nieuws

Werken waar je laptop staat

Instroom

Kenmerkend voor Het nieuwe werken is de vrijheid om te bepalen waar je werkt, wanneer je werkt en hoe je werkt. Naast veel voordelen brengt dat ook veel veranderingen met zich mee. De invoering ervan doet een groot beroep op ict, de facilitaire dienst en hrm. Wat kun je zoal tegenkomen?

Werken waar je laptop staat

Bij binnenkomst pakt de medewerker zijn spullen uit de locker en kiest de werkplek die op dat moment het beste past bij zijn activiteiten: een stilteruimte, een vergaderkamer, de kantoortuin, een zitje of de koffiecorner. Of misschien werkt hij vandaag wel thuis, waar hij vanaf een volledig ingerichte thuiswerkplek met zijn laptop en mobieltje direct in contact staat met collega's en klanten.
Het nieuwe werken (HNW) betekent dat je werkt waar je laptop staat. De it-infrastructuur wordt dus draadloos. Ook zijn goede (beveiligde!) verbindingen met de thuiswerkplek nodig. Geef iedere werknemer alleen toegang tot die bestanden waar hij mee mag werken. Anderzijds: in Het nieuwe werken moeten collega's steeds vaker post voor collega's afwerken, zodat het werken met wachtwoorden onder druk komt te staan. De vraag is zelfs of zakelijke post niet aan elke medewerker van de afdeling gericht moet zijn.
Een eigen bureau is verleden tijd, dus ook eten op de werkplek. Dat scheelt weer schoonmaakkosten! Investeer in verstelbaar meubilair, iedereen moet immers overal gemakkelijk en ergonomisch verantwoord kunnen werken. Vergeet daarbij ook de thuiswerkplek niet. De kosten daarvan worden – binnen afgesproken grenzen – betaald door het bedrijf. Thuiswerkers hebben wel een overname- of inleververplichting als ze vertrekken.
Verruil archiefruimte en kasten voor digitaal archiveren en persoonlijke flexkoffers. De ervaring leert dat 75 procent van het papieren archief weg kan. Eén meter plankruimte per persoon is doorgaans voldoende.

Pluspunten
• Omdat medewerkers alleen op het kantoor werken als het nodig is en niemand meer een vaste werkplek heeft, zijn er minstens 20 tot soms wel 35 procent minder vierkante meters en werkplekken nodig. Het gemiddelde vloeroppervlak per persoon daalt tot circa zeven vierkante meter, terwijl de huisvestingskosten al snel met een derde afnemen. Bovendien ben je verlost van veel interne verhuizingen. Toch kan een HNW-organisatie door slim inplannen bij groei gemakkelijk 75 tot 85 procent van het aantal personeelsleden (dus niet fte's) een werkplek bieden.
• Minder reiskosten, reistijd, CO2-uitstoot, parkeerplekken en files. Men reist alleen naar de werkplek als dat echt nodig is, en dat is vaak nog maar 50 tot 70 procent van wat men gewend was.
• Meer plezier in het werk dat meer vrijheden biedt. Dat vergroot de motivatie, verlaagt het verzuim en verloop, en ook neemt het interne verzuim – wel aanwezig maar niet productief zijn – af. Gemiddeld stijgt de productiviteit met meer dan 25 procent.
• Het nieuwe werken maakt organisaties aantrekkelijker, waardoor zij gemakkelijker aan personeel komen. Het aantal open sollicitaties neemt fors toe. Omdat hiërarchische structuren er een andere inhoud hebben, trekt dit vooral de jongste generaties die vrijheid, vertrouwen en verantwoordelijkheid hoog in het vaandel hebben.
• De eerste voorzichtige ervaringen duiden op een afname van het aantal leidinggevenden. Leidinggeven op afstand kost veel minder tijd.

Maar ook
• Met het verdwijnen van hiërarchische structuren verdwijnen ook de zekerheden. Werken buiten het gezichtsveld van de leidinggevende betekent voor velen, zowel leidinggevenden als medewerkers, een grote omschakeling.
• Vrijheid en vertrouwen staan aan de basis van Het nieuwe werken. Dat veronderstelt wel dat medewerkers hun verantwoordelijkheid nemen. Onderpresteren leidt tot een snelle verwatering van normen en waarden. Dat vereist een volledig ander beoordelingssysteem, gebaseerd op output in plaats van input (zie onder). Vooral in non-profitorganisaties betekent dit een enorme cultuuromslag. Zonder training ontstaat hier gemakkelijk een vrijblijvende cultuur, waardoor de productiviteit juist daalt.
• De kosten van de infrastructuur (laptop met online verbinding, mobieltje, inrichting van de thuiswerkplek) zijn fors. Plus: extra digitale beveiligingskosten, meer vaste en variabele telefoonkosten, meer afspraken over onderling overleg, veel zorg voor de juiste informatie op de juiste plaats en tijd, en: niet iedereen wil of kan mee.

Output-gericht
Het nieuwe werken staat of valt met Smart-afspraken over output. De performance-managementcyclus vormt het vertrekpunt voor leidinggevenden. In het planningsgesprek maken medewerker en leidinggevende Smart-afspraken over enerzijds de te behalen resultaten en anderzijds over concrete activiteiten die de medewerker onderneemt om de voor zijn functie relevante competenties verder te ontwikkelen. In het voortgangsgesprek halverwege de rit kijken zij samen of de gemaakte afspraken nog steeds realistisch zijn en of de medewerker op schema ligt. Zo nodig vindt bijsturing plaats. In het beoordelingsgesprek ten slotte oordeelt de leidinggevende over de mate waarin de afspraken zijn gerealiseerd.

Arbeidsvoorwaarden
Het invoeren van Het nieuwe werken is een goed moment om de bestaande arbeidsvoorwaarden eens tegen het licht te houden. Vaak kun je met minder regels toe. Let onder meer op: de aard en duur van de overeenkomst; resultaatgerichte functiebeschrijvingen; standplaats; wat je vastlegt over de (gemiddelde) arbeidsduur per dag of week; (variabele) werktijden en pauzes; salarisschaal en periodieken; de gevolgen voor het salaris als men targets niet haalt; eventuele andere verbanden tussen salaris en prestatie; overwerkvergoeding; onkostenvergoedingen (zoals voor de inrichting van de thuiswerkplek en de terugbetalings- en inleververplichtingen bij vertrek); reiskostenvergoeding; telefoonkostenvergoeding plus eventuele eigen bijdrage; ongevallenverzekering (uitbreiding door thuiswerk?); verhuisvergoeding (extra vergoeding voor de thuiswerkplek?), etcetera.

Loek van den Broek is participant in HR & management, opleidingen en adviezen (www.hrman.nl), dat informatiebijeenkomsten over Het nieuwe werken organiseert.

Kader
Spelregels
Of je nu leidinggevende, medewerker of hrm'er bent, Het nieuwe werken werkt alleen als iedereen zijn verantwoordelijkheid neemt. Dus:
• Ruim elke dag overal je rommel op.
• Zorg dat een klant je goed kan bereiken of dat je binnen vier uur terugbelt.
• Spreek anderen aan op gedrag dat jou belemmert je werk goed te doen (zoals te hard praten, zaken van klanten traag afwerken, onnodig overleg en te weinig zelf beslissen, etcetera).
• Het nieuwe werken betekent samenwerken. Spreek elkaar aan op ‘ik eerst gedrag'.
• Alles draait om vertrouwen. Managers moeten meteen ingrijpen als het daaraan ontbreekt.
• Spreek systematisch doelen af en reken mensen daar ook op af. Wie zijn targets niet haalt of zijn afspraken niet nakomt, moet vertrekken.
• Periodiek klanttevredenheidsonderzoek, maar ook medewerkerstevredenheidsonderzoek, helpt enorm om het functioneren van Het nieuwe werken te evalueren. Dan moet je er uiteraard ook wel echt iets mee doen.

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels