artikel

Weg met de weerstand tegen digitale HRM

Organisatie & Strategie

Weg met de weerstand tegen digitale HRM

Het digitaliseren van HRM-processen kan een organisatie veel opleveren. Maar dan moet je medewerkers wel mee krijgen. Hoe pak je dat aan?

“Al die papieren rotzooi, ik word er niet goed van”, zegt administratief medewerker Frederique Emmer van Schakelring, terwijl ze een stapel HRM-formulieren in een envelop voor de interne post propt. Zo begint een YouTube-filmpje waarin de thuiszorg-organisatie uitlegt dat een aantal HRM-processen voortaan digitaal zullen verlopen. De verandering kan op veel enthousiasme van Frederique rekenen. Ze kondigt meteen een aantal instructiefilmpjes aan: “Dan kunt u het nog eens allemaal nakijken, want ik kan me voorstellen dat u het niet meteen snapt. Dat is helemaal niet erg.”

Motieven kenbaar maken

Het kan zeker de moeite lonen om als organisatie een eigen YouTube-filmpje te maken ter introductie van nieuwe software, zegt Bart Grootveld, productmanager HRM/Payroll bij AFAS Software. “Zo kun je medewerkers tonen welke voordelen het systeem voor hen heeft en hoe ze er zelf mee aan de slag kunnen.”

Daarnaast is het belangrijk om duidelijk te maken waarom het systeem is geïmplementeerd, zegt HRM-professor Tanya Bondarouk van de Universiteit Twente. “Als je wilt dat medewerkers digitale HRM accepteren, zul je in de eerste plaats de organisatorische motieven achter de implementatie uit de doeken moeten doen. Zeg bijvoorbeeld: we willen de interne mobiliteit binnen onze organisatie stimuleren. We willen jobrotatie aanmoedigen en transparant zijn over de mogelijkheden die medewerkers intern hebben. Daarom bieden we medewerkers de mogelijkheid om voortaan zelf ons internevacaturesysteem te doorzoeken.”

Vroeg aankondigen

De belangrijkste stap in de acceptatie van nieuwe software moeten organisaties echter nog eerder zetten: voordat de leverancier deze implementeert. Grootveld: “De directie neemt meestal de beslissing om HRM- en payrollprocessen te digitaliseren. Die beslissing zorgt ervoor dat iedereen die bij deze processen betrokken is, anders moet gaan werken. Dat feit alleen al kan weerstand oproepen. Kondig de komst van nieuwe software daarom tijdig aan, zodat mensen er niet door worden overvallen.”

Betrek bovendien enkele van de belangrijkste stakeholders bij de implementatie van nieuwe software. Daarbij moet je volgens Grootveld ook oog hebben voor personen die negatief staan tegenover de veranderingen. “Laat hen op hoog niveau meedenken over de precieze configuratie en over mogelijke extra velden om organisatiespecifieke processen te ondersteunen.” Het gevolg zal zijn dat hun weerstand afneemt. “Het is nu immers ook hun project geworden. Ze mogen hun stempel drukken op het product, ze horen erbij.”

 

Door mensen te laten zien dat ze hun werk alleen maar beter
en efficiënter kunnen doen, verwijder je de bron van hun angst’
Bart Grootveld, productmanager HRM/Payroll AFAS Software

 

Angst

Dat medewerkers zich verzetten tegen de komst van digitale HRM is volgens Grootveld niet per definitie een slecht teken. “Denk eens aan een salarisadministrateur, die zijn werk al twintig jaar op papier doet. Die staat bij de start van een digitaliseringsproces bij wijze van spreken met de multomap onder de arm: blijf van mijn spullen af. Dat komt niet alleen, omdat van buiten opgelegde verandering beangstigend is, maar ook omdat het zijn verantwoordelijkheid is dat de salarisuitbetaling op tijd en foutloos verloopt. Het is dus juist een teken van professionaliteit dat hij daarover iets te zeggen wil hebben. Zorg dat je deze mensen meeneemt in het implementatieproces. Door te laten zien dat ze hun werk alleen maar beter en efficiënter kunnen doen, verwijder je de bron van hun angst.”

De volgende stap is om ervoor te zorgen dat medewerkers het systeem ook echt gaan gebruiken. Hoe kweek je daarvoor het vertrouwen? Grootveld: “Bewijs aan medewerkers zo snel mogelijk dat ze er zelf voordeel bij hebben. Werk daarom in eerste instantie één onderdeel van de nieuwe implementatie heel goed uit. Als dat perfect werkt, zien mensen dat de veranderingen ook voor hen positief zijn. Dan gaan de hakken vanzelf uit het zand. Vervolgens ontstaat vertrouwen in het project als geheel.”

