artikel

De businesscase voor onboarding

Instroom

Onboarding zorgt ervoor dat werknemers sneller productief zijn, zich meer verbonden voelen met de organisatie en minder snel vertrekken. Een goed onboardingprogramma kan de organisatie dus veel opleveren. Overtuig de directie daarom met een sterke businesscase voor onboarding.

De businesscase voor onboarding

Wie onboarding ziet als louter het inwerken van een nieuwe medewerker, zal niet begrijpen waarom het nodig is om te investeren in het socialiseren van werknemers. Onboarding gaat echter veel verder dan het uitleggen hoe het koffieautomaat werkt en hoe de documenten moeten worden opgeslagen in de cloud. Met onboarding bereidt je een nieuwe medewerker niet alleen voor op zijn nieuwe rol. Je geeft hem of haar de middelen, kennis en het sociale netwerk om snel een productief en betrokken onderdeel van de organisatie te worden.
Lees ook: Onboarding: wat betekent het

Opbrengst van onboarding

Hoewel onboarding in veel organisaties al gemeengoed is, zijn er ook werkgevers die niet inzien waarom het nodig is om te investeren in de socialisatie van nieuwe medewerkers. Het kan dan helpen om de kosten en de baten tegen elkaar af te zetten in een businesscase voor onboarding.

Om een overtuigende businesscase voor onboarding te schrijven, moet u weten welke voordelen uw voorstel of oplossing de organisatie biedt. Succesvolle onboarding zorgt voor:

  • Hogere productiviteit – werknemers weten sneller wat hun rol inhoudt en wat de organisatie van ze verwacht en ze krijgen de middelen en de training of mentoring die ze nodig hebben. Hierdoor zijn ze eerder volledig productief.
  • Minder verloop – zoals men zegt: ‘Je krijgt geen tweede kans voor een eerste indruk’. Wanneer onboarding al begint bij het moment van recruitment, kiezen kandidaat en werkgever welbewust voor elkaar. De kans dat de werknemer al snel – al dan niet vrijwillig – de organisatie weer verlaat, wordt daardoor een stuk kleiner.
  • Verhoging van de betrokkenheid en versterking van de bedrijfscultuur – betrokken werknemers zijn productiever, verzuimen minder en staan positiever tegenover de organisatie en haar cultuur.
  • Beter voldoen aan wet- en regelgeving – dit betreft zowel wettelijke regels als interne gedragsregels. Werknemers die bewust of onbewust de regels overtreden, kunnen de werkgever op hoge kosten jagen.

Retentiemanagement

Een belangrijke reden om te investeren in onboarding is de impact op retentiemanagement. Uit onderzoek van BambooHR blijkt dat 31 procent van de werknemers wel eens binnen een half jaar is vertrokken bij een nieuwe werkgever. Van deze groep vertrok ruim 16 procent al binnen een week. 23 procent van de medewerkers die al snel vertrokken bij hun werkgever zegt dat hij zou zijn gebleven wanneer hij duidelijke richtlijnen had gekregen over zijn verantwoordelijkheden.
Lees ook: Mislukte sollicitatie kost handenvol geld

Kosten van verloop

Om te kijken wat het kost wanneer een medewerker vertrekt, wordt vaak gekeken naar het onderzoek van Heather Boushey en Sarah Jane Glynn. Zij bestudeerden dertig onderzoeken naar de kosten van verloop. Hieruit concluderen Boushey en Glynn dat het vervangen van een medewerker gemiddeld 20 procent van zijn jaarsalaris kost.

De Amerikaanse onderzoekers benadrukken dat het gaat om een gemiddelde. Werknemers op een lager niveau zijn over het algemeen minder duur om te vervangen. Gaat het echter om een positie die heel complexe vaardigheden, specialistische training of een hoog opleidingsniveau vergt, dan zijn de kosten vaak nog hoger. De kosten voor verloop variëren daardoor van bijna 6 procent van een jaarsalaris tot 213 procent.

Uitsplitsing kosten

Hier komt het op de cijfers aan. Om een overtuigende businesscase voor onboarding te maken is het belangrijk dat HR de kosten de business en het eigen werk kent. Boushey en Glynn hebben de kosten voor verloop uitgesplitst in directe en indirecte kosten.

Directe kosten:

  • Ontslagkosten zoals de ontslagpremie en/of transitievergoeding, maar ook bijvoorbeeld voor de tijd die nodig is voor een exit interview en de administratieve lasten voor HR.
  • Kosten voor het tijdelijk vervangen van de vertrokken werknemer zoals het inhuren van uitzendkrachten of het betalen van overuren van overige personeelsleden.
  • Vervangingskosten. Denk hierbij aan het adverteren van de vacature, het inschakelen van recruiters of een werving- en selectiebureau, de sollicitatiegesprekken, referentie- of antecedentenonderzoek, het bieden van een arbeidsmarkttoeslag of andere financiële incentive, verhuiskosten.
  • Kosten voor het trainen, mentoren, opleiden of certificeren van nieuwe medewerkers.

Indirecte kosten:

  • Verminderde productiviteit van de vertrekkende werknemer die zijn laatste dagen vooral bezig is met het overdragen van werk of simpelweg totaal gedemotiveerd zijn tijd uitzit.
  • Verminderde productiviteit door het inhuren van tijdelijke medewerkers.
  • Het moeten werken met onderbezetting waardoor minder werk wordt verzet of de overgebleven werknemers meer moeten werken. Dit trekt zijn wissel op hun eigen productiviteit.
  • De kosten van een werknemer die nog in zijn inwerkperiode zit en daardoor vaker dan ervaren krachten fouten maakt, werk van lagere kwaliteit levert of materialen verspilt.
  • Lagere moraal binnen de organisatie.
  • Verlies van kennis of klanten.

Hoog verloop schaadt winst

Wat personeelsverloop kan betekenen voor een bedrijf, illustreert het geval van trustkantoor Intertrust. In juli 2017 moest het bedrijf, actief in tientallen landen, een winstwaarschuwing geven, waarna de waarde van de aandelen met 15 procent kelderde. Een van de oorzaken van de winstwaarschuwing is het hoge personeelsverloop, waardoor de productiviteit daalde.

Medewerkersbetrokkenheid

In haar rapport Onboarding New Employees: Maximizing Succes stelt Talya N. Bauer dat er een direct verband is tussen een succesvol en gestructureerd onboardingprogramma en medewerkersbetrokkenheid. “Elk bedrijf heeft een eigen unieke cultuur. Het is daarom essentieel om een nieuwe medewerker te helpen zijn weg te vinden en zijn plek te vinden. Je kunt de mate waarin de medewerker zich heeft aangepast aan de bedrijfscultuur afmeten aan zijn kennis van de doelen, waarden en visie van de organisatie. Dit hangt allemaal samen met de betrokkenheid, medewerkerstevredenheid en uiteindelijk het verloop.”

Opbrengst van medewerkersbetrokkenheid

  • Uit onderzoek van Dale Carnegie blijkt dat bedrijven met betrokken medewerkers tot 202 procent beter presteren dan hun concurrenten
  • Hoewel geluk op de werkvloer en betrokkenheid niet volkomen inwisselbaar zijn, zijn tevreden werknemers vaak ook betrokken bij hun werkgever. Uit Brits onderzoek blijkt dat gelukkige werknemers 10 tot 12 procent productiever zijn dan werknemers die niet blij worden van hun werk
  • Onderzoek van Gallup bracht aan het licht dat betrokken medewerkers 37 procent minder verzuimen

Betrokkenheid maakt het verschil

“Het zorgen voor medewerkersbetrokkenheid is niet nobel, het is hoe je zaken doet”, zo stelt Mark Hurd, ceo van Oracle. Dit bedrijf heeft wereldwijd ongeveer 140.000 mensen in dienst.
Op de miljardenbegroting van Oracle maakt medewerker betrokkenheid het verschil, zegt Hurd. “Als ik de medewerkerbetrokkenheid met zeven punten kan laten stijgen, dalen mijn kosten met twee miljard, zo zie ik het. Maar het gaat niet alleen om het besparen van kosten. Betrokken medewerkers verzetten meer werk, ze doen hun werk beter, ze geven meer om de resultaten van het bedrijf, ze geven meer om de klanten. Ze presteren beter en daardoor presteert het hele bedrijf beter.”
Hurd: “Wij komen niet weg met het aannemen van twintigduizend mensen. Wij moeten twintigduizend goede mensen aannemen. Daarmee heb ik ons probleem nog net wat groter gemaakt.”
Medewerkersbetrokkenheid begint volgens Hurd bij de werving en selectie, het aannemen, het onboarden, trainen en uiteindelijk het behouden van de best mogelijke medewerkers, aldus Hurd.

De vier C’s van onboarding: compliance

Het principe van onboarding is onder te verdelen in vier C’s:

  1. Compliance – Wat zijn de basisregels waar iedereen zich aan dient te houden? Dit zijn de wettelijke regels, maar ook het bedrijfsreglement op het gebied van ziekmeldingen, omgangsvormen en anti-pestbeleid, veiligheidsregels en vertrouwelijkheid.
  2. Clarification – Wat is de rol van de nieuwe medewerker? Wat wordt er van hem of haar verwacht? Welke persoonlijke doelen dient hij te halen? En wat mag hij of zij van de organisatie verwachten?
  3. Culture – Nieuwe werknemers moeten vanaf de eerste dag worden ondergedompeld in de bedrijfscultuur. Iedereen moet bekend zijn met de missie, visie en waarden van de organisatie.
  4. Connection – Elke organisatie kent zijn groepen, subgroepen en netwerken. Zorg dat nieuwe werknemers de sociale structuur van de organisatie kennen en er ook bekend mee zijn.

Waar de laatste drie C’s direct hun weerslag hebben op de betrokkenheid en productiviteit van de nieuwe medewerker, is de eerste C, compliance, minstens zo belangrijk voor een overtuigende businesscase.

De ware kosten van compliance

In 2011 vroeg het Ponemon Institute multinationals hoeveel geld zij kwijt waren aan het voldoen aan wet- en regelgeving. Gemiddeld kostte dat een groot bedrijf zo’n 3,5 miljoen dollar.

Het niet voldoen aan de regels is echter nog veel duurder, zo blijkt uit het onderzoek. Organisaties die in de problemen komen doordat zij de regels met voeten treden, zijn gemiddeld bijna het driedubbele kwijt: 9,5 miljoen dollar.
Deze kosten komen onder andere voort uit verstoring van de bedrijfsprocessen, verminderde productiviteit, inhuur van juristen en andere experts, boetes en andere juridische kosten.

Maak een businesscase voor onboarding

Er zijn verschillende formats om een businesscase te maken, zoals bijvoorbeeld de versie van NIMO Project Management Instituut. Wat moet er in ieder geval in moet staan:

  • Wat is de aanleiding voor de businesscase?
  • Wat zijn de alternatieve oplossingen en waarom is daar niet voor gekozen?
  • Waarom is het nodig om veranderingen door te voeren en hoe is de organisatie daarbij gebaat?
  • Wat zijn de kosten en de baten van de voorgestelde verandering?

Om een overtuigende businesscase te maken is het belangrijk om de business en de cijfers te kennen. Wat zijn de voornaamste KPI’s van de organisatie en hoe kan een succesvol onboardingprogramma eraan bijdragen om de doelstellingen te halen? Wat zijn de kosten en wat zijn de te verwachten resultaten?
Geef niet op wanneer het voorstel de eerste keer wordt afgewezen. Hou de communicatiekanalen met de directie en de rest van de organisatie open terwijl u ondertussen data verzamelt die uw voorstel ondersteunen.

Een businesscase voor onboarding maken, zodat de directie investeert in een goed onboardingprogramma, kost wat tijd en moeite. Deze investeringen zijn echter snel terugverdiend.

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels