nieuws

Keuzebudget: waar moet u op letten?

Instroom

In steeds meer cao’s worden afspraken gemaakt over het individueel keuzebudget. Voor de werkgever betekent het keuzebudget minder regels en met behulp van een goed e-HRM-systeem ook minder administratie. 5 tips om de zaken goed te regelen.

Keuzebudget: waar moet u op letten?

Binnen de publieke sector gaan de provincies Friesland, Groningen, Gelderland en Limburg, de gemeenten en de sector Welzijn met ingang van 1 januari 2016 over op het individueel keuzebudget. Koen de Rooij, manager consultancy en opleidingen van Driessen HRM, geeft 5 tips om te zorgen voor een soepele invoering.

Tip 1. Kijk naar welke lokale regelingen nog passen

“De invoering van het individueel keuzebudget is een mooi moment om te bekijken welke regelingen nog passen bij een eigentijds beloningsbeleid. Zo kun je je arbeidsvoorwaardenbeleid opschonen. Een voorbeeld van zo’n regeling is het bovenwettelijk leeftijdsverlof, waarbij een medewerker op basis van leeftijd recht heeft op een aantal extra vrije uren. Misschien wil die medewerker dat verlof wel helemaal niet en besteedt hij of zij dat veel liever aan een ander doel. Het integreren van lokale arbeidsvoorwaarden in het individueel keuzebudget kan meteen op 1 januari 2016, maar kan ook later gebeuren. Voor medewerkers is het misschien overzichtelijker dat niet meteen alles verandert. Het is goed om te kijken naar een passende overgang van de regelingen en een juiste afstemming daarover in het lokaal overleg.”

 Tip 2. Pas de administratie aan op de nieuwe regeling

“Je hebt bij het individueel keuzebudget steeds een uitwisseling tussen bronnen en doelen. Een bron is bijvoorbeeld de eindejaarsuitkering. Doelen zijn onder meer verlof kopen, het uitbetalen van het opgebouwde budget, of er een opleiding mee vergoeden. Er moet een sluitende cyclus zijn tussen het individueel keuzebudget en het personeelsinformatie- en verlofsysteem. Als bijvoorbeeld bovenwettelijk verlof als bron in geld aan het keuzebudget wordt toegevoegd, moet het niet ook als verlof in tijd worden toegekend. Die bron-doel-uitwisseling moet je verder goed ondervangen in je salarissysteem en daar vervolgens ook helder over communiceren via de loonstrook. Dan is het voor medewerkers direct duidelijk dat het goed verwerkt is in de administratie.”

Tip 3. Kies een goed e-HRM-systeem

“Meer keuzes betekent meer transacties, dus kies voor een systeem waar je heel eenvoudig en liefst automatisch het keuzebudget in kan verwerken. En een systeem dat de keuzes ook 1 op 1 doorvoert in de loon- en verlofadministratie. Verder dient het systeem de medewerker duidelijk te informeren: wat betekent het keuzebudget voor jou, welke zaken komen er op je af? Ook moet de simulatie goed zijn, dus dat iemand ziet wat er gebeurt als hij of zij een keuze maakt en wat de gevolgen van die keuze zijn. Zorg ten slotte ook voor goed beheer. Wanneer een medewerker plotseling komt te overlijden, dan moet het niet zo zijn dat zijn keuze automatisch doorloopt. Je moet altijd handmatig kunnen ingrijpen. Zo’n e-HRM-systeem hoeft niet op maat te worden gemaakt, er zijn standaardoplossingen die goed voldoen. Mijn advies zou zijn: kijk altijd naar een bestaande oplossing waarin ruimte is voor flexibiliteit binnen de standaard.”

Tip 4. Kijk naar de fiscale aspecten

“Het is belangrijk om de fiscale consequenties te onderzoeken bij de invoering van het individueel keuzebudget. Het doel waarvoor een medewerker het kan gebruiken, kan bijvoorbeeld ook onder de werkkostenregeling vallen. Mijn advies: leg de lokale regeling voor aan de Belastingdienst. Dan weet je zeker dat je geen dingen doet die niet in samenspraak zijn met fiscale regelgeving. ”

Tip 5. Communiceer tijdig naar medewerkers

“Voor de organisaties die op 1 januari 2016 overgaan op het individueel keuzebudget is het belangrijk dat ze ruim voor die tijd communiceren aan medewerkers dat de veranderingen er aan gaan komen. Maak mensen dan ook vooral attent op de voordelen in plaats van het te zien als een noodzakelijk kwaad. Voor de medewerker geeft het individueel keuzebudget meer regie op de arbeidsvoorwaarden en eenvoudiger inzicht in welke keuzes hij of zij kan maken. Maak van de invoering een mooi communicatiemoment. Houd workshops, bedenk een mooie campagne, maak filmpjes om de informatie te laten landen. Ofwel: wees creatief.”

Dit artikel wordt mede mogelijk gemaakt door Driessen HRM

 

 

 

 

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels