nieuws

Zes manieren waarop e-HRM de werkdruk verlaagt

Organisatie & Strategie

De invoering van e-HRM verlaagt de werkdruk op HR-afdelingen. HR-adviseurs krijgen daardoor de tijd om zich te richten op de kern van hun vak: het vinden, binden en boeien van werknemers.

Zes manieren waarop e-HRM de werkdruk verlaagt

Voordeel 1: Nooit meer nabellen

Organisaties waar e-HRM nog niet is ingevoerd, hebben vaak voor elke mutatie een ander papieren document. “Er is een indiensttredingsbrief, er wordt een papieren personeelsdossier bijgehouden, er is een formulier voor de declaratie van reiskosten, onkosten, voor verlofaanvragen, enzovoort”, zegt HR-procesconsultant Jasper Brandt van RheiGroup. Al dat papier leidt vaak tot inefficiënte procedures. Werknemers die een declaratie willen indienen, moeten eerst op zoek naar het juiste formulier, dit vervolgens volledig invullen – inclusief gegevens die al lang bekend zijn bij de organisatie – en de aanvraag in het postvakje van hun manager leggen. De leidinggevende moet de aanvraag ondertekenen, deze naar de HR-afdeling doorsturen, die het weer naar de salarisadministratie zendt. Tijdens dit proces kan veel fout gaan.

Ook meer weten over effectieve eRecruitment? Schrijf u nu in het congres eRecruitment en ontvang 100 euro korting (code: EREC50PWDE)

Voordeel 2: Altijd op tijd

Binnen organisaties waarbinnen e-HRM nog niet is geïmplementeerd, moeten HR-adviseurs continu controleren of procedures juist gevolgd worden. Brandt: “Zo eist de Wet Verbetering Poortwachter onder meer dat de manager van de zieke werknemer tijdig een Plan van Aanpak opstelt. Leidinggevenden zijn vaak echter niet bezig met hun zieke werknemers. Ze hebben het druk genoeg met de dagelijkse gang van zaken. Dat maakt dat HR-afdelingen managers continu moeten najagen om er zeker van te zijn dat verzuimprocedures volgens het boekje verlopen. Wanneer dit soort processen niet correct worden afgehandeld, kan dat namelijk veel geld kosten.” HR-adviseurs zijn bovendien veel meer tijd kwijt met dit soort processen dan absoluut noodzakelijk is. Dit betekent een verspilling van kostbare arbeidsuren op de HR-afdeling.

Voordeel 3: Actuele gegevens

Wanneer HR-processen via papier, telefoon en fax worden afgehandeld, bezorgt dat niet alleen HR-adviseurs veel extra werk. Zo wordt bijvoorbeeld ook het werk van medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het opstellen van werkroosters ernstig bemoeilijkt. Brandt: “Als medewerkers op papier een verlofaanvraag doen, maar deze wordt niet tijdig verwerkt, is het onmogelijk actuele en correcte werkroosters te maken.”

Voordeel 4: Nooit meer fouten corrigeren

Als procedures via papieren mutatieformulieren verlopen en er ergens in de keten een fout wordt gemaakt, wordt dat in veel gevallen pas na een aantal stappen ontdekt. Zo kan een onkostendeclaratie na een lange reis langs allerlei bureaus door de salarisadministratie toch nog terug worden gestuurd naar de werknemer, omdat de datum bijvoorbeeld ontbreekt.

Voordeel 5: Geen dubbel werk

Organisaties die nog niet zijn overgegaan op de invoering van e-HRM hebben vaak twee aparte backoffice-toepassingen draaien: één voor de salarisadministratie en één voor HR-gegevens. Elk van die administraties wordt apart bijgehouden. Daardoor vullen verschillende medewerkers dezelfde gegevens vaak noodgedwongen opnieuw in. De kans op fouten neemt daardoor toe. “Wanneer een nieuwe medewerker in dienst komt, moeten NAW-gegevens vaak tweemaal worden ingevoerd: eenmaal in het HR-systeem en eenmaal in de salarisadministratie.”

Voordeel 6: Optimaal overzicht

De rapportagemogelijkheden van verouderde systemen zijn meestal beperkt. Om toch overzicht te houden over belangrijke cijfers houdt elke afdeling in veel gevallen eigen Excel-sheets bij. Brandt: “Dezelfde gegevens worden daardoor soms tot driemaal toe ingevuld in verschillende systemen: eenmaal in de HR-administratie, eenmaal in de salarisadministratie en per afdeling in een eigen Excel-rapport om zicht te houden op relevante trend.

Lees de uitgebreide versie van dit verhaal op PW De Gids Whitepaper ‘Zes manieren waarop e-HRM de werkdruk verlaagt’

________________________________________________________________________________________________________________________
TIP

Meer weten over eHRM? Kijk ook eens op de website Overehrm.nl 
________________________________________________________________________________________________________________________

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels