artikel

Onboarding: het leren kennen van het werk

Instroom

Onboarding: het leren kennen van het werk

Iedereen wil graag dat een nieuwe werknemer zo snel mogelijk is ingewerkt. De werkgever omdat dit de productiviteit ten goede komt, collega’s omdat dit de werkdruk vermindert en de nieuwkomer omdat hij zich dan echt onderdeel van de organisatie weet. Genoeg redenen dus om in het onboardingtraject aandacht te besteden aan het leren kennen van het werk.

Hoe lang het duurt voor een nieuwe medewerker is ingewerkt, hangt af van allerlei factoren. Welke ervaring heeft hij? wat voor soort werk gaat hij doen? Krijgt hij een training of wordt hij in het diepe gegooid en is het zwemmen of verzuipen?



Lees ook:

Kosten slechte inwerking

Tinqwise heeft op een rij gezet wat het kost wanneer een nieuwe medewerker niet goed wordt ingewerkt:

  • Het vervangen van één medewerker kost gemiddeld een bruto jaarsalaris (internationale cijfers spreken zelfs van één tot drie keer het jaarsalaris);
  • Zonder inwerktraject duurt het vaak een jaar voordat een medewerker dezelfde productiviteit heeft als de gemiddelde medewerker binnen het bedrijf;
  • Bedrijven die hun mensen niet goed inwerken kunnen een slechtere arbeidsmarktreputatie hebben.

Rol begrijpen

Een belangrijk aspect van onboarding is ervoor zorgen dat nieuwe werknemers hun taken en rol binnen de organisatie begrijpen, schrijft Talya N. Bauer in haar rapport Onboarding New Employees: Maximizing Succes. “Prestaties leiden onder onduidelijke verwachtingen. Een onderzoek onder werknemers in de Verenigde Staten en het Verenigd Koninkrijk toonden aan dat bedrijven jaarlijks ongeveer 37 miljard dollar verliezen doordat werknemers hun rol niet begrijpen.”

Onderzoek naar het onboardingproces bij Texas Instruments toonde aan dat werknemers die een verbeterd onboardingsprogramma hadden doorlopen, twee maanden sneller volledig productief waren dan werknemers in een traditioneel inwerkprogramma.

Begin voor de eerste werkdag

In hun boek Onboarding – How to Get Your New Employees Up to Speed in Half the Time schrijven George B. Bradt en Mary Vonnegut dat het echte werk begint ruim voor de eerste werkdag van de nieuwe medewerker. Iedereen die ooit aan een nieuwe baan is begonnen zonder dat zelfs maar de meest basale zaken – van internetaccount tot telefoonaansluiting – op orde waren, weet hoe verloren een nieuwkomer zich kan voelen.

Bradt en Vonnegut schrijven dat de kleinste dingen een grote indruk kunnen maken op nieuwe medewerkers. “Nieuwe werknemers zijn meestal hyperalert omdat ze zich in een onbekende omgeving bevinden. Maar ze missen de kennis die hun ervaren collega’s gebruiken om door het werk te navigeren. Nieuwe medewerkers weten niet  ‘hoe we de dingen hier doen’. Dat kan ervoor zorgen dat zelfs simpele dingen ingewikkeld lijken. Omdat je wilt communiceren dat de focus van de organisatie op echt werk ligt, zorg je ervoor dat zo veel mogelijk praktische zaken geregeld zijn voor de eerste werkdag. Om je medewerker een vliegende start te laten maken, moeten de eerste werkdag en de eerste werkweek over echt werk gaan, niet over administratieve ‘to-do’s’.”

Koppel onboarding aan leren en ontwikkeling

Aberdeen Group ziet vijf stappen in een succesvol onboardingprogramma: het communiceren van de kernwaarden van het bedrijf, het steunen van managers in het begeleiden van nieuwkomers, het mogelijk maken dat nieuwe medewerkers al voor hun eerste werkdag kunnen netwerken met hun toekomstige collega’s en het doortrekken van de onboarding in een traject voor opleiden en ontwikkelen. De combinatie van leren en inwerken komt er vaak een beetje bekaaid van af, concludeert Aberdeen Group.

In het rapport Welcome to the 21st Century, Onboarding! schrijft Aberdeen Group dat slechts 26 procent van de bedrijven in 2014 ervoor koos om onboarding en leren aan elkaar te koppelen. De best presterende organisaties deden dat volgens het onderzoek van Aberdeen Group wel. “Door middel van deze koppeling zijn de organisaties beter in staat om productiviteit en organisatiegroei te stimuleren. Door onboarding en leren te integreren, zeker met de aanvulling van self-service portals, stellen organisaties hun nieuwe medewerkers in staat om sneller te beginnen met training, hun vaardigheden op te bouwen en certificaten te behalen.”

5 aandachtspunten voor leren en onboarding

Docebo, een internationale aanbieder van learning management systemen, geeft HR vijf belangrijke aandachtspunten voor het koppelen van onboarding aan leren:

  1. Verbind uw opleidings- en ontwikkelingsstrategie aan korte- en langetermijnbehoeftes voor talent;
  2. Kies voor praktische leerinspanningen die passen bij uw organisatie;
  3. Zorg dat u de functie-eisen kent en zorg ervoor dat training relevant is en op het juiste moment wordt aangeboden;
  4. Weet wat de werknemers motiveert en beweegt en zorg dat de training daarop aansluit;
  5. Zorg dat de training vaardigheden oplevert die breder inzetbaar zijn dan alleen in de huidige functie. Dit levert meer loopbaanmobiliteit en medewerkersbetrokkenheid op en zorgt voor betere prestaties op de lange termijn.

Feedback is belangrijk

Hoewel iedereen erbij gebaat is dat een werknemer snel meedraait in de organisatie, is het niet verstandig een haastklus te maken van het inwerken. Ook wanneer het lijkt alsof de nieuwe werknemer zijn plek snel heeft gevonden, is het belangrijk om vinger aan de pols te houden.

In How to Train a New Employee to Be an All Star schrijft James Parsons dat je zeker in het begin elke week om de tafel moet zitten met een nieuwe medewerker. “Bespreek zorgen, geef feedback en vraag daar ook om, en zorg voor voortdurende communicatie. Je hoeft na de eerste paar maanden niet langer wekelijks bij elkaar te komen, maar maak wel duidelijk dat je altijd beschikbaar bent om te praten over zorgen over prestaties. Het draait er allemaal om dat je op de hoogte blijft en dat je creativiteit aanmoedigt.”

Duidelijke verwachtingen

Ook Bamboo HR wijst in The Definitive Guide to Onboarding op het belang van feedback en benadrukt daarbij dat dit opbouwend moet zijn: “Je moet vanaf het begin feedback geven aan een nieuwkomer. Mensen moeten het gevoel hebben dat je in hen investeert en in hun succes binnen de organisatie. Hoe moeten ze weten of hun werk voldoet aan de verwachtingen, als je hun werk niet beoordeelt en ze vertelt of ze het goed doen of hoe ze het beter kunnen aanpakken? En als ze de dingen snel oppakken en je verwachtingen overtreffen, vertel ze dat dan!”

Het complimenteren van goed werk is meer dan de nieuwe werknemers bedanken, stelt Bamboo HR: “Het is een manier om te zeggen wat ze goed doen, zodat ze weten welk gedrag ze inde toekomst moeten herhalen. Wees specifiek.”

Voordat nieuwe werknemers zich het werk succesvol eigen kunnen maken, moeten weten hoe succes eruit ziet in de organisatie: is dat het binnenhalen van een bepaald aantal leads? Gaat het erom dat ze een project niet verprutsen? “Mensen moeten weten wat je wilt. Vertel herhaaldelijk wat je verwachtingen zijn, controleer dat ze het begrijpen en vraag of ze hun instructies liever schriftelijk of mondeling krijgen.”

Let op het tempo

Training moet volgens Bamboo HR passen bij de werknemer. Ook daarom is het belangrijk om in gesprek te blijven. Zo weet je zeker dat je met de beste bedoelingen de nieuwkomer niet overweldigd met het tempo waarin hij zich dingen eigen moet maken.

Dat gezegd hebbende, is het niet productief om te voorzichtig om te gaan met het inwerken van nieuwe medewerkers. Uit onderzoek van Bamboo XR blijkt dat 43 procent van de werknemers zei dat ze zich het werk sneller eigen zouden maken en sneller productief zouden zijn als ze snel zelf met een project mochten beginnen.

Inwerken is een wisselwerking

Onboarding is een wisselwerking. De werknemer spant zich in om zo snel mogelijk een goede bijdrage te leveren aan de organisatie. Maar dat lukt alleen wanneer de organisatie hem daarbij ondersteunt. De rekening voor slechte onboarding kan tienduizenden euro’s per jaar bedragen. Het op een goede manier inwerken van de nieuwe medewerker vergroot de kans dat deze snel productief is, zich betrokken voelt bij de organisatie en minder snel vertrekt.

 

Reageer op dit artikel