artikel

Holacratie: iedereen aan de macht

Organisatie & Strategie

Holacratie: iedereen aan de macht

Een start-up brengt een heel bijzondere energie met zich mee. Telecombedrijf Voiceworks wilde deze energie vasthouden en besloot hiervoor gebruik te maken van holacratie. HR-directeur Anita Klaver vertelt wat het is en welke rol HR daarin speelt.

Door Anita Klaver een HR-directeur te noemen, is er eigenlijk al een onjuistheid in het artikel geslopen. Want het klopt niet om Klaver HR-directeur te noemen. Een belangrijk onderdeel van holacratie is dat mensen geen functies, maar rollen hebben. De rol van Klaver is nu nog lead link van de cirkel talentlab, wat vroeger de HR-afdeling zou worden genoemd. In 2018 pakt Klaver de rol van verandermanager op.

Waarom heeft Voiceworks gekozen voor het werken volgens holacratie?

“Voiceworks is twaalf jaar geleden begonnen door twee buurjongens. Het werd een uit de hand gelopen hobby. De laatste vijf jaar is het bedrijf als een speer gegroeid. Nu heeft het ongeveer 250 mensen in dienst en het krijgt steeds meer omvang. Hoe groter een bedrijf wordt, hoe moeilijker het is het gevoel van een start-up vast te houden. Wat je wil, is dat iedereen het gevoel heeft: ‘Dit is mijn bedrijf. Ik neem initiatief en ik werk hard’. Maar er dreigde een middenlaag te komen en processen die alles traag maken. We willen juist innovatief zijn en een voorloper in de markt. Dus hebben de oprichters gezocht naar een methode die initiatief en ondernemerschap in de hand werkt.”

 

‘In de holacratie zijn er
geen leidinggevenden
meer. Iedereen is leider’

 

“Daar is holacratie heel geschikt voor. In een hiërarchie ligt de macht aan de top. Dan heb je nog een middenlaag, die heeft ook nog macht en daaronder zitten de medewerkers. De baas overziet het werk, breekt het in stukken en zegt: ‘Jij moet dit doen’. Hij controleert of het gebeurt en als je het goed doet, krijg je een beloning. In de holacratie ligt de macht niet aan de top. Iedereen heeft een stukje van de macht. Je verdeelt dat over rollen. Iedereen heeft die rollen en daarmee accountability. Er zijn geen leidinggevenden meer, iedereen is leider.”

Volgens u past een hiërarchie niet meer bij lerende organisaties?

“Als je kijkt naar de uitdagingen van vandaag, dan komen mensen negen van de tien keer met zaken als: ‘Ik moet buy-in krijgen voor dat project en ik moet mensen daarvoor winnen’. Of: ‘Er moet iets worden uitgezocht dat niet eerder is gedaan’. Kortom, de oplossing van het probleem vraagt dat je leert, terwijl je het oplost. Een hiërarchie is daar niet de meest geschikte vorm voor. Want daar zegt de baas hoe je het moet doen. Maar je wilt eigenlijk dat medewerkers zelf leren van zogenaamde adaptive challenges.”

Tip! Lees ook: Continu leren en verbeteren met Holacracy

“Een holacratie is een voorbeeld van een netwerkorganisatie die uitgaat van zelfsturing. Dan verdeel je de macht en je legt daar een aantal processen en afspraken onder die dat ook ondersteunen. Zo zorg je ervoor dat iedereen op zijn eigen domein zijn rollen kent en zijn verantwoordelijkheid neemt.”

“Wat heel typisch is in de holacratie, is dat je in een dynamische omgeving zit. In een hiërarchie gaat het om het halen van gekozen doelen die je precies zo moet halen. In een holacratie gaat het om het bereiken van vooruitgang. Voiceworks is een telecombedrijf. Dat is een heel snelle wereld. We hebben te maken met veel nieuwe technologieën. Dan kom je veel meer aan de kant van vooruitgang.”

 

‘Ik ben gewend om te denken
in grote plannen. Die hebben
we hier bewust niet’

 

Wat is de eerste stap die je zet als je wilt werken met een systeem als Holacratie?

“Het begint met het ondertekenen van de zogenaamde constitution door de eigenaren. Daarmee geven ze de macht eigenlijk aan de medewerkers. Dat hebben we echt gevierd. Daarna zijn we begonnen met het geven van workshops over de rollen. Iedereen wordt gevraagd om een dag of tien bij te houden wat ze allemaal doen. Dan ga je kijken welke activiteiten steeds terugkomen. Rondom die activiteiten kun je rollen en verantwoordelijkheden formuleren.”

“De volgende stap is het leren hoe het gaat met de vergaderingen. Er zijn twee vormen. De ene vorm heet tacticals, dat zijn eigenlijk heel inhoudelijke vergaderingen: over projecten, over de metrics. De andere vorm gaat over de rollen. Met name deze vergadering heeft een heel aparte structuur. Die vergadering wordt nog altijd elke twee weken gehouden in de cirkels om te bespreken of we wel de juiste rollen hebben en of de verantwoordelijkheden helder zijn.”

“Een voorbeeld. Het kan je opvallen dat het ziekteverzuim omhoog is gegaan, wat overigens bij ons niet zo is. Dan kun je in deze vergadering een voorstel inbrengen voor een rol die dat in de gaten houdt. Als die rol er niet is, dan moet je die rol creëren of de verantwoordelijkheid in iemands rol stoppen. En vervolgens is het aan de lead link om daar een persoon aan te koppelen.”

“De vergaderingen worden gebouwd rondom spanningen. Er is een verschil tussen waar je nu bent en waar je wilt zijn. Je bent altijd heel erg in het hier en nu aan het sturen: wat zie je, wat kan er beter? Dat wordt continu gemonitord en je blijft in beweging.

In het gewone bedrijfsleven wordt er gekeken of een voorstel toegevoegde waarde heeft. Daar kun je eindeloos over praten. In holacratie zeggen we dat als het geen schade berokkent, we het gewoon proberen. Daar zit heel erg een ondernemingszin in. Ik kom van Philips en ben gewend om te denken in grote plannen. Die hebben we hier bewust niet. Dat denken in grote plannen past niet bij een start-up en niet bij holacratie. Je begint gewoon en leert gaandeweg. Iedereen wordt heel erg gestimuleerd om initiatief te nemen.”

 

‘Je weegt geen functies
meer maar mensen; een
totaal ander principe’

 

Wat betekent holacratie voor de rol van HR?

“Voor HR betekent de introductie van holacratie dat vrijwel alle processen opnieuw bekeken moesten worden. Holacratie gaat in de kern om zelfsturing; je wilt medewerkers aan het stuur zetten, flexibiliteit en ‘agility’ stimuleren. Om dat te ondersteunen is bij Voiceworks een proces ingericht van continue feedback met een feedback-app, team-feedforward-sessies en individuele coaching. Heel belangrijk is ook een revisie van de companywaarden; wat is het gedrag dat Voiceworks naar zijn purpose brengt en past bij holacratie? Deze zijn verwerkt in een zogenaamde culture check in het recruitment- en het feedbackproces.”

“Daarnaast werken we met zogenaamde OKR’s. Dat zijn doelen en resultaten die je op een inspirerende en ambitieuze manier formuleert op een manier dat je weet dat je ze niet gaat halen. Dat is ook niet de bedoeling; je wilt dat je voortgang boekt, en tegelijkertijd leert van wat er goed gaat en wat niet. De OKR’s worden niet ingezet ter evaluatie en beloning; de doelstelling is om de neuzen dezelfde kant op te richten en samen te leren.”

“Tot slot zijn we nu bezig om het beloningssysteem volledig te veranderen. We hebben immers geen beoordeling meer en geen functies. Het systeem waar we nu voor kiezen is gebaseerd op het belonen van het niveau van bijdrage van een individu. Een totaal ander principe, je weegt geen functies meer, maar mensen.”

Hoe voorkom je dat er gaandeweg toch onbewust weer vaste patronen en hiërarchie ontstaan?

“We zitten nog in het proces van implementatie. We zijn eerst begonnen door de huidige structuren in het model te zetten. Maar we zien bijvoorbeeld steeds meer dat de rol van coach een andere is dan die van lead link. Door de rollen te splitsen halen we steeds meer potentieel uit het systeem. We krijgen ook coaching in het werken volgens holacratie. En we bewaken het systeem door de principes van de vergaderingen heel goed toe te passen. Of het nou de vroegere ceo is die iets zegt, of de secretaresse, iedereen krijgt recht van spreken.”

De wereld is zo dynamisch en zo anders geworden, je moet als bedrijf bedenken hoe je je organiseert en wat voor leiderschap je wil. Je kunt niet meer alles bij één leider neerleggen, dat kunnen die mensen ook niet aan. Je hebt elkaar nodig. En daarom moet je het leiderschap uit alle mensen proberen te halen.”

Reageer op dit artikel