nieuws

‘We vergaderen nog alsof het 1911 is’

Organisatie & Strategie

Nieuwe manieren van werken: natuurlijk. Maar nieuwe manieren van vergaderen? Ho maar. Zo kan het beter.

‘We vergaderen nog alsof het 1911 is’

In menige organisatie gaat veel tijd verloren aan overleg. Vergaderen, praten, maar zonder dat het veel oplevert. 8 op de 10 HR-managers vindt het overleg van hun medewerkers dan ook niet productief. Dat terwijl organisaties Het Nieuwe Werken invoeren en een mooie strakke inrichting maken. ‘Vervolgens overleggen ze nog op een manier alsof het 1911 is’, ziet Henk Van der Steen in de praktijk. Van der Steen runt samen met collega Ruben van der Laan Het Nieuwe Werkoverleg. Ze helpen organisaties hun overlegmomenten zo efficiënt mogelijk in te richten. Van der Laan en Van der Steen leggen uit hoe het beter kan: ‘Je moet je continu afvragen waarom je vergadert.’

TIP: Het gebruik van smartphones is een oorzaak van ineffectief vergaderen. Mag u een medewerker ontslaan omdat hij zijn telefoon opneemt tijdens vergadering? Lees meer op PW De Gids Vakbase. 

Waar gaat het mis?

Van der Steen: ‘Medewerkers werken op afstand en resultaatgericht, maar zodra iedereen de vergaderruimte instapt komen ze in een soort default modus. Zeker in deze tijd van veel meer plaats onafhankelijk werken we opnieuw moeten kijken naar hoe we onze verbinding organiseren. En dat kan juist via je overleg. Werkoverleg is immers al lang niet meer nodig voor informatie-uitwisseling. Daar hebben we al lang allerlei mooie systemen en technologie voor. Belangrijk is om na te denken over de verbinding.’

Verbinding is een term die je veel hoort, maar wat houdt dat nu concreet in?

Van der Steen: ‘Belangrijk vooral is, ben je met elkaar in gesprek? Door verbinding krijg je weer nieuwe inspiratie. Als we elkaar niet meer blijven zien, en geen gevoel meer hebben bij elkaar, dan is het verdomd lastig om samen te werken.’
Van der Laan: ‘De manier van verbinding is inmiddels veranderd. Was het tien jaar geleden bijvoorbeeld vooral de koffieautomaat waar je elkaar trof. Nu is die automaat zelf veranderd in een espressobar, waar mensen elkaar ontmoeten. Maar de vraag is ook hoe ga je in gesprek met elkaar? Wij helpen anderen in dat omdenken. Dat doen we niet alleen in bricks & bytes, maar juist ook in behaviour. Hoe ga je je overleg ontwerpen?’

Daarbij staat de verbinding dus centraal?

Van der Steen: ‘Het overleg heeft veel minder dan vroeger de functie van informatie-uitwisseling. Het is zowel een spiegel als een broedplaats van de cultuur van je organisatie. Alles wat in de organisatie gebeurt is één-op-één terug te vinden in het overleg. Zoals bijvoorbeeld de hiërarchie die speelt. Een afdelingshoofd die daar erg van is, zal zijn werkoverleg dan ook redelijk traditioneel leiden. Werkoverleg moet je gebruiken om de onderlinge verbinding te versterken. Een voorbeeld wat wij zagen is bij een zorgorganisatie. Het hoofd OK kon moeilijk overleg organiseren met zijn team, omdat iedereen in wisseldiensten werkt. Daarom nodigde hij iedereen bij hem thuis uit om samen te eten. Om zo even iedereen bij elkaar te hebben.’
Van der Laan: ‘Je ziet vaak een soort omdraaiing van principes. We moeten elkaar juist opzoeken. De formele overleggen worden facultatief, maar de informele overleggen worden verplicht. Verbinding is onmisbaar bij samenwerken.’

Hoe kunnen organisaties dan ‘beter’ vergaderen?

Van der Steen: ‘Mensen zijn het overleggen zo ontzettend zat, als het zo weinig oplevert. Tegelijkertijd zie je een tegenbeweging ontstaan, zoals de scrum agile beweging, die nu binnen en buiten de ICT een enorme vlucht neemt. Daar wordt onder anderen gewerkt in daily standups voor de dagelijkse operationele zaken. Daarnaast heb je tactische en strategische overleggen. Allemaal andere manieren om overleg in te zetten.
De ICT’ers van ING gaan bijvoorbeeld nu de Spotify-manier overnemen van in teams werken. Kortom, het is goed je eigen overleg te heroverwegen. Om eens goed te kijken naar hoe je zelf vergadert. Hoe besluiten wij, hoe delen wij onze kennis en hoe wisselen wij informatie uit? Dat soort vragen zijn goed om te stellen. Dat moet je met je eigen team uitzoeken.’

Ken je hiervan praktijkvoorbeelden bij organisaties?

‘We werken samen met een gemeente waar een team, dat onderhoudswerk uitvoert, dodelijk saaie vergaderingen kent. Hebben jullie geen whatsapp-groepje?, vroegen wij. Daar kun je veel sneller dingen afstemmen zonder daarvoor bij elkaar te hoeven komen. Dat werkte. Of een landelijke geneeskundige organisatie. Een manager reisde de regio’s rond om acht keer per maand overleg te voeren. Acht keer vertelde hij hetzelfde verhaal. We zijn gaan nadenken en nu vertelt hij het verhaal in een wekelijks intern YouTube-filmpje, zodat als hij nu komt bij het overleg het meteen een stap verder kan gaan. Over dit soort simpele dingen wordt te weinig nagedacht.’

TIP: Lees meer nieuws over nieuwe manieren van werken op het platform Overhetnieuwewerken.nl. 

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels