nieuws

HR mist data door versnipperde HR-software

Organisatie & Strategie

Het merendeel van de HR-afdelingen werkt met versnipperde HR-software. Zonde: HR loopt zo belangrijke data mis.  

HR mist data door versnipperde HR-software

In plaats van te werken met een geintegreerd HR-systeem, werkt het merendeel van de organisaties met meerdere systemen voor de verschillende HR-processen. Dat is zonde, want HR loopt daardoor veel belangrijke data mis en ontneemt zichzelf de kans de besparing van tijd en kosten: door te werken met meerdere systemen naast elkaar is het doorvoeren van (wets)wijzigingen en het maken van rapportages lastig.

Dat blijkt uit onderzoek van HR2day, leverancier van HR-systemen onder HR-managers of HR-directeuren van 600 (middel)grote organisatie in Nederland. Ruim zeventig procent van de respondenten zegt met geïsoleerde HR-applicaties te werken, vaak met meer dan vier verschillende. “Dat betekent dat een organisatie werkt met een los verzuimsysteem, een los salarissysteem, een los verlofregistratiesysteem. Voor bijna elk HR-proces is er een aparte toepassing, soms van verschillende leveranciers”, zegt Andy Verstelle, directeur van HR2day.

Volgens Verstelle is het logisch dat het HR-applicatielandschap versnipperd is. “Veel organisaties zijn begonnen met het automatiseren van hun salarisverwerking. Dat werd door veel bedrijven ook nog gezien als het belangrijkste proces. Begrijpelijk, werknemers vinden het normaal dat het goed gaat, maar als de verwerking van het salaris verkeerd gaat, levert dat veel klachten op.” Na de salarisverwerking werden andere processen geautomatiseerd, maar die applicaties werden bij andere leveranciers ingekocht.

Tijdsverlies door versnipperde systemen

Zo ontstond een landschap van verschillende HR-systemen die niet met elkaar in contact staan. Toch is communicatie tussen die systemen noodzakelijk; persoonswijzigingen bijvoorbeeld moeten anders per systeem worden doorgevoerd. Verstelle: “Dat gebeurt dan vaak door iets te printen en dat handmatig in een systeem in te voeren.” Ook zijn er handmatige koppelingen gemaakt. “Maar het maken en aanpassen van die koppeling is enorm complex.”

Het aanpassen van het versnipperde HR-landschap aan veranderende wet- en regelgeving kan daardoor veel tijd kosten. De onlangs ingevoerde WWZ kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat organisaties met de verschillende leveranciers om tafel moeten om veranderingen door te voeren. Uit het onderzoek blijkt dat het doorvoeren van omvangrijke wetswijzigingen bij het merendeel van de organisaties 3 maanden in beslag neemt.

HR analytics wordt tijdrovend klusje

Daarnaast belemmert het organisaties in het leggen van verbanden en het doen van voorspellingen. Ruim dertig procent van de respondenten maakt rapportages grotendeel of helemaal handmatig. Daarnaast verloopt het rapportageproces bij 57 procent gedeeltelijk handmatig. Slechts 11 procent van de organisaties heeft het proces volledig geautomatiseerd. Dit heeft tot gevolg dat nog geen twintig procent direct een ad-hocrapportage kan uitdraaien. Zestig procent heeft er een dag voor nodig en 21 procent zelfs een week.

Door het gebrek aan data en analyticstools mist HR belangrijke data om een goede personeelsstrategie neer te zetten, zo bleek onlangs uit onderzoek van Oxford Economics in opdracht van softwareleverancier SAP. Data over het personeel geeft immers belangrijke inzichten voor een strategische HR-visie.

TIP: Wat moet u allemaal willen meten met uw HR-data? Kom naar het Congres HR Analytics op 31 mei in Veenendaal. Bekijk hier het programma

Verstelle: “Als je data hebt, wil je daar informatie van maken. Op die manier kun je waarde toevoegen. Als het lastig is om data uit systemen te laten, dan is handelen op basis van informatie moeilijk.” Natuurlijk is het mogelijk om data te verzamelen in zogenaamde datawarehouses, maar dan is het niet altijd mogelijk om data realtime weer te geven. “Dat is niet altijd erg, niet voor alle wijzigingen is het nodig om daar het directe effect van te zien.” Maar een groot deel van de organisaties vraagt wel om realtime-informatie, veertig procent van de respondenten zegt hier behoefte aan te hebben. Rapportages kunnen HR-afdelingen helpen bij het pakken van de strategische rol.

Daarnaast is een HR-afdeling bij een goede workflow minder tijd kwijt aan administratieve processen. Meer dan de helft van de respondenten ziet de toegevoegde waarde van een integraal systeem voor HR-management. Die workflow kan helpen bij de grootste uitdagingen: het toekomstbestendig maken van organisatie en het creëren van operationele flexibiliteit.
Toch ziet een groot deel van respondenten de waarde van IT nog niet in. 42 procent van de ondervraagden zegt dat IT-innovatie nauwelijks neutraal of helemaal geen middel is om concurrentievoordeel te behalen. IT wordt vooral gezien als onderdeel van het administratieve werkdomein, maar niet als de grote veranderaar.

Lees meer over de toepassing van HR-software op het platform Over eHRM

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels