nieuws

Zo voert u HNW in voor 1400 medewerkers

Organisatie & Strategie

De Provincie Noord-Holland bedacht hun concept voor Het Nieuwe Werken samen met medewerkers. ‘Het feit dat ze niet meer terug willen naar het klassieke kantoor, bewijst het succes.’

Zo voert u HNW in voor 1400 medewerkers

Organisaties die nieuwe werkconcepten van bovenaf bedenken en uitrollen, hebben een grotere kans dat het project faalt. Sámen met medewerkers bedenken hoe het werk voortaan wordt ingericht? Dat geeft een grotere kans op succes.

De Provincie Noord-Holland kan daar over meepraten. Zes jaar geleden startte de werkgever de ‘Expeditie Houtplein’. De verhuizing naar een nieuwe locatie, waarbij niet alleen het oude gebouw werd gesloopt maar ook de oude manier van werken gedag werd gezegd. Sectormanager Facilitaire Dienstverlening Rob Tresoor vertelt over het succes van de expeditie: ‘Je moet er vooral veel over praten met elkaar.’

In februari 2013 betrok Provincie Noord-Holland het meest duurzaam verbouwde kantoorpand van Nederland: aan het Houtplein in Haarlem. De inrichting van het pand, met zo’n duizend werkplekken voor 1400 medewerkers, is gebaseerd op tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Centraal staan kenmerken als meer zelfstandigheid en verantwoordelijkheid voor medewerkers, flexibele en activiteitgerelateerde werkplekken, flexibele werktijden, een nieuwe IT-omgeving en online communicatiemogelijkheden.

Op het Congres Over Het Nieuwe Werken op 8 december vertelt Tresoor over de overgang naar het nieuwe werkconcept.

Hoe begin je aan zo’n enorm project?

‘Je moet eerst het besluit nemen wat je precies wilt met de verhuizing. Wordt het vooral facilitair of wil je meer? Wij kozen ervoor om het als een totaalproces te bekijken. Van de gedragskant tot digitalisering. In plaats van een vaste pc werkt iedereen nu op een laptop. Dat hadden we al doorgevoerd, voordat we gingen verhuizen. Volgend jaar gaan we de stap maken van laptops naar hybride tablets. We geven mensen de keuze.

Bij het begin hebben we drie pilaren gekozen waarmee we de hele organisatie mee op expeditie hebben genomen: Het nieuwe gebouw, inrichting en werkconcept (bricks), de gedragsverandering die daarbij hoort (behavior), nieuwe ICT en digitalisering (bites). Daar zijn we twee jaar mee bezig geweest.’

Waarom de naam Expeditie?

‘We hebben het neergezet als een reis. Alsof we gingen kamperen. En dat was ook zo, want de tijdelijke locatie was niet zo fijn. Maar omdat we er iedereen zo vanaf het begin bij hadden betrokken, ging dat allemaal goed. Wat doe je verder op een expeditie? Je gaat wandelen, bergbeklimmen. Wij organiseerden uitjes naar andere bedrijven. De medewerkers konden zich inschrijven op deze trips en zelf zien hoe andere werkgevers het flexibel werken in de praktijk organiseerden.

Ze moesten daarvoor wel zelf het initiatief nemen. Wij regelden de bussen, maar ze moesten het zelf organiseren. We zijn onder meer naar de gemeenten Den Bosch en Heemstede geweest, bij Rabobank Utrecht en de Provincie Overijssel.’

De voorbereiding en communicatie is heel belangrijk zeg je. Waarom precies?

‘Het is belangrijk dat je vertelt waarom je bepaalde keuzes hebt gemaakt. En je moet de mensen meenemen in die beslissingen. Dat is een belangrijk leerpunt voor organisaties die Het Nieuwe Werken ook willen invoeren. Het feit dat onze medewerkers niet meer terug willen naar het klassieke kantoor, bewijst het succes van een goede voorbereiding. Er was dan ook geen verrassing toen ze in het nieuwe kantoor aankwamen.

Ons streven was bijvoorbeeld een uniforme stoel. Heel veel mensen zijn toen gaan meedenken en de stoel die het is geworden is heel arbovriendelijk. We hebben ze laten meedenken over hoe we moeten werken in het pand en waarvoor we deze manier van werken willen gebruiken.

Daarnaast hebben we bijvoorbeeld een ontmoetingsplein opgezet, waar je elkaar kunt treffen voor lunch of voor overleg. We hebben eerst een programma van gebruik gemaakt: hoe willen we het gebouw gebruiken? Aan de hand daarvan is het programma van eisen opgesteld voor de bouwer. Zo is dit gebouw niet alleen door de bouwer bedacht, maar een beetje door ons allemaal.’

Lees ook: ‘Investeren in HNW levert een hoop gedoe op’

Werkte alles wat jullie hebben bedacht?

‘Nee, niet alles. We hadden bijvoorbeeld bedacht dat we ook staand zouden gaan vergaderen. We hebben 25 vergaderzalen, waarvan er vier anders zijn ingericht dan een klassieke vergaderzaal. Twee zijn creatief ingericht, met krijtborden, krukken op wieltjes en twee om staand te vergaderen. Daar konden medewerkers leunen op een soort wiebelkruk. Daar kwam veel commentaar op. Na een jaar aankijken, konden we concluderen dat het niet werkt. De zalen werden niet meer geboekt. Dus hebben we de zalen weer omgebouwd tot ‘normale’ vergaderzalen.

Je moet niet huiverig zijn om af te wijken van het concept wat je hebt bedacht. Zeker als het niet werkt. Belangrijk is dat je blijft praten. Waarom doen we wat we doen? Ook belangrijk is om ervoor te zorgen dat iedereen weet wat de afspraken zijn. Zoals dat we niet eten op de werkplek. We hebben bewust geen leefregels ingevoerd, maar afspraken met elkaar gemaakt, want als je regels invoert dan moet je ze ook gaan handhaven.’

TIP: Meer weten over het nieuwe werkconcept bij de Provincie Noord-Holland? Rob Tresoor spreekt op het Congres Over Het Nieuwe Werken op 8 december. Bekijk het programma en de sprekers.

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels