nieuws

4 tips voor een goede sociale media code

Organisatie & Strategie

Wat mogen werknemers wel en niet doen op sociale media? Vaak is dat niet duidelijk geformuleerd. Terwijl verkeerd gebruik enorme reputatieschade kan opleveren. Vier tips hoe een heldere sociale media code te maken.

4 tips voor een goede sociale media code

Onderzoek van informatiebeheerder Iron Mountain liet onlangs zien dat bijna de helft van de Nederlandse bedrijven de eigen regels omtrent social media wisselvallig en onduidelijk vindt. Jeroen Strik, directeur Benelux en Duitsland van Iron Mountain, geeft tips hoe u wél een duidelijke social media code opstelt.

Betrek meerdere afdelingen bij het opstellen van de code . Strik: ‘Het feit dat het opstellen van een sociale media code vaak bij P&O neergelegd wordt, laat wel zien dat veel bedrijven sociale media als een bedreiging zien. Van P&O wordt dan verwacht dat zij regeltjes opstelt voor het personeel over wat wel en niet mag op sociale media. Maar het moet een onderdeel worden van de algemene communicatiestrategie en dat doe je door er juist meerdere afdelingen bij te betrekken. Zo kunt u de kansen die sociale media geeft – de organisatie profileren naar de buitenwereld – goed benutten. Dus leg het niet alleen bij P&O neer, maar zet een bedrijfsbrede werkgroep op waar ook Marketing, Juridisch en IT betrokken worden. Als u het breder trekt heeft zo'n code meer slagkracht.'

Maak bedrijfsaccounts aan. Strik: ‘Het tij valt niet te keren. In plaats van sociale media te zien als een bedreiging kunt u ze beter strategisch inzetten. Door zelf bedrijfsaccounts aan te maken op bijvoorbeeld Twitter, LinkedIn en Facebook, maakt u voor personeel de scheiding duidelijk tussen zakelijk en privégebruik en kunt u de communicatie als bedrijf beheren. IT kan in de gaten houden wat er allemaal geuit wordt en kan ervoor zorgen dat alles wat over deze kanalen loopt, goed vastgelegd wordt. Zo kunt u bijhouden wat er getwitterd wordt over het bedrijf en of de inhoud van die officiële tweets volgens de richtlijnen is. Maar ook de andere kant op: zo kunt u zien wat er op de markt speelt en daar via de bedrijfkanalen weer op inspelen.
Een goed voorbeeld van zo'n formeel sociale media kanaal is een grote hamburgerketen in de VS. Die gaf tickets voor gratis hamburgers weg aan mensen die op Facebook vrienden werden van het bedrijf. Het bedrijf heeft nu een en eindeloos aantal ‘vrienden' om op talloze manieren mee te communiceren.'

Breng de risico's in kaart. Strik: ‘U kunt pas goed beleid maken als u weet wat de risico's zijn die verkeerd gebruik met zich mee kunnen brengen. Gevoelige informatie kan op straat komen te liggen en het gebruik kan virussen binnenlaten die gevoelige bedrijfsinformatie kunnen stelen. Risico's hangen natuurlijk ook af van de branche. Als er in de advocatuur over gevoelige informatie uit een rechtszaak wordt getwittert, dan loopt die hele zaak op de klippen en in de retail of communicatie kan een negatieve tweet weerslag hebben op het product.  
Om de risico's in kaart te brengen zet u niet alleen P&O en de juridische afdeling in, maar bijvoorbeeld ook de marketingafdeling. Die kent de klanten goed en weet precies welke informatie een klant kan raken.'

Maak sociale media een onderwerp in de bedrijfscultuur. Strik: ‘Vaak proberen bedrijven de codes te richten op wat medewerkers in hun privétijd over het bedrijf schrijven, maar juist die privé-uitingen zijn lastig te sturen. U kunt beter sturen op een cultuur waarin medewerkers begrijpen wat de consequenties zijn van verkeerd gebruik. Ze moeten begrijpen dat de grenzen van privé en zakelijk vervagen, en weten hoe daarmee om te gaan. Dat doet u niet door alleen een documentje rond te sturen met regeltjes, maar door te communiceren dat het méér is dan alleen een gedragscode. Maak het een onderwerp: geef bijvoorbeeld een maandelijkse update hoe de sociale media die maand goed zijn ingezet. Wij zetten zelf in de businessupdates een linkje naar onze bedrijfsprofielen en moedigen verdere discussies over dat onderwerp daar aan. Dus neem als werkgever zelf het initiatief met bedrijfsprofielen, en moedig het zakelijk gebruik daarvan aan.'

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels