidaten bekend zijn en in sommige gevallen er ook al een pre-screening heeft plaats gevonden.

Lees ook: Arbeidsmobiliteit, het complete overzicht van de mogelijkheden

Talent pool is niet slechts een database

Voor veel organisaties is een talent pool alleen een database. Deze database van kandidaten, geschikt en beschikbaar of niet, ontstaat vaak uit gegevens van kandidaten die ooit gereageerd hebben op een functie bij het bedrijf. Belangstellenden kunnen zich ook inschrijven door het achterlaten van hun naam, e-mailadres, interesses en eventueel hun cv. Zo’n database kan handig zijn, als je een grote groep mensen wil aanspreken die interesse heeft in de organisatie. Binnen zo’n brede database is het wel cruciaal om goede software beschikbaar te hebben waarmee je binnen de database kunt zoeken en matchen op relevante kenmerken. Nadeel is dat er al snel vervuiling optreedt omdat iedereen zich kan aanmelden en niet iedereen in de database persé (nog) beschikbaar is. Echte binding is lastig omdat de doelgroep vaak divers is en omdat er veel concurrentie is van online netwerken en communities die vechten om de aandacht van de kandidaat. Een talent pool moet dus relevant zijn en waarde toevoegen voor de kandidaat.

Welke doelgroep?

Een talent pool begint met de vraag voor wie de pool bestemd is. Is dat voor iedereen die interesse toont in de organisatie? Alleen hoger opgeleiden? Specifieke beroepsgroepen? Door dit vooraf te bepalen kan een doelgroep veel beter bereikt en bediend worden. Want uiteindelijk blijft een kandidaat alleen als er wat te halen valt. Een algemene update van de openstaande vacatures is meestal niet voldoende, daarvoor kun je immers ook alerts aanmaken.

Binden en differentiëren

Ook als de doelgroep divers is (bijvoorbeeld iedereen die interesse toont in de organisatie) is het mogelijk om mensen te binden en te differentiëren. Online schoenenwarenhuis Zappos wil mensen aan zich binden die passen binnen haar cultuur en die haar waarden onderschrijven. Geïnteresseerden worden uitgenodigd om Zappos Insider te worden. Zappos insiders zijn mensen die nu, morgen of later in de toekomst misschien voor Zappos willen werken. Als Zappos Insider wordt je op de hoogte gehouden over alles wat er bij Zappos speelt in het algemeen. Daarnaast ontvang je ook updates over wat er gebeurt binnen de teams waarvan je hebt aangegeven dat je interesse ernaar uitgaat. Bij inschrijven ontvang je een welkomstmail waarin je bedankt wordt voor je interesse en waarin het Zappos recruitment team aangeeft zich gevleid te voelen dat je interesse toont, “alsof ze als eerste gekozen worden bij gym”. Alles binnen deze pool is dus gericht op gevoel dat je bij Zappos krijgt, hetzelfde gevoel dat Zappos haar klanten wil bieden.

Binding

Binding gebeurt op twee niveaus. Aan de ene kant door de toon en inhoud van de content die wordt verspreid. Anderzijds op individueel niveau door specifieke informatie te geven over de aandachtsgebieden van de kandidaat. Dit betekent dus dat bij de inschrijving dan wel specifiek gevraagd moet worden naar de interessegebieden van de kandidaat.

Bied exclusiviteit

De letterlijke betekenis van talent pool (volgens de Cambridge dictionary) is: mensen die beschikbaar en geschikt zijn om voor een bepaalde functie ingezet te worden. De communicatiepool van Rijksoverheid is zo’n talent pool. De interne pool bestaat uit communicatiemedewerkers in dienst van de Rijksoverheid die ingezet worden waar vraag is. De externe pool bestaat uit zelfstandigen die een raamovereenkomst hebben met de Rijksoverheid en regelmatig voor tijdelijke communicatiefuncties worden ingezet. Er heeft dus al een duidelijke preselectie plaats gevonden. Voordeel voor de externe zelfstandigen is dat zij als eerste en exclusief ingezet worden als de interne pool niet kan leveren. Deze voorrangsregel maakt het voor deze groep interessant om onderdeel van de pool te blijven.

Talent pool

Talent community

Bij een talent community draait het vooral om het opbouwen van een relatie met de leden en staat de kandidaat centraal. Vooral voor schaarse profielen kan een talent community een manier zijn om kandidaten aan een organisatie te binden. Hoe schaarser de doelgroep, hoe harder er gewerkt moet worden om de aandacht te trekken en te houden.

