blog

Continu leren en verbeteren met Holacracy

Organisatie & Strategie

Continu leren en verbeteren met Holacracy

Hoe kan je de tomeloze energie van een startup, die menig maal op de zolderkamer begint, vasthouden? Hoe blijf je klanten en partners verrassen met innovaties, ook al ben je fors gegroeid als organisatie? Voor het antwoord kom je tegenwoordig al snel uit bij een hele nieuwe manier van werken; ‘Holacracy’.

Hiermee kunnen organisaties één grote zolderkamer, of beter nog een hotspot, creëren, waarin het barst van de energie en leiderschap bij iedereen in de organisatie.

Met Holacracy wordt traditionele besluitvorming uit de top van de organisatie gehaald. In plaats daarvan is de macht verdeeld onder de medewerkers middels rollen met verantwoordelijkheden. Dit zorgt ervoor dat medewerkers gestimuleerd worden om initiatief te nemen, en leiderschap te tonen voor hetgeen ze doen. En als ieder zich een leider voelt, komen zaken in een stroomversnelling. Niemand hoeft meer te wachten op de aanwijzingen van de manager. Sterker nog: de klassieke manager die doelen stelt en evalueert, bestaat niet meer.

Tip! Lees ook Holacratie: iedereen aan de macht

Als je een leider wilt zijn dan moet je natuurlijk wel weten waaraan je bijdraagt. Het is dus zaak om het hogere doel, ofwel de purpose, als bedrijf goed voor ogen te hebben. Alle onderdelen van het bedrijf dragen hieraan bij. Die onderdelen zijn echter niet meer stabiele afdelingen, maar cirkels. Deze cirkels hebben allemaal een eigen purpose die in dienst staan van het hogere doel op bedrijfsniveau. En op zijn beurt heeft ieders rol een purpose die bijdraagt aan de cirkel. Kortom, medewerkers kunnen leiderschap nemen omdat ze weten waaraan ze bijdragen en ook zelf initiatief en beslissingen kunnen nemen.

Blijven werken aan de organisatie

Als je groeit en innovatief wilt blijven, wil je dat de organisatie en de medewerkers daarbinnen meegroeien. Daarom zijn er met de implementatie van Holacracy twee soorten vergaderingen in te voeren: de zogenaamde Tactical meeting voor het werken ‘in de organisatie’ en de Governance meeting voor het werken ‘aan de organisatie’.

De Tactical meeting wordt gehouden aan de hand van ingebrachte spanningen (ofwel tensions) die agendapunten vormen. Een spanning is een verschil tussen waar jij vindt dat je nu staat en waar je zou willen staan. Als je een dergelijke spanning inbrengt, dan moet je ook aangeven wat je nodig hebt: informatie, een actie, een project of een verwachting richting anderen. Een voorbeeld op het vlak van HR: een spanning is dat het ziekteverzuim hoog is, en ik stel een project voor om dat te onderzoeken. Hierdoor wordt iedereen gestimuleerd om in het hier en nu te voelen wat er echt nodig is en zelf met goede voorstellen te komen.

De Governance meeting maakt dat de organisatie voortdurend in beweging is. Hierin worden spanningen rondom de organisatie ingebracht. Dat leidt dan tot aanpassingen in rollen en verantwoordelijkheden. Een voorbeeld: “Het ziekteverzuim is hoog, dus ik stel voor dat we een rol van health coach in het leven roepen. Diegene heeft in zijn rol de verantwoordelijkheid om het ziekteverzuim te minimaliseren.”

Iedereen werkt aan de organisatie, niet alleen een directie. Elke medewerker kan voorstellen doen voor nieuwe rollen of verantwoordelijkheden. De organisatie wordt gevormd door medewerkers zelf. Medewerkers die in het hier en nu voelen wat er echt nodig is. Zo hou je lol in je werk, word je productiever en draag je meer bij.

Uitgaan van ieders sterke kanten

Als je een hotspot wilt creëren waarin iedereen bruist van energie en initiatief, dan is het belangrijk dat het beste uit de medewerkers wordt gehaald. Om te beginnen betekent dat natuurlijk bij aanname dat medewerkers geselecteerd worden die ook zin hebben om bij te dragen aan de purpose en er plezier in hebben om initiatief te nemen.

Om dat proces te helpen, is het handig een aantal waarden te definiëren die weergeven welke cultuur het bedrijf wil neerzetten. Bij Voiceworks wordt bijvoorbeeld bij elke aanname een Culture Fit Check gedaan op deze waarden. Past deze medewerker bij onze visie en voldoet deze medewerker aan het profiel dat de organisatie stelt? Als je dit met een volmondig ‘ja’ kunt beantwoorden is de kans groot dat deze medewerker zich als een vis in het water voelt.

Continu leren en verbeteren

Holacracy en de zelfsturing die daarmee gepaard gaat vraagt een hele cultuuromslag. Dit gaat natuurlijk niet zonder slag of stoot, je bent niet binnen no time de bruisende hotspot van snelle innovatie en ondernemerschap. Stapsgewijs kom je in de goede richting en we blijven leren en sturen bij.

Voormalige managers krijgen andere rollen en medewerkers moeten leren dat ze zelf met voorstellen komen en de aantrekkingskracht van verandering voelen. Ze zitten zelf aan het stuurwiel van hun eigen ontwikkeling en die van de organisatie, in tegenstelling tot het traditionele denken waarbij een organisatie halsstarrig het plan blijft volgen dat van tevoren door management is bedacht. Wij zijn ervan overtuigd dat dit niet meer werkt anno 2017.

Benieuwd naar hoe Voiceworks Holacracy implementeerde? Het RTL programma “Ondernemen doen we zo” maakte een mooi item hierover.

Anita Klaver, Voiceworks Talent Lab

Reageer op dit artikel