artikel

Breinvriendelijk werken, zo werkt het bij NS

Organisatie & Strategie

Mensen gezond en productief laten werken. Het is een doel dat de Nederlandse Spoorwegen zich al langer stelde. Maar sinds kort ligt er een vervolgvraag: hoe maak je het werk breinvriendelijk?

Breinvriendelijk werken, zo werkt het bij NS

Het loopt al tegen vieren en langzamerhand wordt u moe. Even stoppen met dat rapport dus, even iets anders. Koffie halen misschien, of een praatje maken met die collega. Maar natuurlijk kunt u ook snel uw mail checken of een rondje maken langs Facebook. Wat maakt het uit? Als u maar even niet hoeft te schrijven.

Brein in de default-stand

Wat maakt het uit? Op die vraag heeft NS-medewerker Brigitte Spee van NS Leercentrum en Brainworks.nu een duidelijk antwoord: heel veel. “De ene onderbreking is de andere niet. Een kop koffie halen, een praatje maken met die collega, of even uit het raam staren – het zijn momenten van echte ontspanning. Het brein gaat even in de default-stand en kan zich weer opladen. Maar als je je rustmomenten volstouwt met ander werk of toch weer achter die computer blijft zitten, neem je geen rust. Dan probeer je te multitasken, en voor het brein is dat onmogelijk. In plaats daarvan gaat het snel wisselen tussen taken en dat is heel slecht voor onze productiviteit. Volgens sommige onderzoeken neemt die af met zo’n 30 procent.”

 

Als je je rustmomenten volstouwt met ander werk of toch weer
achter die computer blijft zitten, neem je geen rust

 

Juist gebruik van de hersenen

Productiviteit door het juiste gebruik van je hersenen. Het is een onderwerp waar Spee zich de laatste jaren in heeft verdiept. “Na een lange ziekteperiode had ik moeite om het werk weer op te pakken. Ik bleef moe – maar toen ontdekte ik iets verrassends. Die vermoeidheid zag ik ook bij mijn gezonde collega’s. En toen begon ik me iets af te vragen: is onze werkomgeving ideaal voor ons brein? Het antwoord is nee. Als jij net bezig bent met een rapport, en je hoort een mailtje binnenfloepen, krijg je een shot dopamine. Dan moet je wel gaan kijken – maar dan duurt het zeker tien minuten voor je je weer kunt concentreren.”

Ontevreden in kantoortuin

Ook als alle NS-medewerkers hun Outlook en Facebook hebben uitgeschakeld, blijft hun brein beperkt inzetbaar. Want veel kantoormedewerkers zitten in een grote kantoortuin. Niet verstandig, vind Spee. “Veel managers vinden het geweldig om bij elkaar te zitten: volgens hen bevordert het de interactie, de creativiteit, de synergie. Maar ik hoor jonge mensen klagen dat ze de hele dag met oortjes in zitten te werken, en dan ook nog eens tegenover steeds weer nieuwe collega’s. Ze zeggen: ‘Ik kan net zo goed aan de overkant van de straat bij de Rabobank gaan zitten. Hier ken ik ook niemand.’ Ouderen zijn mogelijk nog ontevredener. Want met het klimmen der jaren wordt het steeds lastiger om je af te sluiten voor omgevingsgeluiden.”

 

Veel managers vinden het geweldig om bij elkaar te zitten: volgens
hen bevordert het de interactie, de creativiteit, de synergie

 

Kleine kamertjes

De oplossing? Die is volgens haar lastig. “Veel mensen werken thuis. Daar is niks mis mee; het is prima voor lange concentratieperiodes. Maar je mist de mogelijkheden om te ontspannen en te sparren met collega’s. Een andere oplossing is: iedereen zijn eigen kamer. Ik heb eens gehoord over een universiteitsgebouw vol neurowetenschappers. Die mensen hoef je niet uit te leggen hoe een brein werkt en die kozen dan ook allemaal voor kleine kamertjes. Aan de andere kant mis je ook dan de interactie. Ikzelf zou kiezen voor kamers met vijf tot zeven mensen die samen werken aan hetzelfde thema of project. En als er een lang gaat bellen, moet dat in een aparte ruimte.”

Maatregelen

Verder pleit zij voor de volgende maatregelen:

  • Stop met multitasken. “Zet je e-mail-melding uit zodat je niet voor ieder onzin-mailtje wordt gestoord.”
  • Als het mogelijk is, haal dan het e-mailaccount van je telefoon. “Niets is zo inefficiënt als mail beantwoorden op dat kleine ding.”
  • Schakel alle gadgets uit op het moment dat je geconcentreerd werkt aan een grote taak.
  • Pauzeer. “Preciezer gezegd: neem tussen alle taken een onderbreking van vijf minuten waarin je ook werkelijk wat anders doet. Uit het raam staren, koffie halen, een broodje bestellen, een ontspanningsoefening. En als je thuis werkt: even een wasje in de machine.”

 

De vraag hoe je medewerkers gezonder en productiever
krijgt, houdt NS al langer bezig

 

Alles-Best-Test

Spee vindt een gewillig oor bij de afdeling HR. Geen wonder, want de vraag hoe je medewerkers gezonder en productiever krijgt, houdt NS al langer bezig. “Onze medewerkers kunnen op vrijwillige basis deelnemen aan onze Alles-Best-Test”, zegt Marcus Hoen, Manager ELC Fit Preventie bij NS. “Dat is een test gebaseerd op gevalideerde vragenlijstmodules, zoals de bekende Work Ability Index en het WEB-model van Schaufeli en Bakker.”

Bewustwording

Het werkt als volgt. Deelnemers krijgen vragen over hun gezondheid en de manier waarop zij het werk beleven. Direct daarop ontvangen ze een terugkoppeling, in groen (goed), oranje (minder goed) of rood (actie noodzakelijk). “We zien dat dit mensen in beweging brengt”, zegt Hoen. “De meeste werknemers (81%) zeggen dat de vragenlijsten hebben geholpen bij hun bewustwording. En 66 procent zegt vervolgens ook actie te hebben ondernomen.”

Gezondheidscheck

Soms is die actie simpel: minder roken, minder drinken, minder eten, meer bewegen. Maar medewerkers hebben ook de mogelijkheid om zich in te schrijven voor een gezondheidscheck. “Daarin zitten in ieder geval de geijkte zaken”, zegt Hoen. “Bloeddruk, suiker, cholesterol. Afhankelijk van je functie kun je ook meedoen aan bijvoorbeeld een conditietest, een longfunctieonderzoek, of aan testen voor je bewegingsapparaat. Daarnaast heb je de mogelijkheid om de hulp in te roepen van een expert, bijvoorbeeld een vitaliteitscoach of een psycholoog. Ja, dat is allemaal op kosten van NS, maar let op: het is gratis, het is vrijwillig, maar het is niet vrijblijvend. Als je hier gebruik van maakt, word je ook verondersteld om echt aan het werk te gaan.”

 

Alle anonieme uitslagen kun je bij elkaar voegen,
en dan ontstaat er een beeld

 

Werkstressoren en energiebronnen

Volgens Hoen verbetert dit beleid niet alleen de gezondheid van afzonderlijke medewerkers, maar ook die van de organisatie. “Natuurlijk, de uitkomsten van het onderzoek blijven anoniem. Maar al die anonieme uitslagen kun je bij elkaar voegen, en dan ontstaat er een beeld. Waar in het bedrijf zit er een disbalans tussen werkstressoren en energiebronnen? Een hypothetische situatie: je constateert dat het met de stressoren wel meevalt, het bedrijf zit onder de benchmark. Maar tegelijk zie je dat je wat tekort komt op het gebied van de energiebronnen. Want er zijn – in die hypothetische situatie – te weinig mogelijkheden om te leren en om je te ontwikkelen. Of medewerkers ervaren niet genoeg autonomie, afwisseling en feedback.”

Emotionele belasting

Nogmaals, dit zijn voorbeelden. Hoe staat NS er in werkelijkheid precies voor? Hoen kan daar nog niet veel over zeggen. “Dat is nog onduidelijk; we zijn bezig met de analyse. Maar het is in het verleden al gebleken dat conducteurs bijvoorbeeld vaak kampen met emotionele belasting. Niet alleen door agressie en geweld, maar ook door zelfdodingen. Een ander bekend gegeven: het kantoorpersoneel moet goed oppassen voor stress.”

 

Het is in het verleden al gebleken dat conducteurs
vaak kampen met emotionele belasting

 

Aandacht voor materiaalgebruik

Terug naar het brein. Want dat heeft ook behoefte aan een prettige omgeving. “Daarom besteden we veel aandacht aan kleur en materiaalgebruik”, zegt Hoen. “Het is bijvoorbeeld erg belangrijk dat mensen geen last hebben van telefonerende collega’s. Die geluiden moeten dus goed worden geabsorbeerd. Ons hoofdgebouw wordt binnenkort verbouwd. Tijdens de besprekingen met de architect hebben wij die breinvriendelijkheid zwaar laten meewegen. Ik heb alle vertrouwen in de uitkomst, want ikzelf zit in een gebouw daar vlakbij in de buurt. En ik hoor van bezoekers regelmatig positieve geluiden: ‘Wat is het bij jullie prettig werken!’”

 

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels