nieuws

P&o’ers over hun e-hrm

Organisatie & Strategie

Hun organisaties kozen elk voor een eigen e-hrm-oplossing, maar allemaal zijn ze blij dat de oude dossierkast heeft afgedaan. Met welke software werken deze p&o'ers, waarom, en welke wensen hebben zij nog verder? Plus tips van experts over hoe het nog beter kan.

Mark Nierop (Sns Reaal) over Afas Profit
'Meer tijd voor inhoudelijke zaken'
Sinds anderhalf jaar werkt Mark Nierop, afdelingshoofd bedrijfsbureau p&o bij SNS Reaal, met Profit van Afas. Aangezien de 8000 medewerkers ook zelf mutaties moesten gaan doorvoeren, was het tijd voor een ander systeem. Hij selecteerde acht kandidaten, en na enkele testen koos zijn team dus voor Afas.

Pluspunten?
'Bij Profit zijn payroll en hrm geïntegreerd. Dit pakket werkt veel simpeler dan andere systemen. De processen zijn grotendeels gestandaardiseerd, waardoor het beheer eenvoudiger is. Ik heb nauwelijks consulten van de leverancier nodig. Onze eigen it-afdeling kan het beheer aan. E-hrm levert ons een flinke tijdsbesparing op. Er is nu meer tijd voor inhoudelijke zaken, en op den duur bespaart het zeven fte.'

Wat kan beter?
'Die standaardisatie zorgt er tegelijkertijd voor dat er minder vrijheid is om bijvoorbeeld zelf titels in te voeren die voor ons relevant zijn. Bovendien is het nog geen compleet e-hrm-systeem. Voor recruitment gebruiken we Easycruit, maar dat kan vanuit dat pakket niet aan Profit worden gekoppeld. En voor ons opleidingsbeheer kiezen we nog een ander pakket. Profit is niet ingericht voor e-modules.'

Heimwee naar de dossierkast?
'Sommige managers moesten er in het begin wel aan wennen dat ze nu bepaalde zaken zelf moeten doen, in plaats van even een mailtje te sturen naar p&o. Maar als ze er eenmaal mee werken, gaan ze om.'

Tip van Esther Treurniet, senior consultant SAP HCM:
'Het belangrijkste bij de invoering van e-hrm is een goed verandermanagement en een juiste 'look and feel' van de applicatie. Dit bepaalt de acceptatie van het systeem. De verschillende doelgroepen moeten vanaf het begin, en niet pas bij het testen, betrokken worden bij de vraag hoe de applicatie eruit komt te zien. De betrokkenheid van het hoger management bepaalt grotendeels of het project slaagt.'

Adriana Adams (St Jansdal) over Emis
'Formulieren goed geïntegreerd'
De p&o'ers van het Harderwijkse ziekenhuis St Jansdal gebruiken voor de personeelsadministratie en de personeelsdossiers sinds vorig jaar Emis van Unit 4 (voorheen IBS). De dossiers zijn nog niet volledig digitaal ingevoerd. 'We zijn nu bij de letter R', aldus Adriana Adams, hoofd p&o.

Pluspunten?
'De 1700 medewerkers kunnen nu via deze webbased applicatie zelf mutaties invoeren. Die doe-het-zelfservice was een van de redenen om over te stappen naar een nieuw e-hrm-systeem. Daarnaast wilden we weer de salarisadministratie in eigen beheer doen. Voor de selectie werden drie pakketten met elkaar vergeleken. Emis kwam als beste uit de bus. Het is een modern technisch systeem met vele mogelijkheden. De digitale formulieren zijn goed geïntegreerd.'

Wat kan beter?
'Het systeem is opgebouwd vanuit de salarisadministratie. Hierdoor zijn sommige modules niet specialistisch genoeg. Voor ons verzuimbeheer hebben we een ander pakket omdat we extra ruimte nodig hadden voor de dossiers. Dit geldt ook voor de roosteradministratie, waar we ook een apart pakket voor hebben. Maar beide kunnen wel gekoppeld worden aan Emis.'

Hoe flexibel?
'Redelijk. Het is een standaardpakket met maatwerk. In overleg met Unit 4 kunnen modules worden aangepast. We zijn voortdurend bezig het systeem aan te passen en te verbeteren. Unit 4 denkt hierbij goed mee.'

Heimwee naar de dossierkast?
'Nee, we willen juist meer dan de techniek op dit moment aankan. Zo is er behoefte aan een centraal overzicht van de opleidingspunten en de projectervaring van ons verpleegkundig personeel. Maar het kost tijd om dat technisch voor elkaar te krijgen. We moeten nog even geduldig zijn.'

Tip van Peter Ambagtsheer, managing consultant/eigenaar Mentaspex:
'P&o moet strategisch goed in de gaten houden dat de vele extraatjes niet leiden tot een systeem met lapmiddelen en een bloemkoolstructuur. Op de langere termijn kan een integrale totaaloplossing nodig zijn om tijdig en zonder veel technische toestanden overzichten te generen voor managementinformatie.'

Dick van Geeresteyn (The Boost) over carerix
'Ik kan overal inloggen'
Voor een vorige werkgever had Dick van Geeresteyn diverse e-hrm-pakketten getest. Carerix van de gelijknamige leverancier kwam toen als beste uit de bus. Toen hij The Boost begon, een wervingsbureau voor commerciële professionals, koos hij daarom meteen voor dit programma. Van Geeresteyn gebruikt Carerix voor het beheer van zijn personeelsadministratie en kan hiermee bijvoorbeeld dossiers, urenadministratie en de registratie van ziekte en vakantie bijhouden. Het betreft een SaaS-applicatie (Software as a Service). Dit betekent dat het programma toegankelijk is via internet en Van Geeresteyn bijvoorbeeld ook in de trein bij zijn personeelsgegevens kan.

Waarom Carerix?
'We hebben een flexibel pakket nodig omdat we als detacheerder een flexibele organisatie zijn. De organisatie bestaat uit twee vaste medewerkers en een wisselend aantal uitzendkrachten. Carerix is functioneel en werkt prima. Ik kan overal inloggen en de website is bijna nooit uit de lucht.'

Hoe flexibel is het systeem?
'Carerix biedt een basisversie en een uitgebreidere versie. Ik was een paar dagen kwijt aan het invoeren van functies en titels. Voor een deel kan ik het programma zelf aanpassen, maar voor grotere zaken moet ik de leverancier inschakelen.'

Wat kan beter?
'Elk voordeel heeft z'n nadeel. Er zijn zoveel functies dat het lastig is om ze allemaal te doorgronden. Soms moet ik lang doorklikken om op de gewenste plek te komen.'

Heimwee naar de oude dossierkast?
'Nee, dat is zo jaren negentig. Ik kom ze bij klanten overigens nog opvallend vaak tegen.'

Tip van Peter Ambagtsheer, managing consultant/eigenaar Mentaspex:
'Zorg bij een Software as a Service-toepassing voor een geregelde back-up van de bedrijfseigen dataset. Mocht het SaaS-pakket door omstandigheden, zoals problemen met het bedrijf of de verbinding, niet meer goed bereikbaar zijn, dan heb je in elk geval je werk veiliggesteld.'

Eveline ter Haar (Hogeschool Amsterdam) over PeopleXS
'Fikse besparing opgeleverd'
Hogeschool Amsterdam (HvA) werkt sinds een jaar met het e-recruitmentpakket PeopleXS (via Daywize), en dat bevalt uitstekend, zegt beleidsmedewerker p&o Eveline ter Haar. Alle vacatures worden via dit programma uitgezet.

Pluspunten?
'Het voordeel is dat we direct wijzigingen kunnen aanbrengen. Kandidaten solliciteren via dit programma en krijgen automatisch een reactie terug. Voorheen moesten we alles handmatig doen. Het invoeren van PeopleXS heeft een fikse besparing opgeleverd. In plaats van 1,8 fte besteden we nu gemiddeld 0,6 fte aan de administratieve verwerking van recruitment. De vrijgekomen tijd gebruiken we voor advies met betrekking tot de werving.'

Wat kan beter?
'Dit pakket is alleen bedoeld voor recruitment. De overige personeelstaken worden versplinterd uitgevoerd via diverse systemen. De school heeft 3100 medewerkers en 40.000 studenten. Gezien de omvang kunnen we eigenlijk niet zonder e-hrm. Vanaf volgend jaar willen we stapsgewijs een nieuw systeem invoeren.'

Wat staat er op het verlanglijstje?
'We inventariseren nu de behoefte van p&o en de hele organisatie, en kijken vooral naar functionaliteit in relatie tot de kosten. Zoals gezegd, zal het pakket niet in één klap alle p&o-processen bevatten. Daarvoor is de organisatie te groot en te complex.'

Met welke systemen werken jullie nu?
'De personeelsadministratie wordt verzorgd door het Service centrum HR, dat hiervoor SAP HR gebruikt zonder portal. Het nadeel is dat men buiten de HvA geen wijzigingen kan doen, zoals ziek- en herstelmeldingen. P&o communiceert via het intranet en plaatst hierop bijvoorbeeld informatie over personeelsregelingen. Mutaties worden doorgegeven via e-mail en papier. Bovendien zijn ook alle personeelsdossiers van papier en bevinden zich op één locatie, terwijl de hogeschool dertien locaties heeft. De p&o'er die op een andere locatie zit, moet dus op de fiets springen om even een dossier in te zien. Een behoorlijke belasting.'

Tip van Fred Sonneville, manager hr-transformatie Deloitte Consulting:
'Start vanuit een visie aan e-hrm. Te vaak worden e-hrm-initiatieven gestart zonder een heldere visie vanuit hrm en ict op hetgeen ze ermee willen bereiken. SAP HR kan veel e-hrm-processen overigens prima ondersteunen. Kijk door de schijnbare verschillen heen, zoek de overeenkomsten, en kies voor integratie en standaardisatie.'

Reinier Koning (Kpmg) over Oracle HR
'Weinig onderhoud nodig'
Accountancy- en adviesorganisatie KPMG gebruikt al vijftien jaar Oracle HR van Oracle voor de personeelsadministratie, vertelt Reinier Koning, hoofd HR systemen en processen.

Pluspunten?
'Het is een betrouwbaar en stabiel systeem. Er is weinig onderhoud nodig en het levert goede rapportages op. En de gebruikers zijn dankzij de webbased applicatie niet meer aan een locatie gebonden.'

Wat kan beter?
'Dit pakket gebruiken we alleen voor onze personeelsadministratie. Maar dat vind ik niet per se negatief. In theorie is het mooi als je alles in één hebt, maar de praktijk is weerbarstig. Voor zaken als opleidingsbeheer en het personeelsportal hebben we aparte pakketten gemaakt. Hierdoor zijn ze optimaal toegerust voor hun functies.'

Heimwee naar de oude dossierkast?
'Absoluut niet. Onze 4000 medewerkers kunnen via het personeelsportal de voorzieningen raadplegen en zelf wijzigingen invoeren. Ze vinden het heel prettig dat het niet eerst via hrm moet. E-hrm werkt het snelst en het vermindert de kans op fouten.'

Tip van Jeroen Heijmans, sales consulting director Oracle:
'In de nieuwe versie van Oracle HR is de functionaliteit voor opvolgingsplanning verder uitgebreid. Als de organisatie bezig is met talentmanagement en opvolgingsplanning, kan dit een mooie gelegenheid bieden om Oracle HR ook meer strategisch in te zetten.'

Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met ict-vakblad Computable en zijn online team van e-hrm-experts.

'Voorspellende informatie is goud waard'
Uit een recent onderzoek van e-hrm-leverancier Raet onder 150 hr-managers blijkt dat een meerderheid e-hrm nog onvoldoende benut (zie ook pag. 15). Cees van den Heijkant, ceo van Raet, vindt dat een gemiste kans. 'Soms zijn de gegevens er wel, maar zijn de verschillende systemen niet goed gekoppeld, waardoor er fouten ontstaan. Maar ook onbekendheid met de mogelijkheden speelt een rol.' Door informatie over de opbouw en ontwikkeling van de organisatie af te zetten tegen de competentieontwikkeling van de medewerkers, is de acute wervingsbehoefte eenvoudig te voorspellen. 'En die voorspellende informatie kan goud waard zijn voor je management', aldus Van den Heijkant.
Ook Jan Hoogstra, manager bij KPMG IT Advisory, vindt het hoog tijd voor slimmere systemen. Zijn bedrijf deed eind 2009 zijn vierjaarlijkse onderzoek naar de kwaliteit van e-hrm-pakketten. 'Ze zijn nog te veel gericht op registratie in plaats van informatie', is zijn belangrijkste kritiek. 'Stel dat er een divisie geschrapt moet worden. Dan wil je snel weten om hoeveel mensen het gaat en hoeveel salariskosten dat scheelt. Een dergelijk snel overzicht kan meestal nog niet worden gegeven. Ze kunnen dus nog niet goed gebruikt worden voor managementinformatie.'

Reageer op dit artikel