Positieve energie

Omdat het gebruiken van nieuwe software daarnaast ook een gewenningsproces vergt, is het belangrijk om de aandacht vast te blijven houden. Grootveld: “Zorg bijvoorbeeld dat medewerkers als ze hun pc starten meteen op het nieuwe intranet belanden. Plaats daar regelmatig nieuwe relevante content, zodat mensen er niet gedachteloos langs gaan klikken.”

Om die reden organiseerde AFAS in 2017 een actie. “We riepen AFAS-medewerkers op om ideeën voor verbetering te delen op het intranet. Zo konden we elke dag een procentje beter worden.” De actie leidde tot allerlei innovaties. “Onze facilitaire dienst kwam bijvoorbeeld met het voorstel om een iPad op hun schoonmaakkar te bevestigen. Als een medewerker nu een kop koffie omstoot, of signaleert dat een toilettenblok dringend een schoonmaakbeurt kan gebruiken, kan hij of zij rechtstreeks een verzoekje sturen. Dat komt als een workflow terecht op de iPad en kan snel worden afgehandeld. Juist omdat het hun eigen idee was, maakt de facilitaire dienst er een sport van die oproepen zo snel mogelijk af te handelen.”
Dit voorbeeld laat volgens Grootveld zien welke positieve energie er binnen een organisatie kan ontstaan wanneer alle weerstand tegen nieuwe software wegvalt. “Maak mensen enthousiast en ze gaan juist met je meedenken.”

Digitale HRM: Geen doel op zich

Toch moet je volgens Bondarouk zeker niet alle HRM-processen willen digitaliseren. “Je moet goed weten welke procedures je wel en niet kunt digitaliseren. Het beoordelen van grote hoeveelheden cv’s is bijvoorbeeld een taak die prima te automatiseren is. Je kunt immers duidelijke regels bedenken om geschikte en ongeschikte cv’s van elkaar te onderscheiden.”

 

 

Er zijn echter ook processen waarbij dat veel lastiger is. De kunst is volgens Bondarouk om het verschil te zien. “Denk eens aan functioneringsgesprekken. Het nut daarvan is inmiddels omstreden. Als je medewerkers wilt motiveren, werkt het beter om continue feedback te geven. Als je dat weet, waarom zou je dan nog een hele online bureaucratie optuigen rond functioneringsgesprekken? Je moet digitale HRM nooit als doel op zichzelf zien. Dan ontstaat weerstand: de techniek dringt zich op. En mensen gaan twijfelen: heeft de organisatie deze software werkelijk nodig?”

 

‘Als software-implementaties alleen zijn gebaseerd op
fantasieën van directies, moet HR  op de rem gaan staan’
HRM-professor Tanya Bondarouk, Universiteit Twente

 

Op de rem gaan staan

De taak van de HRM-afdeling is volgens Bondarouk daarom vooral om het hoofd koel te houden. “Er is enorm veel appification en datafication op het gebied van HRM. Als dat iets oplevert, is het prima. Maar als nieuwe software-implementaties alleen maar gebaseerd zijn op fantasieën van directies, dan moet je als HRM-adviseur op de rem gaan staan.” Dat geldt bijvoorbeeld in veel gevallen voor HR-analytics, zegt Bondarouk: “Het is onrealistisch om te verwachten dat alle organisaties daarmee kunnen voorspellen welke sollicitanten succesvol zullen zijn, of welke competenties ze over vijf of tien jaar nodig hebben. Niet alleen omdat er binnen HR niet snel sprake zal zijn van big data, maar ook omdat je de toekomstige behoeftes van de organisatie niet altijd kunt voorspellen.”

Eigen stem

Met de opkomst van het Internet of Things (IoT), moeten HRM-afdelingen nog eens extra op hun hoede zijn, zegt Bondarouk: “Stel, er komen binnenkort wearables op de markt waarmee organisaties de emoties van hun medewerkers van minuut tot minuut kunnen registreren. Dat lijkt op het eerste gezicht misschien een mooie manier om big data te verzamelen. Maar wat zou je, los van de privacy-issues, met die meetgegevens opschieten? Ga je zo manieren vinden om de betrokkenheid en je bevlogenheid van je medewerkers te stimuleren? Of bereik je misschien juist het tegendeel?”

Het is volgens Bondarouk daarom belangrijk om als HR-afdeling een eigen stem te behouden binnen de boardroom. “Probeer niet hijgerig om een partner te worden van de directie. Bekijk digitale HRM vanuit je eigen gezichtspunt: dat van HRM-adviseur. Juist dan heb je meerwaarde.”

Reageer op dit artikel