ICT-bedrijf Motion10 heeft een MotionTalent Student Community waar hbo en wo studenten ICT zich (na een selectie) kunnen aansluiten. De leden van deze community worden niet alleen op de hoogte gehouden van de laatste ontwikkelingen op het gebied van Microsoft technologie maar mogen hier ook mee spelen. Verder krijgen ze voorrang op afstudeerstages, worden er bbq’s met werknemers van het bedrijf georganiseerd en zijn er speciale events voor de community leden. Alles is gericht op exclusiviteit en meerwaarde voor de communitieleden. Studenten worden dus al in een vroeg stadium betrokken bij de organisatie en er wordt gebouwd aan een langdurige relatie.

Externe talent community

Elke intermediair probeert schaarse doelgroepen aan zich te binden. Door events te organiseren, veelvuldig contact te onderhouden, relevante vacatures te delen of met incentives te werken. Maar vooral voor hele schaarse doelgroepen kan dit ook averechts werken. Ze worden overspoeld door aandacht van intermediairs. Voor elke werkzoekende IT-er zijn er momenteel zo’n 4,5 beschikbare vacatures. Veel IT-ers verwijderen hun profiel van LinkedIn en zorgen dat hu cv nergens online staat omdat ze dagelijks ‘gestalkt’ worden door recruiters. Tweakers heeft daarom een platform opgericht, Tweakers Elect, waar het selectieproces is omgedraaid. Werkgevers en recruiters moeten met hun aanbod eerst door een selectie voordat ze contact op kunnen nemen met beschikbare IT-ers. De eerste selectie moet een match opleveren op salarisindicatie en reisafstand, pas dan worden de profielen die matchen zichtbaar. De recruiter kan vervolgens zoeken in de zichtbare (maar nog anonieme) profielen en de meest geschikte kandidaat een verzoek tot contact sturen. Als de kandidaat hiermee akkoord gaat moet de recruiter eerst nog een door de IT-er zelf opgestelde vragenlijst beantwoorden. Pas als de IT-er tevreden is met de antwoorden wordt zijn of haar profiel volledig zichtbaar.

Privacy wetgeving en de talent pool

Vanaf 25 mei 2018 wordt de Nederlandse Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) vervangen door de Europese Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De AVG gaat veel verder dan de Wbp als het gaat over de privacy rechten van het individu en bedrijven die gebruik willen maken van persoonsgegevens krijgen te maken met veel meer verplichtingen. Ook voor het opstarten van een talent pool heeft dit gevolgen. Gegevens van een kandidaat die gesolliciteerd heeft op een functie mogen niet zomaar worden gebruikt voor andere vacatures en het cv van een kandidaat mag niet zomaar bewaard worden als hij of zij bij een opdrachtgever is aangenomen. Het komt erop neer dat er voor elk gebruik van de gegevens (ook het uitnodigen voor een gratis event, of het toekennen van een talentpool aan iemand) apart toestemming gevraagd moet worden aan de kandidaat. En kandidaten moeten op elk moment hun gegevens kunnen inzien en wijzigen. Met deze nieuwe regels is het een stuk lastiger om een database op te bouwen die gebruikt kan worden voor de eerste werving bij vacatures. Systemen zullen zo ingericht moeten worden dat gegevens makkelijk te wijzigen zijn, dat alle verwerkingsactiviteiten vastgelegd en inzichtelijk worden en dat kandidaten voor elke handeling eerst toestemming wordt gevraagd. Meer weten? Download dan de whitepaper over de AVG.

Meerwaarde bieden aan kandidaten

Een talent pool werkt pas als het iets kan bieden aan de kandidaten waar ze echt iets aan hebben. Zeker als de nieuwe privacy wetgeving in gaat wordt het des de belangrijker om waarde toe te voegen want kandidaten kunnen veel makkelijker eisen dat hun gegevens verwijderd worden uit het systeem. Openstaande vacatures mailen biedt geen meerwaarde, die kun je ook via een RSS feed of alert ophalen. Het exclusief publiceren van vacatures in de talent pool maakt het al aantrekkelijker. Daarnaast is relevante content belangrijk. Je kunt gerichte vakkennis beschikbaar stellen. Kandidaten uit de pool toegang geven tot je e-learning platform. Offline events organiseren waar kandidaten uit de talent pool elkaar en medewerkers van de organisatie ontmoeten. Oefen-assessments online zetten zodat kandidaten zich goed kunnen voorbereiden. Vooral in een krappe arbeidsmarkt is het steeds belangrijker om de focus te leggen op meerwaarde voor de kandidaat, alleen dan kunnen werkgevers en recruiters de juiste talenten aan zich binden.

Dit is een bijdrage van Baukelien van Minnen

Reageer op dit artikel