nieuws

Tijdregistratie ouderwets? Dit zijn de voordelen

Instroom

Een prikklok: het klinkt als een ouderwets middel om de werknemers te controleren. Big brother op de werkvloer. Maar tijdregistratie kan juist ook rust én vertrouwen in de organisatie brengen.

Tijdregistratie ouderwets? Dit zijn de voordelen

De Braziliaanse ondernemer Ricardo Semler, directeur van Semco, pakte het rigoureus aan. Een van de eerste veranderingen die hij doorvoerde, was het verwijderen van de prikklok. Tijdregistratie paste niet in zijn visie op het goed managen van personeel. Zijn multinational is gebaseerd op openheid en vertrouwen. Een prikklok gaat er volgens hem vanuit dat je niet vertrouwt of een werknemer zich wel aan zijn werktijden houdt.

Tijdregistratie is neutraal

Maar volgens Vincent Peskens, eigenaar van adviesbureau Time to Manage en schrijver van het boek De nieuwe kijk op tijdregistratie, creëert tijdregistratie juist wél rust en vertrouwen in een organisatie. “Veel bedrijven werken op basis van vertrouwen. Maar de menselijke geest is niet altijd objectief en interpreteert sommige zaken vaak verkeerd. Met tijdregistratie wordt de aan- en afwezigheid neutraal vastgelegd en kunnen beoordelingen objectief worden gedaan. Hierdoor ontstaat vertrouwen bij zowel werkgever als werknemer”, legt Peskens uit.

Als voorbeeld van zo’n verkeerde interpretatie noemt hij een directeur die om tien uur aankomt bij zijn bedrijf, gelijk met een van de medewerkers.  “De medewerker houdt keurig de deur open voor zijn baas. De directeur denkt: ‘Die is ook laat’ en de medewerker denkt: ‘Dat is de directeur’. Twee weken later komen beiden weer rond tien uur tegelijk aan; hetzelfde ritueel. Maar nu speelt een andere gedachte door het hoofd van de directeur: ‘Die medewerker is wel vaak te laat’ en mogelijk zullen de promotiekansen van die medewerker hierdoor afnemen.”

Tijdregistratie  kan in dit geval aantonen dat de werknemer weliswaar laat binnenkomt, maar wel degelijk zijn uren maakt, legt Peskens uit. Wat zijn volgens hem de 6 belangrijkste argumenten om tijdregistratie in te voeren?

1 Het schept vertrouwen

“De aan- en afwezigheid wordt neutraal vastgelegd. Dit schept vertrouwen.”

2 Het leidt tot kostenbeheersing

“Met tijdregistratie worden de personeelskosten inzichtelijk gemaakt en leveren daarbij de gewenste managementgegevens op. De kosten kunnen geregistreerd en gemanaged worden naar kostenplaats en salariskosten.”

3 Het creëert openheid

“Met een goede registratie van de aan- en afwezigheid is er duidelijkheid voor zowel de medewerker, de leidinggevende als de werkgever. Alle partijen kunnen de gegevens bekijken, beoordelen en waar nodig bijsturen”, stelt Peskens. Als voorbeeld noemt hij een gemeente die variabele werktijden invoert. “Een van de medewerkers gaat vanaf dat moment om 4 uur naar huis. Het afdelingshoofd maakt al gauw de opmerking: ‘Denk je er wel aan je uren te maken?’ De medewerker reageert:’Dat vraag ik mij van u ook af. Ik begin elke dag om half acht maar om negen uur zie ik u pas binnen komen en volgens mij gaat u vlak na mij weg. Als u mij niet gelooft moeten ze maar een tijdklok ophangen.'”

4 Het helpt bij flexibiliteit

“De een wil tegenwoordig vroeg beginnen om de kinderen te halen, de ander wil juist later beginnen, zodat hij zijn kinderen naar school kan brengen”,zegt Peskens. Maar kan dat altijd binnen het bedrijf? Tijdregistratie kan dan een handig middel zijn voor HR om deze wensen af te stemmen op de geplande productiviteit.

Ook bij de inzet van flexwerkers kan tijdregistratie handig zijn, legt hij uit. “De handmatige verwerking hiervan, voor zowel het uitzendbureau als de inhuurder, kost veel tijd. Dit kan veel eenvoudiger met behulp van tijdregistratie. Snel, foutloos, met fiattering en tevens inzichtelijk voor zowel opdrachtgever als uitzendbureau.”

5 Hulpmiddel voor loonadministratie

“Bij het verlonen is het van belang dat de juiste gegevens voorhanden zijn. Naast de standaardgegevens en de standaarduren kan de tijdregistratie ook gegevens berekenen en aanleveren over overuren, toeslaguren, consignatiediensten, ploegentoeslag, genomen verlof, het aantal maaltijdvergoedingen, het aantal gewerkte dagen en het aantal keren recht op kilometervergoeding.”

Lees ook: 5 aps voor tijdregistratie

6 Verlof bijhouden wordt makkelijker

Tijdregistratie vereenvoudigt het proces van verlof aanvragen, legt Peskens uit. “Het is opvallend dat bij veel bedrijven de verlofregistratie nog op zeer primitieve wijze verloopt. De meest voorkomende procedure is nog steeds dat een medewerker een verlofbriefje invult, dit bij zijn leidinggevende inlevert, die het op zijn beurt noteert in zijn agenda of een Excel-document om de bezetting te weten van zijn afdeling. Hij stuurt het briefje door naar HR die het op een snipperkaart of in het HRM-systeem invult.”

Dit traject kost volgens hem ongeveer tien minuten per aanvraag. “Bij een bedrijf met 100 man en tien aanvragen per medewerker per jaar is dat grofweg 165 uur per jaar.” Doordat hier veel handmatige handelingen in zitten is de kans op fouten groot. De verschillen tussen de administraties moet HR dan weer gaan uitzoeken. Ook in dat opzicht levert invoering van tijdregistratie volgens Peskens meer tijd op.

Wilt u meer weten over tijdregistratie? Download dan het e-book Waarom tijdregistratie? Of discussieer mee op HRbase over het nut van tijdregistratie.

 

 

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels