nieuws

WKR: 6 nieuwe wijzigingen op een rij

Instroom

Er wijzigen opnieuw een aantal zaken in de Werkkostenregeling. Waar moet u op letten?

WKR: 6 nieuwe wijzigingen op een rij

De Belastingdienst maakte begin deze maand een aantal nieuwe wijzigingen bekend in het Handboek Loonheffingen 2015, die de Werkkostenregeling (>PW De Gids Vakbase) raken. Het gaat om kleine wijzigingen in Werkkostenregeling voor 2015 in de eindheffing werkkostenregeling, de gebruikelijkheidstoets en de cafetariaregeling. Hier moet u op letten:

Wijziging WKR 1: Eindheffing werkkostenregeling

De tekst is wat anders opgebouwd door aan te geven wat u op collectief niveau en op werknemersniveau moet administreren. Voor de eindheffing werkkostenregeling (zie hoofdstuk 8) moet u in ieder geval het volgende in uw administratie bijhouden:

op collectief niveau:

  • alle loonbestanddelen die u aanwijst als eindheffingsloon
  • de berekening van de eindheffing als u boven de vrije ruimte uitkomt

per werknemer:

  • gerichte vrijstellingen, die u hebt aangewezen als eindheffingsloon

U houdt alle loonbestanddelen die u aanwijst als eindheffingsloon dus op collectief niveau bij in uw administratie, ook als het gaat om eindheffingsloon voor een gerichte vrijstelling. U boekt het eindheffingsloon niet per werknemer in de loonstaat. Zie paragraaf 4.6 voor meer informatie over vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen.

Lees ook: WKR: top 5 best gelezen artikelen
Lees ook: Werkgever kent WKR nog steeds niet

Wijziging WKR 2: Gebruikelijkheidstoets

De tekst van de gebruikelijkheidstoets (paragraaf 4.2) is aangepast. De gebruikelijkheidstoets houdt in dat de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die u aanwijst als eindheffingsloon (bijvoorbeeld door ze in uw administratie op te nemen als eindheffingsloon), niet meer dan 30 procent mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.

Bij deze toets kijkt u in ieder geval naar:

  • de soort vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen en de waarde ervan
  • de hoogte van de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen
  • wie de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen krijgen

De gebruikelijkheidstoets is voor bijzondere situaties. Als u twijfelt, doet u het volgende:

  • U beoordeelt de aanwijzing als eindheffingsloon van iedere vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling op gebruikelijkheid. Toets de aanwijzing in ieder geval aan de bovenstaande 3 criteria.
  • U beoordeelt in de loop van het kalenderjaar het totaal van alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen. Als dit totaal meer dan 30 procent ongebruikelijk is, is het bedrag boven de 30 procent-grens loon van de werknemer. Dat kan dus ook al bij de eerste vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling het geval zijn.

Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar beschouwen wij in ieder geval als gebruikelijk. Als wij vinden dat de aanwijzing als eindheffingsloon van de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen ongebruikelijk is, moeten wij dat aantonen. U kunt dan toelichten waarom de aanwijzing als eindheffingsloon toch gebruikelijk is.

Voorbeeld 1
U hebt een middelgroot bedrijf en geeft uw werknemers met kerst een flatscreentelevisie. Binnen uw sector is het gebruikelijk dat het personeel met kerst een duur cadeau krijgt en dat dit cadeau wordt aangewezen als eindheffingsloon. U mag de flatscreentelevisie volledig aanwijzen als eindheffingsloon.

Voorbeeld 2
U geeft uw werknemers met kerst een kerstpakket. De directeur heeft net zijn vliegbrevet gehaald en hij vertelt altijd gepassioneerd over zijn hobby. U geeft de directeur met kerst een zelfbouwpakket van een sportvliegtuig van € 25.000. Een kerstpakket van € 25.000 is niet gebruikelijk: de waarde van het pakket wijkt meer dan 30 procent af van de waarde van pakketten die andere werkgevers in vergelijkbare omstandigheden aan hun directeuren geven. Het is dus ook niet gebruikelijk om dit kerstpakket volledig als eindheffingsloon aan te wijzen. U rekent het deel van de verstrekking dat meer dan gebruikelijk is, tot het loon van de directeur.

Wijziging WKR 3: De werkkostenregeling in het kort

Onder de kop ‘De werkkostenregeling in het kort’ zijn wat tekstuele aanpassingen doorgevoerd. In deze paragraaf leest u welke stappen u moet nemen als u vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in uw vrije ruimte wilt onderbrengen:

stap 1: Bepaal of de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon is. De werkkostenregeling geldt alleen voor loon (zie paragraaf 8.1.1).
stap 2: Is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon, ga dan na of deze onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen valt (zie paragraaf 8.1.2).
stap 3: Valt de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling niet onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen, kies dan of u deze als eindheffingsloon aanwijst of als loon van de werknemer behandelt (zie paragraaf 8.1.3).
stap 4: Bereken over het bedrag boven de vrije ruimte 80 procent eindheffing (zie paragraaf 8.1.4).

Let op!
Valt een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling onder de gerichte vrijstellingen en wilt u daarvan gebruikmaken, dan moet u de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling aanwijzen als eindheffingsloon.

Wijziging WKR 4: Declaraties uit een vorig jaar

Er is informatie toegevoegd bij Declaraties uit een vorig jaar. Declareert uw werknemer in 2015 kosten van 2014? Dan beoordeelt u aan de hand van de wetgeving die in 2015 geldt of uw vergoeding daarvoor loon van de werknemer is (zie paragraaf 8.1.1 ) of een gerichte vrijstelling. Had uw werknemer in 2014 al recht op een onbelaste vergoeding van deze kosten zonder dat daar voorwaarden aan verbonden waren, dan is de uitbetaling in 2015 geen loon. Als uw werknemer zelf heeft bepaald welke voorziening u zou vergoeden (bijvoorbeeld bij een cafetariaregeling), dan moet hij die keuze wel hebben gemaakt in 2014.

Wijziging WKR 5: Cafetariaregeling

De tekst van de ‘Let op’ onder de Cafetariaregeling is herschreven.

4.15 Cafetariaregeling: U kunt gebruikmaken van een cafetariaregeling. Een cafetariaregeling is een regeling waarbij de werknemer belast loon ruilt voor onbelast loon. Hij kan bijvoorbeeld kiezen voor een beloning in natura, een onbelaste verstrekking, vergoeding of terbeschikkingstelling in de plaats van loon in geld.

Let op!
Binnen een cafetariaregeling zijn vergoedingen voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur niet gericht vrijgesteld, omdat ze niet voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Zie ook paragraaf 20.1.8.

Voor de werknemer heeft een cafetariaregeling twee voordelen:

  • Hij kan de arbeidsvoorwaarden beter afstemmen op zijn persoonlijke behoeften.
  • Hij kan beter gebruikmaken van de fiscale mogelijkheden.

Onder 20.1.8, onder de kop Cafetariaregelingen en noodzakelijkheid is de 1e alinea herschreven:
Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur zijn gericht vrijgesteld als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Dit is het geval als:

  • de voorziening naar uw redelijke oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking
  • u de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer
  • uw werknemer de voorziening teruggeeft of de restwaarde van deze voorziening aan u betaalt als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking

Als uw werknemer de voorziening niet teruggeeft of de restwaarde van de voorziening niet aan u betaalt, moet u vanaf het moment dat hij de voorziening niet meer nodig heeft, de restwaarde van de voorziening tot zijn loon rekenen. U mag dit loonbestanddeel ook als eindheffingsloon aanwijzen (zie paragraaf 8.1.3).
Als uw werknemer privévoordeel heeft van de voorziening, hoeft u dit voordeel niet tot het loon te rekenen. U mag wel een eigen bijdrage vragen als u uw werknemer laat kiezen voor een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening. De eigen bijdrage trekt u dan van het nettoloon af.

TIP: Heeft u vragen over de WKR? Kom naar de Masterclass Werkkostenregeling en laat u bijpraten over de ins en outs.

Wijziging WKR 6: Vaste kostenvergoedingen

De tekst van 4.6.1 Vaste kostenvergoedingen is deels herschreven. Voor gerichte vrijstellingen (zie paragraaf 20.1) en intermediaire kosten (zie paragraaf 4.12.2) mag u een vaste, onbelaste kostenvergoeding geven, die niet ten koste gaat van uw vrije ruimte. U moet dan wel voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • U kunt het bedrag van de vrijstellingen en kosten aannemelijk maken.
  • U omschrijft elke vrijstelling en kostenpost en geeft een schatting van het bedrag.
  • U geeft aan uit welke bedragen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd (bedragen voor vrijstellingen en andere kostenposten).
  • U onderbouwt de vaste kostenvergoeding met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en u herhaalt dit als wij daarom vragen of als de omstandigheden wijzigen. Deze voorwaarde geldt alleen voor nieuwe vaste kostenvergoedingen. Voor vaste kostenvergoedingen die al bestonden voordat u de werkkostenregeling ging toepassen, hoeft u niet opnieuw onderzoek te doen als de omstandigheden waarop u de vergoeding hebt gebaseerd, gelijk zijn gebleven.
  • Voor gerichte vrijstellingen: U wijst de kostenvergoeding voor de gerichte vrijstelling aan als eindheffingsloon.

Als u niet aan deze voorwaarden voldoet, zijn de vaste kostenvergoedingen voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten loon van de werknemer. Als u de vaste kostenvergoeding in dat geval aanwijst als eindheffingsloon, gaat dat wel ten koste van uw vrije ruimte (zie paragraaf 8.1.3).
Vergoedingen die niet gericht zijn vrijgesteld en die geen intermediaire kosten zijn, kunt u als een vaste, onbelaste kostenvergoeding geven als u deze aanwijst als eindheffingsloon. Wijst u de vergoedingen niet aan als eindheffingsloon, dan horen ze tot het loon van de werknemer. (Bron: Oversalarisadministratie.nl) Bekijk alle wijzigingen in de WKR op de website van de Belastindienst

Lees meer over de WKR:
WKR en studiekosten: 5 vrijstellingen
WKR: meer ruimte voor het bedrijfsfeest
WKR staat internetvergoeding voor thuiswerkers toe

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels