nieuws

Protocol voor rouw op het werk

Instroom

Rouw en verlies zorgen vaak voor ongemakkelijke momenten op de werkvloer. Een rouwprotocol kan dan verlichting bieden.

Protocol voor rouw op het werk

De partner van een medewerker besluit na dertig jaar huwelijk de relatie te verbreken; een collega belandt in een rolstoel na een ongeval. Verlies doet zich in allerlei vormen voor, maar het meest voor de hand liggende is toch wel het overlijden van een dierbare, bijvoorbeeld de partner of het kind van een collega. Of een medewerker overlijdt, waardoor zijn collega’s in een rouwproces belanden. Allemaal verdrietige gebeurtenissen die in iedere organisatie voorkomen. Toch zijn veel bedrijven er helemaal niet op voorbereid. In de praktijk kan er dan dit gebeuren:

  • Collega’s weten niet wat ze moeten doen, wat ze wel en niet kunnen zeggen.
  • Ze mijden de betrokken collega, bagatelliseren de rouw (“Denk maar zo: je hebt je werk en je huis nog.”), of ze werpen zich ongevraagd op als redder (“Ik zal er wel voor zorgen dat het beter met je gaat.”).
  • Ze herkennen hun rouwende collega niet meer terug, wat vervreemdend kan werken.
  • Ze worden geconfronteerd met hun eigen onverwerkte verliezen, wat soms leidt tot reacties die de rouwende medewerker bepaald niet vooruit helpen.
  • Ze hebben soms vooroordelen, met name over hoe lang het rouwproces duurt. Hiervoor bestaat echter geen maatstaf.

Isolement door rouw

Ook leidinggevenden weten vaak niet hoe ze met een rouwend teamlid moeten omgaan. Ze laten hem te lang thuis zitten, of juist te kort: het rouwen moet dan maar eens over zijn. Uitval van zo’n medewerker schuiven ze door naar de arboarts; zelf gaan ze het contact liever uit de weg. Voor de thuiszittende medewerker wordt de drempel om weer aan het werk te gaan, ondertussen steeds hoger. Met als gevolg dat hij in een isolement terechtkomt. De betrokken medewerker gaat er zelf ondertussen zonder meer vanuit dat zijn collega’s wel weten wat er in hem omgaat.

Hoe iemand het rouwproces doorloopt (coping) is afhankelijk van veel factoren, zoals zijn sociale netwerk, de ondersteuning van familie en iemands persoonlijkheid. Als de impact van het verlies op iemands functioneren te groot is, is daar ondersteuning bij nodig, zeker op de werkplek.

Mits de juiste randvoorwaarden in een organisatie aanwezig zijn, kan werk bijdragen aan de (weder)opbouw van hun identiteit: het geeft ritme en structuur, een hernieuwd gevoel van controle, een zinvolle dagbesteding, zelfvertrouwen, bekendheid en sociale contacten. Zijn die goede randvoorwaarden er niet, dan komen medewerkers vaak ziek thuis te zitten. Uit het onderzoek Rouw en werk, Explorerend onderzoek naar re-integratie van nabestaanden in opdracht van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid uit 2011, bleek dat ziekteverzuim na werkhervatting voor een groot deel is toe te schrijven aan onvoldoende of verkeerde opvang en ondersteuning op de werkvloer.

Rouwprotocol

Een rouwprotocol is een prima instrument om die zo belangrijke goede randvoorwaarden te creëren. Het kan narigheid, misverstanden en pijnlijke situaties in de organisatie voorkomen. In zo’n protocol staat hoe leidinggevenden en collega’s dan moeten handelen: welke stappen dienen genomen te worden en wie doet wat? Het protocol biedt vooral handvatten en moet verder op zorgvuldige wijze invulling krijgen. De essentie is dat de rouwende medewerker ruimte krijgt voor zijn verdriet, terwijl de deur om terug te keren naar het werk blijft openstaan. Hoe zou een rouwprotocol in uw organisatie eruit kunnen zien? Een aanzet voor een rouwprotocol in acht punten.

1 Melding van het overlijden

De leidinggevende neemt zo snel mogelijk contact op met de medewerker om zijn medeleven te betuigen. Daarnaast vraagt hij naar diens wensen: wie vertelt het nieuws aan collega’s? Heeft de medewerker behoefte aan contact met hen? Stelt hij het op prijs als collega’s naar de uitvaart komen? Ook kunnen er alvast afspraken worden gemaakt over verlof.

 2 Communicatie met collega’s

De door de medewerker aangewezen contactpersoon brengt collega’s de boodschap van het overlijden, er wordt besproken wie het werk van de betrokkene overneemt en wie eventuele afspraken in zijn agenda afzegt of opvangt. Verder wordt bepaald wie naar de uitvaart gaat en of er een attentie (bloemen) wordt meegenomen.

3 Opvang van collega’s

De leidinggevende zorgt dat hij oog heeft voor de emoties op de werkvloer rond dit overlijden.

4 De uitvaart

De leidinggevende besteedt vervolgens aandacht aan de collega’s die niet naar de uitvaart gaan, maar wellicht wel  met hun gedachten bij de rouwende
collega zijn.

5 Contact met de getroffen collega

Na de uitvaart wordt in overleg met de betrokken medewerker al of niet contact onderhouden. Dit kan met de leidinggevende zijn, maar ook met een door hem gekozen collega. Voorwaarde is dat die persoon zich heeft verdiept in rouwprocessen. daarvan. Het contact kan bestaan uit een huisbezoek of als de medewerker dat prettiger vindt, een gesprek op de werkvloer.

6 Re-integratie en terugkeerplan

In de Wet Poortwachter is vastgelegd dat bij ziekteverzuim de organisatie verantwoordelijk is voor de re-integratie van medewerker. Het is dus zaak de vinger aan de pols te houden. De leidinggevende bespreekt na verloop van tijd het volgende: is er behoefte aan gesprekken met een professionele rouw- en verliesbegeleider? Is de medewerker er al aan toe om terug te keren op het werk en zo ja: eerst parttime of op therapeutisch basis?  Is een (tijdelijke) aanpassing van het takenpakket wenselijk?

7 Terugkeer

Vaak gaat het pas mis als de betrokken medewerker terugkeert op het werk. Bij de re-integratie is het daarom in elk geval belangrijk de collega’s erbij te betrekken. Zijn zij adequaat voorbereid op de terugkeer? Mogelijk biedt een workshop ‘Rouw op de werkvloer’ steun. Hierin krijgen ze tips om beter om te gaan met de confrontatie met de terugkerende medewerker.

8 Eindevaluatie

Evalueer na verloop van tijd met alle partijen binnen de organisatie het rouwprotocol. Wat ging er goed, wat niet?

Dit artikel is geschreven door Peter Tomesen, eigenaar van Toco, een praktijk voor rouwadviezen en re-integratieadvies. Lees het volledige artikel in PW De Gids waarin hij ook pleit voor rouwverlof. 

Reageer op dit artikel