nieuws

Vijf dilemma’s bij personeelsplanning

Instroom

Personeelsplanning draagt bij aan de flexibele inzet van medewerkers. Maar vaak gebeurt het niet goed. Dit zijn de grootste dilemma’s.

Vijf dilemma’s bij personeelsplanning

Een slimme personeelsplanning leidt tot minder wijzigingen in de roosters en minder hectiek voor de planner. In de praktijk blijkt dit zo niet te werken, want de waan van de dag regeert. Ideeën voor een meer gestructureerde planning zijn er wel, maar worden niet geconcretiseerd. Waarom lukt het niet om meer rust in de roosters te realiseren? Erik Jan van Dalen en Jan de Leede signaleren in hun boek Tactische en Operationele Personeelsplanning  vijf dilemma’s bij de beantwoording van die vraag:

1. Planning op het minimum of het maximum
2. Sociaal prettig of fysiek gezond
3. Gezondheid of productiviteit
4. Belonen in tijd of geld
5. Collectief of individueel

1. Planning op het minimum of het maximum

Het eerste dilemma is de keuze om op de piek te plannen, op het dal, of ergens daartussenin. Vanzelfsprekend geldt dit dilemma uitsluitend voor organisaties met een variabel werkaanbod. Een personeelsformatie op basis van de pieken in het werkaanbod geeft op korte termijn de meeste rust in het rooster. De capaciteit is berekend op het maximum. Onvoorziene roosteraanpassingen komen niet vaak voor. Er is alleen een probleem indien tijdens een piekperiode een medewerker uitvalt of indien er nog meer werk boven op de al voorspelde piek komt. Dan ontstaat werkdruk of de noodzaak om flexmaatregelen in te zetten. Op alle overige momenten is er een te grote hoeveelheid medewerkers aan het werk. Dat is meestal een onhoudbare situatie. Het is duur. Het is op het eerste gezicht wellicht prettig voor medewerkers, maar het risico van verveling (onderstress) ligt op de loer.

Een personeelsformatie die is gebaseerd op de dalen in het werkaanbod resulteert in het omgekeerde. De ingeplande personeelscapaciteit volstaat uitsluitend indien het werkaanbod zich op het minimum bevindt. Het arsenaal aan interne en externe flexmaatregelen moet groot en gevarieerd zijn om te kunnen inspelen op alle overige momenten. Flexibiliteit en soms ook improvisatievermogen zijn nodig. Planning op het minimum leidt tot veel onrust en aanpassingen in de roosters en de werkplanning.

De meest toegepaste strategie voor dit dilemma is een personeelsplanning die is gebaseerd op ‘ergens tussen minimum en maximum’. In jargon: de beschikbare personeelsformatie is geënt op de meest voorkomende hoeveelheid en type werk. Er wordt een gangbaar gemiddelde gekozen. Per definitie zijn er periodes van over- en ondercapaciteit. Eén passende oplossingsrichting is vaak niet voldoende. Een palet aan interne en externe flexmaatregelen is nodig. Overwerk en de inhuur van uitzendkrachten zijn vaak toegepaste, maar soms ook dure middelen. Andere flexmaatregelen zijn onder andere schakeldiensten, bereikbaarheidsdiensten, in- of uitbesteden van werk en het jaarurensysteem.

2. Sociaal prettig of fysiek gezond

Gezonde roosters leveren soms sociaal onwenselijke werktijden op. Dit is het dilemma tussen sociaal prettige of fysiek gezonde roosters. Sociaal prettige en gezonde roosters zijn plezierig op de korte termijn. Sociaal prettig impliceert werktijden die goed aansluiten op privé-activiteiten en -verplichtingen: van sport en mantelzorg tot vrijwilligerswerk en extra vrije tijd. Ook kunnen medewerkers een rooster met veel onregelmatigheid als sociaal prettig ervaren, want hoe meer onregelmatigheid, hoe groter de inkomsten. Men kiest hierbij voor geld en het verstoorde slaapritme of de extra vermoeidheid worden voor lief genomen.

De fysieke gezondheid staat als gevolg van volcontinue arbeid per definitie onder druk. Nachtdiensten, vroege opkomsten, lange dienstreeksen en dergelijke zijn en blijven ongezond. Iedere werkgever zou er primair naar moeten streven de fysiek ongezonde werktijden te minimaliseren. Als dat niet lukt is compenseren nodig. Compenseren is bijvoorbeeld zichtbaar in de vorm van rust na de nachtdienst.

Sociale en fysieke gezondheid gaan lang niet altijd samen. De slaapschuld wordt als hinderlijk ervaren, maar de echte fysieke gevolgen manifesteren zich pas op lange termijn. Bovendien verschilt het per persoon óf er langetermijngevolgen zijn en zo ja, in welke mate. De verleiding is groot om te kiezen voor sociaal gezonde en prettige roosters op korte termijn. Dat effect is er immers meteen én direct voelbaar. Niemand zal ontkennen dat ook fysieke gezondheid relevant is, maar de sociale gezondheid domineert voor de meeste mensen.

Korte- en langetermijnbelangen, financiële afwegingen en gezondheid lopen bij dit dilemma door elkaar heen. Persoonlijke gezondheid, leefstijl en leefomstandigheden zijn hier nog buiten beschouwing gebleven.

3. Gezondheid of productiviteit

Het derde dilemma hangt samen met het voorgaande dilemma. In de planfase kan de planner een mooi rooster hebben opgeleverd dat beantwoordt aan de eisen van het werkaanbod en dat tegelijkertijd de gezondheid zo min mogelijk schaadt. Het venijn zit echter in de staart.

Tijdens de uitvoering van het werk zijn roosteraanpassingen nodig. Ziekte of plotselinge afwezigheid van een medewerker of een onvoorziene aanpassing in het werkaanbod (spoedorder, annulering van werk, calamiteiten) maken dienstruilingen of overwerk nodig. Op zo’n moment dient het dilemma tussen gezondheid en productiviteit zich aan. Kiezen voor het werkaanbod betekent kiezen voor productitiviteit en continuïteit. Dienstruilingen en overwerk doen bijna altijd afbreuk aan de oorspronkelijke uitgangspunten van het rooster en dus aan de gezondheid. In het geval van onvoorziene omstandigheden krijgt de oplossing van het operationele probleem in de personeelscapaciteit prioriteit, ongeacht de eventuele nadelige gezondheidseffecten van die oplossing. Er is niet één goede oplossing, zoals bij ieder dilemma. Meestal zegeviert productiviteit, omdat financiële afwegingen de doorslag geven. Het werk moet gedaan worden en de operationeel leidinggevende is op korte termijn van het probleem af. Het probleem op langere termijn van on- gezonde werkweken is ook echt een probleem van langere termijn. Uiteraard biedt de Arbeidstijdenwet wel enige bescherming, maar het dilemma is in de praktijk toch goed merkbaar.

4. Belonen in tijd of geld

Ook het vierde dilemma hangt samen met het dilemma tussen de sociale en fysieke gezondheid. De principiële vuistregel is: fysieke bezwaarlijkheid compenseer je door middel van tijd, sociale bezwaarlijkheid compenseer je door middel van geld. Tijd in de vorm van rust maakt het mogelijk te herstellen van de vermoeidheid die het gevolg is van vroege opkomsttijden, late eindtijden, veel aaneengesloten diensten of van nachtdiensten. Het inlopen van de slaapschuld is belangrijk. Tijd maakt dat mogelijk. Sociale bezwaarlijkheid is niet per se slecht voor een lichaam. Het is vervelend voor het sociaal leven en dat compenseer je met geld.

In de praktijk vindt compensatie plaats in de vorm van een combinatie van beide. In veel cao’s zijn financiële toeslagen afgesproken voor het werk op onregelmatige tijden. Ook zijn er allerlei bepalingen om de rust veilig te stellen tijdens en na afloop van het werk. Een voorbeeld is de compensatie van overwerk. Vaak is er geregeld dat de compensatie gaat in de vorm van tijd (tijd voor tijd). De praktijk wijst uit dat het opnemen van een snipperdag ter compensatie van eerder overwerk niet altijd mogelijk is. Daarom is uitbetaling een optie, bijvoorbeeld eenmaal per kwartaal of jaar. De keuze voor geld boven tijd is aanlokkelijk voor velen: het overwerk wordt meestal door goede en erg betrokken medewerkers uitgevoerd en die hoef je dan niet te missen vanwege het extra verlof. En de medewerker geniet extra inkomsten die meestal goed van pas komen.

5. Collectief of individueel

Een ploegenrooster is een collectief rooster: voor elke ploeg en voor iedere medewerker geldt hetzelfde patroon. Persoonlijk maatwerk is lastig. Een individueel rooster biedt dat maatwerk wel, maar het vereist meer beheersmatig werk om alle individuele roosters te onderhouden en onderling af te stemmen op elkaar en het werkaanbod. Zelfroosteren is een manier om met dit dilemma om te gaan, want zelfroosteren leidt tot individueel maatwerk in de roosters. Dankzij slimme software is het mogelijk alle regelgeving correct te bewaken en het rooster te beheren. Maar is software per definitie nodig om los te komen uit het dilemma collectief of individueel? Veeleer zien wij brood in een volwaardige dialoog tussen medewerkers over werk- en rusttijden. Persoonlijke belangen en organisatiebelangen over productiviteit en doelmatigheid komen samen. Dit versterkt het bewustzijn bij eenieder dat niet alles mogelijk is en dat geven en nemen essentieel is om te komen tot een duurzame personeelsplanning.

In dialoog komen tot gebalanceerde werktijden klinkt bijna te mooi om waar te zijn. Werk- en rusttijden zijn omgeven door strakke regels en historisch verworven, persoonlijke rechten. Die denklijn leidt tot de reactie van het hert dat op een donkere weg verlamd blijft stilstaan in het licht van de koplampen van de naderende auto. Je kunt ook één stap zetten door om ons heen te kijken naar onderliggende ontwikkelingen.

TIP: Meer weten? Bestel het boek Tactische en Operationele Personeelsplanning van Erik Jan van Dalen en Jan de Leede. 

Reageer op dit artikel