artikel

Onboarding: het eigen maken van cultuur

Instroom

Onboarding: het eigen maken van cultuur

Een succesvol onboardingstraject kent verschillende stappen. Denk hierbij aan het managen van verwachtingen, het leren kennen van de regels, het introduceren van de bedrijfscultuur, het opbouwen van een netwerk en het echt eigen maken van de functie en de taken die daarbij horen. Dit artikel gaat in op stap 3: het eigen maken van de cultuur.

De redenen waarom organisaties een onboardingstraject implementeren voor nieuwe werknemers is vaak duidelijk. Ze willen dat een werknemer zo snel mogelijk productief is, willen dat de nieuwkomers zich betrokken voelen bij de organisatie en ze willen voorkomen dat de nieuwe medewerkers de organisatie al weer snel verlaten. Dit maakt dat het belang van cultuur in onboarding niet mag worden onderschat.

Lees ook:

Belang van cultuur in onboarding

Iemand kan alle benodigde vaardigheden hebben om een functie te vervullen, maar wanneer hij zich niet kan vinden in de normen en waarden of de ongeschreven regels van een organisatie, zal hij nooit echt een goede match worden. Een culturele fit tussen nieuwe werknemer en organisatie is daarom belangrijk. Dit is een factor die al ver voor de eerste werkdag een rol moet spelen om ervoor te zorgen dat werkgever en nieuwe werknemer geen onrealistische verwachtingen hebben.

 

Het is belangrijk om niet alleen te zoeken naar
kandidaten die de functie kunnen vervullen, maar
ook naar kandidaten die het werk willen doen

 

Onboarding in het selectieproces

Prof. dr. Lidewey van der Sluis schrijft in Het Selectieproces: “Ieder selectieproces is in beginsel gericht op het vinden van een kandidaat die aan het vooraf opgestelde programma van eisen (PvE) voldoet. Juryleden zullen daarom moeten beginnen met het ontwerp van een prototype of een profielschets waarin deze eisen terugkomen.

“De organisatiecultuur en de daarin gewenste waarden, normen en voorkeuren vormen daarbij het uitgangspunt. Zo’n schets van de gewenste kandidaat geeft aan naar welke verworven en ontwikkelde kwaliteiten wordt gezocht, zoals kennis, deskundigheid en vaardigheden.

“Naast aandacht voor gewenste kwaliteiten wordt er in het profiel notie gemaakt van de gewenste mentaliteit. Het is namelijk belangrijk om niet alleen te zoeken naar kandidaten die de functie zouden kunnen vervullen, maar ook naar kandidaten die het werk zouden willen doen. Drijfveren en loopbaanankers typeren de redenen waarom kandidaten willen werken.”

 

De interactie op veel bedrijfscarrièrewebsites ontbrak,
waardoor kandidaten niet konden checken of zij
bij het bedrijf zouden passen

 

Cultural fit tussen werkgever en werknemer

Het idee dat er een cultural fit moet zijn tussen werkgever en (nieuwe) werknemer, staat aan de basis van het Nederlandse bedrijf CompanyMatch. Directeur Bjorn Veenstra. “In mijn vorige bedrijf nam ik veel mensen aan”, zegt hij. “Ik merkte dat ik dat deed op basis van persoonlijkheid en niet op basis van cv.” Daarnaast signaleerde Veenstra dat de interactie op veel bedrijfscarrièrewebsites ontbrak, waardoor kandidaten ook niet de mogelijkheid hadden om te checken of zij bij het bedrijf zouden passen.

Honderden werkgevers in Nederland, België, Duitsland, Oostenrijk en het Verenigd Koninkrijk werken inmiddels met de tool van CompanyMatch. Deze tool laat kandidaten via een korte vragenlijst hun waarden invullen. Die worden weer gekoppeld aan de waarden die het bedrijf heeft ingevuld. Daarna bepaalt de tool in hoeverre er een match is tussen kandidaat en bedrijf op basis van onder andere de bedrijfscultuur.

Vier stappen naar cultuur in onboarding

In het rapport What’s Missing from Your Onboarding geeft LaSalle Network vier stappen om cultuur een rol te geven in het onboardingtraject:

  1. Leg verbindingen
  2. Zorg voor een gevoel van trots
  3. Focus op de bedrijfswaarden
  4. Deel de kleine dingen

1 Leg verbindingen

Zorg dat de nieuwe werknemers zo snel mogelijk formeel en informeel met hun collega’s in contact komen.

In het Grote Gesprekkenboek schrijven Jacco van den Berg en Mecheline Klijs over de ongeschreven regels: “De belangrijkste ongeschreven regels doet de nieuwe medewerker op door persoonlijke ervaring en observatie. Toch is de medewerker ook op zoek naar informatie over de bedrijfscultuur, waarden en normen, omgangsvormen en andere aspecten van het werken in de nieuwe organisatie. Goede informatie door middel van gesprekken met collega’s kan bijdragen aan een realistische beeldvorming over deze ongeschreven regels.”

 

Zijn er gekoesterde tradities of
hilarische anekdotes? Deel
ze op de eerste dag

 

2 Zorg voor een gevoel van trots

Wanneer nieuwe medewerkers direct een gevoel van trots voelen voor hun nieuwe werkgever, is de kans groter dat ze voor langere termijn aan de organisatie verbonden willen blijven. Vertel over de geschiedenis van het bedrijf, wie het heeft opgericht en waarom en hoe de organisatie zich in de loop der tijd heeft ontwikkeld. Waardoor is de organisatie succesvol geworden en hoe kan de medewerker hier in een rol in spelen? Is de organisatie juist een dynamische start-up? Vertel dan hoe jullie de markt gaan opschudden en de wereld gaan veranderen.

Zijn er gekoesterde tradities of hilarische anekdotes? De eerste dag is een prima moment om die te delen met de nieuwe medewerker. Geef de nieuwe medewerker verhalen en hoogtepunten die hij kan delen met anderen.

3 Focus op de waarden

Bedrijfswaarden moeten meer zijn dan woorden , goed verstopt in het welkomstpakket of het bedrijfsreglement. Zorg dat de principes en bedrijfswaarden een centrale rol spelen in de eerste dag van de nieuwe medewerker. Maak duidelijk hoe de bedrijfswaarden een rol spelen in het succes van de organisatie. Geef concrete voorbeelden.

Beperk de communicatie over bedrijfswaarden en principes niet tot de eerste dag. Bedrijfswaarden en ethische principes moeten regelmatig terugkomen in de communicatie en tijdens teamvergaderingen.

 

Wie de mores van het bedrijf
niet kent, zal zich nooit
echt betrokken voelen

 

4 Deel de kleine dingen

Bij het onboarden gaat het vaak om regels, om het invullen van formulieren en om het eigen maken van de werkwijze. Toch kunnen kleine dingetjes waar je misschien niet direct aan denkt, ervoor zorgen dat nieuwe werknemers zich eerder thuis voelen in de organisatie. Dat kan gaan om praktische zaken als waar haal je lekkere koffie en waar vind je de kantoorbenodigdheden.

Het kan ook gaan om ongeschreven regels. In het reglement staat misschien dat de werkdag eindigt om 17.30 uur. Maar als het gangbaar is dat iedereen nog even door gaat en dat juist in die late uren de samenwerking echt vorm krijgt, is het belangrijk dat de nieuwe medewerker dat weet. Wie de mores van het bedrijf niet kent, zal zich nooit echt betrokken voelen.

 

Verbind de missie van de organisatie
aan de doelstellingen en competenties
van nieuwkomers

 

Werken vanuit verbinding

Ook Ardiënne Verhoeven, auteur van het boek Onboarding – Blijvend succes van nieuwe medewerkers noemt het werken vanuit verbinding een van de twee belangrijkste voorwaarden voor goede onboarding.  Verhoeven geeft in haar boek vier praktische tips voor het leggen van verbinding:

  1. Zorg voor een krachtige, inspirerende centrale boodschap
  2. Strategie is voor iedereen, niet alleen voor de executives
  3. Neem strategie op in een persoonlijk onboardingsplan
  4. Leg een koppeling tussen de strategie en het eigen werk van de medewerker

Niet voor niets zet Verhoeven de inspirerende centrale boodschap op één. “Wat je als organisatie wilt bereiken, wordt verbonden aan wat je er als werknemer voor kunt betekenen. Wat is echt belangrijk en wat kan een nieuwkomer daaraan doen? Zo verbind je de missie aan de individuele doelstellingen en competenties van nieuwkomers. In die verbinding van het collectief met het individu zit de kracht.”

Reageer op dit artikel