nieuws

Wat betekent de gebruikelijkheidstoets?

Instroom

De gebruikelijkheidstoets is een belangrijk onderdeel van de werkkostenregeling. Deze toets beperkt de ruimte voor het onbelast opvoeren door werkgevers van vergoedingen en verstrekkingen. Te hoge uitkeringen of bepaalde type vergoedingen ziet de Belastingdienst dan als ‘ongebruikelijk’.

Wat betekent de gebruikelijkheidstoets?

De werkkostenregeling (WKR) betekent dat u jaarlijks maximaal 1,2 procent van de totale fiscale loonsom voor onbelaste vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen mag gebruiken. Het gaat om de zogeheten ‘vrije ruimte’. U moet de onbelaste zaken wel in uw administratie opnemen als ‘eindheffingsloon’.

Over de vrije ruimte betaalt u geen loonbelasting. Voor het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting via een eindheffing van 80 procent. Daarover hoeft u geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing ZVW (Zorgverzekeringswet) of bijdrage ZVW te betalen of in te houden.

Gebruikelijkheidstoets

De gebruikelijkheidstoets beperkt het onderbrengen van vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte. Deze beperking houdt in dat de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet meer dan 30 procent mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.

Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal 2400 euro per persoon per jaar beschouwt de Belastingdienst hoe dan ook als gebruikelijk. De afwijking van 30 procent geldt niet voor dit bedrag. Als de Belastingdienst vindt dat de vergoedingen en verstrekkingen ongebruikelijk zijn, zal de fiscus dat moeten aantonen.

Criteria

Bij de gebruikelijkheidstoets kijkt u in ieder geval naar:

  • het soort vergoeding of verstrekking;
  • de hoogte van de vergoedingen of verstrekkingen;
  • wie de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen krijgen;
  • de vraag of tariefsvoordeel voor uw belastingen een doorslaggevende rol speelt bij de aanwijzing als eindheffingsloon;
  • vergelijking met uw andere werknemers in dezelfde functiecategorie; u moet hen ongeveer dezelfde omvang van vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsloon toekennen; bij verschillen moet u daar een verklaring voor kunnen geven;
  • vergelijking met andere werkgevers; hierbij gaat het om de omvang van de vergoedingen en verstrekkingen van werknemers in dezelfde sector bij een vergelijkbaar bedrijf.

Te hoge bedragen

Voor de gebruikelijkheidstoets telt de hoogte van een aangewezen vergoeding of verstrekking mee. Een jubileumuitkering is bijvoorbeeld gebruikelijk, behalve als deze duidelijk te hoog is. Verder is de omvang van alle onbelaste vergoedingen en verstrekkingen die een werknemer in een jaar van u ontvangt van belang. Ook hier zal een zeer hoog totaalbedrag niet voldoen aan de gebruikelijkheidstoets.

Uitzonderingen keuzevrijheid

Er is een aantal uitzonderingen op uw keuzevrijheid om vergoedingen en verstrekkingen aan te wijzen voor de vrije ruimte. Bijvoorbeeld het privégebruik van de auto van de zaak, een dienstwoning en boetes die zijn opgelegd door een Nederlandse rechter of een Nederlands bestuursorgaan. Deze mogen geen deel uitmaken van uw vrije ruimte. Ook buiten de vrije ruimte en de WKR vallen het reguliere salaris, bonussen, vakantiegeld, een dertiende maand, de pensioenregeling en de levensloopregeling (overgangsrecht).

Loon uit vroegere dienstbetrekking

De WKR geldt in principe niet voor loon uit vroegere dienstbetrekking, zoals transitievergoedingen of pensioenen. Als het loon uit vroegere dienstbetrekking 10 procent of minder is van het totale fiscale loon mag u het echter wel meenemen voor de vrije ruimte. Daarnaast mag u loon uit vroegere dienstbetrekking meerekenen als u een werknemer daarnaast ook loon uitbetaalt waarop bovendien de arbeidskorting van toepassing is.

Arbeidsvoorwaarden

Wilt u bepaalde arbeidsvoorwaarden wijzigen om te voldoen aan de gebruikelijkheidstoets dan doet u er goed aan met de werknemers te overleggen en afspraken met hen hierover vast te leggen. Eenzijdig wijzigen is niet goed voor uw verhouding met het personeel en bovendien gelden hiervoor de nodige wettelijke eisen.

Centraal Beheer 

Nog veel meer lezen over de gebruikelijkheidstoets? Download dan het e-book Wegwijs in Arbeidsvoorwaarden

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels