nieuws

WKR en studiekosten: 5 vrijstellingen

Instroom

Hoe vallen studie- en bijscholingskosten onder de WKR? 5 vrijstellingen.

WKR en studiekosten: 5 vrijstellingen

Na vier jaar kwam afgelopen januari the point of no return voor de werkkostenregeling: de overgangsfase is voorbij. Voor veel verschillende kostenposten bestaat bij HR echter nog steeds de vraag: hoe vallen deze kosten onder de regeling? Roxanna Helsloot en Jasminka Jasarevic, adviseurs bij accountantbureau PwC, helderen de post ‘studiekosten’ voor u op.

In onze praktijk HR-medewerkers ons regelmatig vragen over scholingskosten voor werknemers en het fiscaal effect daarvan onder de werkkostenregeling. In dit artikel gaan we hier nader op in, waarbij wij niet alleen studiekosten beschrijven maar ook zaken zoals de inschrijving in een beroepsregister, de EVC-procedure, vakliteratuur en outplacement.
Per 1 januari 2015 is uw organisatie verplicht de werkkostenregeling toe te passen. De werkkostenregeling houdt in dat uw organisatie voor een bedrag van 1,2 procent van de totale fiscale loonsom — het zogenoemde forfait — onbelast vergoedingen en verstrekkingen mag doen aan het personeel. Over het meerdere aan vergoedingen dient uw organisatie een eindheffing van 80 procent af te dragen. Voor enkele posten waarbij het zakelijk karakter overheerst (waaronder ook opleidings- en scholingskosten) geldt onder bepaalde voorwaarden een vrijstelling. Deze posten komen onder de werkkostenregeling niet ten laste van het forfait.
Hoewel de werkkostenregeling in het algemeen een regeling op werkgeversniveau is, geldt voor vrijstellingen (zoals een zakelijk seminar) een vastlegging op werknemersniveau. Daarnaast is van belang dat op uw organisatie altijd de bewijslast rust als gebruik wordt gemaakt van een vrijstelling. Met andere woorden: u moet kunnen aantonen waarom het seminar zakelijk was. Dit kan bijvoorbeeld aan de hand van de omschrijving van het seminar, de agenda, aanwezigheid van externen.

TIP: Blijf op de hoogte van alle wetgeving op personeelsgebied op de HR-wetgeving actualiteitendag op 19 maart. 

1. WKR vrijstelling: opleiding/studie

Het vergoeden van een studie of opleiding aan een werknemer is onder de werkkostenregeling vrijgesteld als de studie door de werknemer wordt gevolgd met het oog op verbetering van de maatschappelijke positie in financieel-economisch opzicht. De werknemer moet de opleiding dus volgen in het kader van het nastreven van een carrière in een bepaald vakgebied en niet voor bijvoorbeeld hobbydoeleinden. De werknemer moet door het volgen van de opleiding beogen daardoor inkomen te verwerven. Ook voor het volgen van de EVC-procedure (procedure erkenning verworven competenties) geldt een vrijstelling.

Lees ook: Werkkostenregeling: 4 vragen opgehelderd
Lees ook: Werkkostenregeling: meer ruimte voor bedrijfsfeest
Lees ook: WKR staat internetvergoeding thuiswerkers toe

2. WKR vrijstelling: beroepsvereniging en outplacement

Voor de inschrijving in een beroepsvereniging of kwaliteitsregister geldt ook een vrijstelling. Deze vrijstelling geldt niet louter voor wettelijke of door het beroepenveld voorgeschreven beroepsregisters — zoals bijvoorbeeld het BIG-register voor zorgverleners — maar ook voor beroepsregisters en -verenigingen die zorgdragen voor voldoende kwaliteitsborging. Een voorbeeld hiervan is het verplichte lidmaatschap aan de NOB (de Nederlandse Orde van Belastingadviseurs) voor belastingadviseurs van PwC. De kwaliteitsborging moet blijken uit een samenstel van factoren, zoals het enkel toelaten van leden die voldoen aan bepaalde eisen van deskundigheid en/of het opleggen van scholing. Dit laatste gebeurt bijvoorbeeld in de vorm van de eis dat er PE-punten dienen te worden behaald. Het lidmaatschap, dat puur ziet op het inwinnen van beroepsgerelateerde informatie, valt dan ook niet onder deze vrijstelling.
Ook outplacementkosten, die bijvoorbeeld de persoonlijke vaardigheden van een werknemer versterken in het kader van het vinden van een nieuwe baan, vallen onder een vrijstelling.

3. WKR vrijstelling: cursussen en vakliteratuur

Een cursus, congres, excursie of studiereis, maar ook vakliteratuur is onbelast als het gaat om onderhoud en verbetering van kennis en vaardigheden ter vervulling van de dienstbetrekking. Voor een medewerker van HR is bijvoorbeeld een ‘workshop werkkostenregeling’ vrijgesteld. Bij vakliteratuur moet het gaan om voor de beroepsgroep specifiek van belang zijnde literatuur. Denk bijvoorbeeld aan een abonnement op SalarisMagazine voor een manager salarisadministratie.

4. Cafetariaregeling (uitruil)

Het is onder de werkkostenregeling nog steeds mogelijk om de werknemer (een deel van) de kosten voor bijvoorbeeld een studie te laten betalen met bruto loon. Het effect hiervan is dat deze uitruil van bruto loon de grondslag van het forfait van de werkkostenregeling verlaagt. Dit effect is echter beperkt tot slechts 1,2 procent van het bruto loon dat wordt ingezet in de cafetariaregeling.
Maar heeft uw organisatie de huidige cafetariaregeling ook al in het licht van de werkkostenregeling bekeken? Zo kon de fiets voorheen onder voorwaarden onbelast worden uitgeruild, terwijl de fiets onder de werkkostenregeling in beginsel in het forfait van de werkkostenregeling valt. Wij adviseren dan ook het effect van de werkkostenregeling op uw huidige cafetariaregeling in kaart te brengen.

5. WKR vrijstelling: reiskosten en studie

Voor reiskosten, die worden gemaakt in het kader van een vrijgestelde studie, geldt de reguliere onbelaste kilometervergoeding van € 0,19 per kilometer. Ontvangt de werknemer een hogere kilometervergoeding, dan is het meerdere belast loon dat u ook ten laste van het forfait van de werkkostenregeling mag brengen. Maakt de werknemer gebruik van openbaar vervoer, dan mogen de werkelijke kosten hiervan worden vergoed. Ook verblijfskosten in het kader van een vrijgestelde cursus, zoals overnachtingskosten en maaltijden, kunnen onbelast worden vergoed.

Tot slot: de werkkostenregeling verandert het fiscale effect van kosten in het kader van scholing van werknemers niet. De voorwaarden, zoals die er waren, blijven ook onder de werkkostenregeling van kracht en houden over het algemeen in dat het zakelijk karakter moet overheersen. Bij twijfel kan de werkgever de vergoeding uiteraard voorleggen aan zijn adviseur.

Over de auteurs: Roxanna Helsloot en Jasminka Jasarevic zijn adviseurs Human Resources Services bij PwC.

 

 

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels