artikel

5 tips voor effectieve gedistribueerde teams

Organisatie & Strategie

Tegenwoordig werken veel teamleden vanuit meerdere locaties (‘gedistribueerd’), of het nou eenmalig, regelmatig of altijd is. Als agile team heb je daarmee om te gaan, maar hoe?

5 tips voor effectieve gedistribueerde teams

Hoewel de agile wereld regelmatig het belang benadrukt voor teams om op één locatie samen te werken, is de dagelijkse praktijk weerbarstiger. Welke cruciale factoren zijn er voor (inter)nationale samenwerking en wat maakt dat gedistribueerde teams goed kunnen functioneren?

Natuurlijk is het zo dat een team dat op één locatie werkt het meest praktisch is, maar je kunt met een team op verschillende locaties ook zulke goede resultaten bereiken. Om het ook op afstand te laten werken, moet je wel met een aantal zaken rekening houden. Sandra van Scheppingen, Agile Coach en Trainer bij Wemanity geeft je tips.

1. Ga uit van goede wil

Wanneer je met mensen van verschillende culturele origine omgaat, is het goed om dat met open vizier te doen; ’s lands wijs, ’s lands eer. Je kunt natuurlijk veel informatie over culturele verschillen vinden op het internet of in boeken. Zulk onderzoek is een goed begin als je je wilt voorbereiden op het werken met collega’s in het buitenland.

Houd het motto ‘Ga uit van goede wil’ hoog in het vaandel; bij twijfel vraag je beter hoe iemand een specifieke actie of commentaar bedoelde. Vaak blijkt dat de intentie heel anders (beter!) was dan je eerst dacht. Als je dat motto niet alleen in het werk, maar in het leven van alledag gebruikt, bespaart het jou – en het team – een hoop onnodig negatieve emoties.

2. Geef constructieve, feitelijke feedback

Wees daarnaast voorzichtig wanneer je feedback geeft. Ook al zegt het cliché dat ‘feedback een cadeautje is’, vaak wordt het niet zo opgevat. Dit komt doordat mensen de neiging hebben om emotionele en/of subjectieve meningen te laten doorsijpelen in hun feedback. Het resultaat kan zijn dat de ontvangende partij in de verdediging schiet.

Culturele verschillen in de manier waarop feedback gegeven of ontvangen wordt, het feit dat de voertaal meestal niet de moedertaal is en het gebrek aan lichaamstaal kunnen zorgen voor explosieve situaties. Genoeg reden om voorzichtig te zijn, vooral wanneer het team elkaar nog niet zo goed kent. Het opbouwen van wederzijds krediet kost tijd.

3. Investeer in goede teamcommunicatie

Zorg ervoor dat iedereen dezelfde taal spreekt en gelijk geïnformeerd wordt. Niet alleen door een gezamenlijke taal af te spreken (meestal Engels), te gebruiken voor alle officiële teamcommunicatie en –documentatie. Maar ook door agile kennis en vocabulaire te synchroniseren binnen het team. Organiseer zo nodig een training en stel bijvoorbeeld een woordenlijst op van vaak voorkomende termen, inclusief hun betekenis.

Daarnaast is het belangrijk dat alle teamleden online toegang hebben tot relevante informatie en dat ze elkaar gemakkelijk kunnen bereiken wanneer dat nodig is door het gebruik van online communicatietools te stimuleren (bijv. Skype, Facetime, Google Hangouts, Whatsapp, Messenger). Aandacht hiervoor zorgt voor betrokkenheid binnen teams en beperkt miscommunicatie. Transparantie is niet voor niets zo belangrijk bij de Agile aanpak.

4. Laat regelmatig teamleden fysiek bij elkaar aanschuiven

Het maakt absoluut verschil als een teamlid dat elders werkt de kans krijgt om tijdelijk fysiek met teamleden op een andere locatie samen te werken. Diegene kan dan acteren als schakel tussen beide kanten, door meer wederzijds begrip te kweken voor elkaars culturele gewoontes en eigenaardigheden.

Het roteren van teamleden heeft een positieve impact op de teamproductiviteit (velocity), omdat het teambuilding en het kennis delen over grenzen heen stimuleert. Als dit niet mogelijk is, zorg dan in elk geval dat teamleden elkaar regelmatig kunnen bezoeken. Het is elke geïnvesteerde eurocent waard!

5. Motiveer je team

Samenwerken is mensenwerk, onderschat daarom nooit de menselijke factor in teams. Bepaal samen de team values; wat heeft elk teamlid nodig om goed in het team te kunnen functioneren? Wat voor een gedrag hoort daarbij? Welke gezamenlijke teamwaardes kun je daaruit opmaken? Daniel Pink’s video laat verder zien wat mensen werkelijk motiveert op het werk (spoiler: het is niet hun salaris!) Denk eens na over wat je teams kunt bieden op het gebied van autonomy, mastery en purpose.

Verder heeft een gedistribueerd team niet zoiets als een gezamenlijke lunch of borrel om elkaar beter te leren kennen naast het werk. Daarom is een goede retrospective nog belangrijker om

a) elkaar in een andere context te leren kennen,
b) het gezamenlijk krediet op te bouwen,
c) om het ‘uitgaan van goede intenties’ in de toekomst te versterken.

Er zijn veel online tools beschikbaar om ook ‘gedistribueerde’ retrospectives afwisselend en interessant te houden!

Motiveren door vrijheid te geven

Tenslotte iets cruciaals voor mensen in het algemeen, maar nog meer voor teamleden die elders werken, omdat ze vaak worden vergeten: toon waardering. De kracht van een simpel ‘dank je wel’ of ‘goed gedaan’ is niet te onderschatten. Als mensen zich gezien voelen, geeft dat vleugels.

Je kunt je team motiveren door ze de vrijheid te geven om zelf te bepalen hoe ze hun werk doen, het belang van ontwikkeling benadrukken en door ze te vertellen waarom hun werk belangrijk is. Combineer dat met het tonen van waardering, bijvoorbeeld tijdens de review en retrospective sessies en het team zal floreren.

Auteur Sandra van Scheppingen is agile coach bij Wemanity

 

 Tip! Kerngedachte van Agile Werken is dat organisaties én hun medewerkers flexibel ingesteld zijn. Kort en cyclisch werken, waardoor organisaties sneller, beter en succesvoller kunnen opereren. Meer weten? Schrijf u dan nu in voor het congres Agile werken voor HR op 21 september 2017 in Utrecht. Klik hier voor het volledige programma

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels