nieuws

Weerstand tegen HNW? Huur een bedrijfskunstenaar in!

Organisatie & Strategie

Weerstand tegen Het Nieuwe Werken haal je weg met… een bedrijfskunstenaar.

Weerstand tegen HNW? Huur een bedrijfskunstenaar in!

In mei vorig jaar verhuisden het Amsterdamse Openbaar Ministerie en het Gerechtshof naar een nieuw pand. De overgang van de oude naar de nieuwe werkomgeving leidde aanvankelijk tot weerstand: weinig medewerkers zaten te wachten op een verandering naar een open werkomgeving, zonder vaste werkplekken en alles digitaal.
Om deze overstap soepel te laten verlopen zetten de organisaties allerlei creatieve en artistieke middelen in. Met succes. Want kunst kan een overgang van ‘oud’ naar ‘nieuw’ overbruggen door werknemers te prikkelen voor de nieuwe situatie door aandacht te generen voor de oude cultuur.

TIP: Projectleider huisvesting Rik Olijve en Marie Mart Roijackers, artistiek coördinator huisvesting geven op het Over Het Nieuwe Werken Congres op 4 december de sessie Van Weerstand naar Enthousiasme. Een levendige sessie met veel voorbeelden over hoe artistieke middelen en methodes ingezet kunnen worden bij verandertrajecten.

Modern pand?

De verhuizing naar het splinternieuwe Paleis van Justitie aan het IJDock was een belangrijke verbetering voor de ruim zevenhonderd medewerkers. Jarenlang werkten ze op verschillende vestigingen in de stad. Nu kunnen ze veel effectiever bij elkaar in één pand werken. Het nieuwe pand voldoet bovendien aan alle eisen van de moderne tijd. Architectenbureau Claus en Kaan ontwierp het nieuwe Paleis van Justitie, dat eind 2012 werd opgeleverd.

Flexconcept

Hoewel in de eerste plannen sprake was van een traditionele kantoorindeling, met gangen en veel kamers, ontstond in 2010 het besef dat een flexconcept veel efficiënter zou zijn. Zo kun je immers meer medewerkers in het pand huisvesten. Om de beschikbare vierkante meters beter te benutten werd besloten naast de drie al aangewezen panden nog twee andere panden in Den Haag en Utrecht af te stoten en de aldaar werkzame ambtenaren over te plaatsen naar Amsterdam.
Projectleider huisvesting Rik Olijve van het Openbaar Ministerie kwam voor de uitdaging te staan: hoe krijg je mensen zover dat ze hun vertrouwde, sfeervolle werkomgeving vaarwel zeggen en vol enthousiasme in een splinternieuw kantoorgebouw aan de slag gaan, met als werkconcept Het Nieuwe Werken?

Lees ook: HNW in de zorg? Het Kan! (best practise)

Weerstand

Olijve: ‘Het OM als geheel heeft de koers uitgezet om in een flexibel werkplekconcept te gaan werken, dus werd dit ook van toepassing op de onderdelen die in het nieuwe pand terecht zouden komen. Maar gaandeweg merkten we in bepaalde onderdelen van de organisatie toch een vorm van weerstand. Men was gewend in kamers te werken, met kasten en papieren dossiers onder handbereik. Als je dan zegt: “We gaan naar een nieuw pand, met een open werkomgeving, zonder vaste werkplekken, en alles wordt digitaal”, kun je je voorstellen dat mensen niet direct stonden te juichen.’

Extra’s

Het was duidelijk: er moest iets extra’s gebeuren om de overgang soepel te laten verlopen. Maar wat? Op dat moment kwam Olijve in contact met Marie Mart Roijackers, voormalig kunstgeschiedenis- en kunstacademie-student en parttime werkzaam op de administratie van het OM-ressortsparket aan de Prinsengracht.
Roijackers was op verzoek begonnen om medewerkers van de Prinsengracht op een creatieve manier warm te krijgen voor de nieuwe werkomgeving. In diverse sessies liet ze hen het Werkplekspel spelen (een HNW-ganzebordspel, ontworpen door het CfPB) en met zelfbedachte ‘Koffers van de Ziel’ legde ze een tastbaar verband tussen het ‘oude’ en het ‘nieuwe’.

Communicatie?

Haar creatieve en kunstzinnige aanpak vielen op, met als uitvloeisel Roijackers ook betrokken werd bij het op een artistieke manier begeleiden van de overgang op centraal niveau. Roijackers ging de uitdaging graag aan. ‘Er werd door het OM regelmatig gecommuniceerd over de toekomstige veranderingen in de werkomgeving. Maar dat waren vooral de gebruikelijke e-mails, waardoor het echte effect uitbleef. Voor mij was het duidelijk: de communicatie moest dynamischer, verrassender en warmer, waardoor medewerkers de verandering positiever en enthousiaster tegemoet zouden treden.’

Enthousiasmeren van de werknemers

Op basis van gesprekken met enkele directeuren stelde ze een projectplan en budget op. Na goedkeuring ging ze aan de slag met als hoofdopdracht het enthousiasmeren van de werknemers. Ze ontwikkelde daarvoor een aantal concrete tools, zoals de Toekomstkamer een kamer in de oude panden die ze, geheel inrichtte conform de nieuwbouw en het persoonlijk Werkplekpaspoort, een handzaam boekje met uitleg over onder meer de nieuwe werkomgeving, de functie van diverse werkplekken, de thuiswerkplek, over werken in de trein en de omgang met vertrouwelijke informatie Andere tools om medewerkers meer verbinding met het nieuwe pand te laten krijgen, waren een gebruikershandleiding voor het pand, een bouwplaat van het pand en een speciaal opgenomen videoclip met een bekende danser uit het tv-programma ‘So you think you can dance’.

Toegevoegde waarde

Terugkijkend op de overgang is Olijve tevreden: ‘We hebben met de werkplekbezetting een mooie slag gemaakt van 1,1 naar 0,9. Dat kan eventueel nog verder naar beneden in de toekomst, een factor 0,7 is denkbaar. De artistieke invulling van Marie Mart was beslist van toegevoegde waarde. De tools die zij bedacht waren een waardevolle aanvulling op de standaardberichten in de communicatie. Natuurlijk zijn er altijd mensen die geen waarde hechten aan dat creatieve, maar de overgrote meerderheid heeft het als positief ervaren.’

TIP: Meer nieuws en best practises over Het Nieuwe Werken leest u op het platform Over Het Nieuwe Werken

 

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels