Reiskostendeclaraties zonder trammelant door automatisering

Vanuit goed werkgeverschap wilt u de reiskosten van alle medewerkers zoveel mogelijk snel en juist vergoeden, maar wist u dat dit in de praktijk soms behoorlijk in de papieren kan lopen? Sommige bedrijven zijn meer geld kwijt aan de administratie van een declaratie, dan de daadwerkelijke hoogte van de declaratie. Dat is natuurlijk zonde, én het kan gelukkig anders.

Reiskostendeclaraties zonder trammelant door automatisering

Een voorbeeld ter verduidelijking: een bedrijf met vijftig medewerkers, die in verschillende frequenties reizen voor woon-werk of voor zakelijke afspraken. Een groot deel van de medewerkers maakt daarbij gebruik van verschillende vervoersmiddelen (vandaag de auto, morgen een deelauto, overmorgen een dienstreis met de trein). Medewerkers dienen hun reiskosten (en overige kosten) in aan de hand van een helder proces: ze kopiëren de bonnetjes of scannen deze in, verwerken de gemaakte reisbewegingen digitaal of aan de hand van een declaratieformulier. Al deze declaraties moeten verzameld, geaccordeerd, geordend en verwerkt worden.

Declaraties reiskosten een vrolijke chaos

In het ideale geval gebruiken alle medewerkers gewoon dezelfde leaseauto en houdt iedereen de reizen correct bij. Maar het ideale geval bestaat niet. In de praktijk zijn declaraties van reiskosten vaak een vrolijke chaos. En is het voor de manager en HR behoorlijk jongleren met verschillende administraties om alles correct af te handelen. Het lastige daarbij is ook nog ‘s dat declareren een hygiënefactor is: als het goed gaat hoor je niks, maar als het misgaat, is er trammelant.

Er zijn maar weinig medewerkers die je in de
pauze hoort zeggen: ‘Heerlijk, vanmorgen
weer zó
fijn m’n declaraties ingediend.’

Administratie kost meer dan declaratie zelf

Mobiliteit is vaak de tweede of derde kostenpost voor een bedrijf. En daar komen dan regelmatig nog verborgen kosten bij, zegt Marco van Dijke van onafhankelijk mobiliteitsplatform YOR24: “We hebben weleens berekend dat een traditionele handmatige declaratie meer dan 20 euro kost om te verwerken. Ook wanneer een treinritje maar zeven euro heeft gekost.”

Wat het voor HR lastig maakt is dat de diversiteit zo groot is: “Bij verschillende vervoersmiddelen en aanbieders van mobiliteitsdiensten heb je verschillende leveranciers, met verschillende kostenpatronen, verschillende gebruikersvoorwaarden én verschillende pasjes. Bovendien komt de fiscus ook af en toe meegluren, wat het allemaal behoorlijk complex maakt. Voor je het weet ben je twee keer zoveel tijd en geld kwijt aan de administratiekosten rondom reizen, dan aan het reizen zelf.”

Onbegrip en gezeur

Daarbij komt dat medewerkers hun reiskostenadministratie zelden leuk vinden. Er zijn maar weinig medewerkers die je in de pauze hoort zeggen: ‘Heerlijk, vanmorgen weer zó fijn m’n declaraties ingediend.’ Van Dijke: “Niet alleen werknemers vinden het proces ineffectief, ook werkgevers vinden het traditionele proces tijdrovend. Ze krijgen moeilijke vragen, en wanneer het een keer misgaat is er veel onbegrip en gezeur.”

Er zijn in de markt meerdere aanbieders te vinden
die het gebruik van mobiliteitsvoorzieningen
in één systeem samenvoegen

Automatiseren van mobiliteitsbeleid

Door veel handmatige handelingen en controles uit het declaratieproces te snijden – door slim te automatiseren – kan veel gewonnen worden. Daarmee zorg je dat beleid wordt nageleefd en zowel medewerker als werkgever zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan het indienen, verwerken en betaald krijgen van declaraties.

“Er zijn in de markt meerdere aanbieders te vinden die het gebruik van mobiliteitsvoorzieningen in één systeem samenvoegen. Niet in alle gevallen zijn hierin de kaders van het mobiliteitsbeleid verwerkt, zodat declaraties automatisch worden getoetst aan wat de medewerker wel of niet zakelijk mag declareren. Het automatiseren van mobiliteitsbeleid verlaagt de kosten, vermindert fouten en geklaag en verhoogt de hoeveelheid uren die medewerkers weer aan hun primaire taken kunnen besteden vanwege het gemak dat ze ervaren.”

Lees meer over

Kinderopvangtoeslag: dit moet je als werkgever weten

Kinderopvangtoeslag: dit moet je als werkgever weten

Werkende ouders kunnen dit jaar gemakkelijker aanspraak maken op kinderopvangtoeslag. Waar zijn je werknemers met jonge kinderen op dit moment aan toe?

Foto: Alexandr Ivanova | Pixabay

Zo maak je je personeelsbestand divers

Streef je naar een organisatie met meer kleur? Dan worstel je wellicht met enkele vragen. Bijvoorbeeld: hoe overtuig je kandidaten dat ze echt welkom zijn? Technisch consultancybedrijf de Fitch Group heeft hier ervaring mee.

Overname? Dit is wat er geldt voor uitzendkrachten

Overname? Dit is wat er geldt voor uitzendkrachten

Bij een overgang van onderneming, wat er geldt er dan voor uitzendkrachten? Gaan zij ook mee over?

Wijziging Participatiewet: meer uniformiteit

Wijziging Participatiewet: meer uniformiteit

De Participatiewet is aangepast om belemmeringen bij werkgevers weg te nemen. Daardoor moet het makkelijker worden om iemand met een arbeidsbeperking aan te nemen. Zo moet het aanvragen van subsidies of hulpmiddelen bij elke gemeente hetzelfde zijn.

Cédric Verschooten en Michael Neefs:  "We hebben dus betere kandidaten en minder bureaucratie, wat zorgt voor een betere ervaring."

Zo verbeterde en versnelde de Brusselse overheid het wervingsproces

Het Brussels hoofdstedelijk gewest weet met het initiatief Talent.brussels succesvol mensen aan te trekken voor overheidsbanen in tijden van enorme schaarste. De drijvende kracht daarachter is het HR-platform MyTalent, dat een persoonlijke...

Wet gelijke kansen bij werving en selectie - wat HR moet weten

Wet gelijke kansen bij werving en selectie - wat HR moet weten

Werkgevers moeten vastleggen hoe zij ervoor zorgen dat hun sollicitatieprocedure objectief verloopt, zodat er geen sprake is van discriminatie. Dat staat in het wetsvoorstel Wet gelijke kansen bij werving en selectie. Wat betekent deze wet voor HR?

AOW-leeftijd in 2028 met drie maanden omhoog

AOW-leeftijd in 2028 met drie maanden omhoog

In 2024 tot 2027 staat de AOW-leeftijd op 67. Carola Schouten (ChristenUnie), minister van Pensioenen, laat nu in een Kamerbrief weten dat de AOW-leeftijd vanaf 2028 op 67 jaar en drie maanden komt te staan.

Foto: Mediamodifier | Pixabay

Overgangsregeling Oekraïners in loondienst vervalt

Gevluchte Oekraïners die in Nederland in loondienst werken, vielen tot voor kort onder een overgangsregeling. Vanaf 1 november vervalt die regeling en mogen ze alleen in loondienst werken als ze van de IND een sticker of een O-document hebben.