artikel

Onboarding: een netwerk opbouwen

Instroom

Onboarding: een netwerk opbouwen

Een succesvol onboardingstraject kent verschillende stappen. Denk hierbij aan het managen van verwachtingen, het leren kennen van de regels, het introduceren van de bedrijfscultuur, het opbouwen van een netwerk en het echt eigen maken van de functie en de taken die daarbij horen. Dit artikel gaat in op stap 4: een netwerk opbouwen.

Bijna niemand werkt volledig solistisch. Werk is meer dan alleen het uitoefenen van je eigen taken, het is ook een sociale interactie. Wie geen aansluiting vindt bij de rest van het team of de organisatie, kan niet optimaal presteren.

 

Lees ook:

4 C’s van onboarding

In de vier C’s van onboarding neemt het netwerk, oftewel het creëren van connecties, een belangrijke rol in. De vier C’s zijn:

  • Compliance – Wat zijn de basisregels waar iedereen zich aan dient te houden?
  • Clarification – Wat is de rol van de nieuwe medewerker?
  • Culture – Iedereen moet bekend zijn met de missie, visie en waarden van de organisatie.
  • Connection – Elke organisatie kent zijn groepen, subgroepen en netwerken. Zorg dat nieuwe werknemers de sociale structuur van de organisatie kennen en er ook bekend mee zijn.

Lees ook: Onboarding, wat betekent het?

Een goed onboardingtraject zorgt ervoor dat mensen zich snel de manier van werken eigen maken die zorgt voor succes binnen de organisatie. De gewoontes en werkwijze die mensen in deze periode aanwennen, bepaalt dus voor een groot deel hun verdere loopbaan. Daarom is het belangrijk dat netwerken, connecties leggen en efficiënt samenwerken al in de onboardingfase een plek krijgt.

 

Door stress of tijdsdruk wordt vaak te
weinig of onjuist gecommuniceerd

 

Kwaliteit van samenwerken

Protime, een bedrijf dat is gespecialiseerd in gebied van tijdregistratie, personeelsplanning, toegangscontrole en social software, deed onderzoek onder duizend Nederlandse werknemers naar de kwaliteit van samenwerken. Hieruit blijkt hoe belangrijk het voor medewerkers is om een netwerk op te bouwen op het werk. Niet alleen voor de werknemers zelf, maar ook voor het bedrijf. Wie niet weet met wie hij moet samenwerken, wie welke bijdrage levert of hoe je efficiënt communiceert, is minder productief.

Slechte communicatie

Uit het onderzoek komt naar voren dat werknemers graag samenwerken, het liefst face-to-face. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken heeft veel voordelen, maar betekent ook dat collega’s elkaar minder vaak zien. Deze vervreemding op de werkvloer volgens Protime tot problemen. “Bijna een derde van de beroepsbevolking (32%) geeft aan collega’s niet goed te kunnen bereiken. Ook wordt er door stress of tijdsdruk vaak te weinig of onjuist gecommuniceerd, aldus 55 procent van de respondenten. Daarnaast wordt communicatie in de meeste organisaties slecht vastgelegd. Al deze factoren veroorzaken problemen. Zo zegt 59 procent dat slechte communicatie tot fouten leidt.”

Grootste frustratie

“De grootste frustratie als het gaat om samenwerking is dat men geen inzicht heeft in wat anderen bijdragen”, noteert Protime. “47 procent van de ondervraagden noemt dit. Daarnaast vindt 41 procent dat het communiceren met anderen veel tijd kost. Evenveel respondenten zeggen dat zij zelf meer bijdragen dan collega’s. Op de vierde plaats van frustraties in de samenwerking komt het terugzoeken van informatie, zoals gemaakte afspraken (39%).”

 

Betrokkenheid van het senior management en
collega’s bij onboarding komt langzaam
maar zeker op de agenda te staan

 

Onboarding gericht op sociale match

Het belang van netwerken is doorgedrongen in alle lagen van organisaties, signaleert het Top Employers Institute. Volgens het instituut komt dit mede doordat de aandacht bij onboarding niet langer voornamelijk is gericht op regels en procedures, maar steeds meer ook op cultuur, waarden en een sociale match.

Senior management betrokken bij onboarding

“Betrokkenheid van het senior management en collega’s bij onboarding komt langzaam maar zeker op de agenda te staan. Bij 95 procent van de respondenten in ons onderzoek hebben nieuwe werknemers aan het begin van hun onboardingstraject een gesprek met hun managers over hun rol. Bij 55 procent is er ook een ontmoeting met de ceo of een ander lid van het executive managementteam. Bij 66 procent van de respondenten krijgt een nieuwe medewerker een buddy toegewezen en bijna de helft stelt ook een mentor aan. We verwachten dat de rol van de mentor in de nabije toekomst verder zal toenemen.”

In de lijst met meest toegepaste methodes om de sociale integratie van een nieuwe werknemer te bevorderen, staat een ontmoeting met het executive management op inmiddels op de zesde plaats.

Werken met ‘insiders’

In haar rapport Onboarding new employees – Maximizing succes schrijft Taly N. Bauer: “Het ontmoeten van en werken met ‘insiders’, is een belangrijk aspect van het leren kennen van de organisatie. Nieuwe medewerkers moeten zich in sociaal opzicht comfortabel voelen en weten dat ze geaccepteerd zijn door hun medewerkers en hun leidinggevenden.

 

Integratie in het sociale netwerk, is positief
gerelateerd aan betrokkenheid en verloop

 

Integratie zorgt voor betrokkenheid

“Wanneer de onboarding van managers onsuccesvol verloopt, wijt naar schatting 60 procent dat vooral aan het feit dat het niet is gelukt om effectieve werkrelaties op te bouwen”, schrijft Willyerd. “Integratie in het sociale netwerk op de werkplek, is positief gerelateerd aan betrokkenheid en verloop. Gunstige uitkomsten van een onboardingtraject zijn bijvoorbeeld betere prestaties en meer plezier in het werk. Dit is zonder twijfel gerelateerd aan goede relaties met de overige leden van het team en met de leidinggevenden.”

 

Nieuwe medewerkers mogen hulp verwachten
van HR, maar moeten ook zelf actief bouwen
aan relaties binnen de organisatie

 

Eigen verantwoordelijkheid werknemers

“Nieuwe medewerkers mogen hierbij hulp verwachten van HR, maar ze moeten ook aan hun eigen onboarding werken door actief te bouwen aan relaties binnen de organisatie. Nuttige tactieken zijn onder andere:

  • Tijd vrijmaken om eens een praatje te maken met collega’s;
  • Het organiseren van informele sociale interacties zoals bijvoorbeeld lunches of een koffiepauze;
  • Deelnemen aan vrijwillig bedrijfsactiviteiten;
  • Proberen een relatie op te bouwen met een leidinggevende door extra verantwoordelijkheden op je te nemen en opdrachten met succes af te ronden.”

Wittebroodsweken

Wie wil dat een nieuwe medewerker een betrouwbaar en functioneel netwerk opbouwt, kan veel doen om daarbij te helpen, stelt Ardiënne Verhoeven, auteur van het boek Onboarding – Blijvend succes van nieuwe medewerkers. Het is niet voldoende om een rondje te maken en te roepen: ‘Hallo allemaal, dit is onze nieuwe collega Sofie’, schrijft Verhoeven. Op haar site Workwonders geeft Verhoeven twee stappen die in ieder geval onderdeel moeten uitmaken van de ‘wittebroodsweken’ van de nieuwe medewerker:

  • Koppel nieuwkomers op de eerste dag aan iemand waarmee hij iets gemeen heeft. Dat geeft een goed gevoel: Dezelfde studie, hobby of woonplaats.
  • Kijk wie de echte ‘connectors’ zijn in je organisatie: wie is degene die iedereen kent en weet wat iedereen doet. Koppel je nieuwe medewerkers in ieder geval aan een van hen voor een introductiegesprek. Zo leert hij snel nieuwe mensen kennen.

 

Kijk door de ogen van de nieuwkomer. Met
wie moet hij in contact komen om zijn
werk goed te kunnen doen?

 

Overzicht van sleutelfiguren

In haar boek diept Verhoeven dit verder uit: “Zorg voor een overzicht van sleutelfiguren voor een nieuwkomer. Kijk daarbij door de ogen van de nieuwkomer. Met wie moet hij in contact komen om zijn werk goed te kunnen doen? Wat voor rol kunnen deze mensen spelen? Een nieuwkomer kan deze inschatting zelf niet maken. Zeker voor rollen die buiten het directe werkveld van de nieuwkomer zitten.”

Sociale tools

Wanneer sociale tools op de juiste manier worden ingezet, kunnen zij nieuwe medewerkers helpen met een vliegende start. In de Harvard Business Review schrijft Karie Willyerd, onder andere auteur van het boek The 2020 Workplace, dat nieuwe werknemers voorafgaand aan hun eerste werkdag vaak alleen een paar mailtjes uitwisselen met HR of hun toekomstige manager.

Nieuwe beste vriend

Willyerd: “Bedenk je eens hoe het zou zijn als je lid kon worden van een actieve online community met andere nieuwkomers en werknemers die net begonnen zijn bij het bedrijf. In deze afgeschermde community kun je elkaar leren kennen, foto’s of video’s posten, praten over je hobby’s, tips krijgen over de organisatie en een band krijgen met tientallen mensen voordat je zelfs maar bent begonnen. Misschien ontmoeten mensen hier zelfs wel hun nieuwe beste vriend; volgens onderzoek van Gallop heeft dit allerlei voordelen, zoals bijvoorbeeld een 35 procent grotere kans dat medewerkers het heel belangrijk vinden om kwaliteit te leveren in hun werk.”
“Weten wat ze te wachten staat, vermindert de onzekerheid van nieuwe werknemers en zorgt ervoor dat ze voorbereid zijn om direct te beginnen en te leren”, aldus Willyerd.

Optimale resultaten

Het opbouwen van een netwerk in de onboardingsfase vraagt inspanningen van de werkgever en de werknemer. Wie echter streeft naar optimale resultaten, kan dit aspect van onboarding niet negeren.

Reageer op dit artikel