nieuws

De vijf knelpunten bij sollicitatieprocedures

Organisatie & Strategie

Wat zijn volgens de HR-adviseur de grootste knelpunten tijdens een sollicitatieprocedure? De vele administratieve handelingen scoren het hoogste en vormen de grootste uitdaging voor de HR-afdeling.

De vijf knelpunten bij sollicitatieprocedures

Dit blijkt uit een inventarisatie van AFAS Software die de vijf grootste knelpunten in sollicitatieprocedures bij bedrijven in kaart bracht. AFAS Software baseert de knelpunten op een rondvraag onder klanten, medewerkers en HR-managers van diverse bedrijven naar de problemen die zij ondervinden bij sollicitatieprocedures. De leverancier van ERP-software weet uit ervaring dat van alle administratieve processen op de HR-afdeling het wervings- en selectieproces het minst vaak geautomatiseerd is. Om die reden besloot AFAS de knelpunten bij een sollicitatieprocedure te inventariseren.  De volgende knelpunten werden het meest genoemd:

1 Veel administratieve handelingen

De respondenten gaven aan veel handmatige werkzaamheden te moeten verrichten gedurende het selectietraject. Het uitzetten van de vacature, het verzamelen en doornemen van sollicitanteninformatie en het afhandelen van de reacties wordt gezien als een tijdrovend proces.

2 Onnodig papierwerk

De sollicitatieprocedure blijkt in veel gevallen onvoldoende geautomatiseerd en gedigitaliseerd wat leidt tot veel, en vaak onnodig, papierwerk. Bedrijven blijken vaak nog met stapels geprinte sollicitatiebrieven en CV’s te werken die intern van hand tot hand gaan

3 Geen overzicht

Doordat het sollicitatieproces vaak onvoldoende geautomatiseerd is, is er weinig overzicht in de reacties die binnenkomen en de status van sollicitaties. Een Excel-bestand met daarin een overzicht van sollicitanten is vaak de enige houvast. Dit zorgt ervoor dat het proces onnodig veel tijd in beslag neemt.

4 Verschillende kanalen

Waar sollicitatiebrieven vroeger alleen per post binnenkwamen, stromen de reacties nu via verschillende kanalen binnen, zoals e-mail, social media en diverse vacaturesites. Voor veel HR-afdelingen zorgt dit voor minder overzicht in het aantal sollicitaties dat binnenkomt en kost het inventariseren en afhandelen van de reacties via de verschillende kanalen meer tijd.

5 Verouderde sollicitatieprocedure

Uit de reacties van de respondenten blijkt dat bij veel bedrijven de sollicitatieprocedure vaak sterk verouderd is. Om de interesse van Generatie Y te wekken, voldoen de standaardprocedures – waarbij de sollicitant een motivatie en CV opstuurt en een reactie afwacht – niet meer.

 

Ergernis bij sollicitant

AFAS Software verbaast zich over het grote aantal bedrijven waar de automatisering van het sollicitatieproces achterblijft. “Hoewel organisaties de voordelen zien van automatisering en al veel bedrijfsprocessen gedigitaliseerd hebben, wordt hiervan voor de sollicitatieprocedure nog opvallend weinig gebruikgemaakt,” vertelt Bas van der Veldt, CEO van AFAS Software. “Toch kan het automatiseren van dit proces de HR-afdeling een aanzienlijke tijd- en kostenbesparing opleveren. Zo werken wij zelf met de Sollicitant Self Service. Hiermee bieden wij potentiële medewerkers die via onze vacaturesite solliciteren een eigen sollicitatieportal. Hierin kunnen zij alle informatie en communicatie vinden rondom hun eigen sollicitatie. Aan de achterkant is het gehele sollicitatieproces intern ook geautomatiseerd en werken wij met workflows. Hier komt geen geprinte brief of Excel-bestand meer aan te pas.”

Volgens Van der Veldt raakt de manier waarop veel bedrijven hun sollicitatieprocedure hebben ingericht ook de sollicitant. Van der Veldt: “In veel gevallen is een sollicitatie een ‘black box’. Wanneer een sollicitatie verstuurd is, is het vaak een kwestie van afwachten. Dit zorgt voor onduidelijkheid en veroorzaakt ergernis bij sollicitanten. Het automatiseren van de sollicitatieprocedure kan uitkomst bieden, omdat het bijdraagt aan de optimalisatie van de dienstverlening vanuit de werkgever naar de potentiële werknemer. Door sollicitanten toegang te geven tot een online portal zijn zij altijd op de hoogte van de status van de procedure en weten ze dus op elk moment waar ze aan toe zijn.”

Tip: vragen over digitale sollicitatieprocedures? Kijk ook eens op PW De Gids Vakbase.

 

 

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels