nieuws

Wet DBA: 3 clausules die HR niet mag vergeten

Organisatie & Strategie

De modelcontracten van de Wet DBA zijn niet voor elke organisatie bruikbaar. Gaat u zelf contracten opstellen? Vergeet deze 3 bepalingen dan niet.

Wet DBA: 3 clausules die HR niet mag vergeten

Een opdrachtgever die veel met zzp’ers werkt, zal graag van tevoren willen weten of hij loonheffingen moet betalen. Met de VAR-verklaring was dit duidelijk, met de modelovereenkomsten van de Wet Deregulering Arbeidsrelaties (Wet DBA) die per 1 mei ingaat, is dat niet altijd gelijk duidelijk.

De modelcontracten die de Belastingdienst gratis beschikbaar stelt, voorzien namelijk vaak niet in afspraken die zijn toegesneden op de specifieke situatie van organisaties en de manier waarop zij samenwerken met freelancers. En dat kan voor onaangename verassingen zorgen, stelt arbeidsadvocaat Ruben Moonen van Pellicaan Advocaten. Dat betekent dat HRM-afdelingen, in samenwerking met fiscaal experts, overeenkomsten op maat moeten opstellen voor de organisatie. Deze kunnen vervolgens binnen het HRM-systeem beschikbaar komen voor personen die verantwoordelijk zijn voor de inhuur van zelfstandigen.

Moonen: ‘In de praktijk moet een algemene opdracht van overeenkomst altijd aangepast worden aan de situatie van de opdrachtgever. Een modelcontract dekt nooit de exacte situatie af. Daarbovenop is het aan te raden een aantal voorbehouden in de overeenkomst van opdracht op te nemen. De extra clausules die Moonen aanraadt op te nemen, houden onder meer rekening met ingrijpende wijzigingen in de situatie van de opdrachtnemer: die kunnen voor naheffingen van de Belastingdienst zorgen. Hoe kunnen organisaties deze overeenkomsten van opdracht zo opstellen dat fiscale risico’s worden ingedamd? Welke bepalingen mogen niet ontbreken? Moonen geeft advies.

Tip 1: Leg de opdrachtnemer een verplichting tot schadeloosstelling op bij eventuele naheffingen van de fiscus

Het kan gebeuren dat de situatie van de zzp’er wijzigt, nadat deze een overeenkomst van opdracht heeft ondertekend. Wanneer deze bijvoorbeeld alle opdrachtgevers behalve één verliest en daarbij alle opdrachten exact volgens instructie van die ene opdrachtgever uitvoert, is deze soms feitelijk geen zelfstandig ondernemer meer. De Belastingdienst kan dan concluderen dat er in retrospectief sprake is geweest van een fictieve dienstbetrekking met de enig overgebleven opdrachtgever. De fiscus zal dan alsnog loonbelasting en premies heffen, vermeerderd met een boete. Moonen: “Een goede overeenkomst van opdracht houdt rekening met deze ongewenste situatie. De organisatie komt daarin met de opdrachtnemer overeen, dat als de situatie zich voordoet dat de opdrachtnemer niet meer voldoet en daarover de organisatie niet juist en tijdig heeft geïnformeerd, de opdrachtnemer schadeplichtig is.” Honderd procent garantie biedt dit niet, aldus Moonen: “Maar dat is dan in elk geval overeengekomen. Daarmee is het nog geen gelopen race, maar er bestaat in elk geval een handvat voor verhaal, in gevallen dat de opdrachtnemer niet heeft voldaan aan de informatieverplichtingen uit de overeenkomst.”

TIP: Meer tips? Download de gratis whitepaper Fiscale risico’s van de Wet DBA minimaliseren met e-HRM.

Tip 2: Verplicht de opdrachtnemer wijzigingen in zijn situatie te melden

Daarnaast moet de opdracht van overeenkomst de opdrachtnemer ertoe verplichten om belangrijke wijzigingen in zijn of haar situatie te melden aan de opdrachtgever. Dat geldt bijvoorbeeld wanneer de freelancer zich feitelijk niet meer als echte ondernemer opstelt bijvoorbeeld omdat het aantal opdrachten van andere opdrachtgevers afneemt, waardoor in wezen een gezagsverhouding met de opdrachtgever ontstaat. Die organisatie loopt daardoor een fiscaal risico. De fiscus zou de relatie tussen opdrachtgever en -nemer namelijk hierdoor achteraf als een fictieve dienstbetrekking kunnen beschouwen en alsnog een naheffing doen.

Lees ook: Opvolger VAR: 3 tips voor zzp-contracten

Tip 3: Controleer regelmatig of de situatie van opdrachtnemers is gewijzigd

Zelfs al vermeldt de overeenkomst van opdracht dat een zelfstandig ondernemer wijzigingen in zijn of haar situatie moet melden, dan nog kan het gebeuren dat deze dat niet doet. Moonen: “Om die reden is het aan te raden om regelmatig te controleren of de overeenkomsten van opdracht die zijn afgesloten met freelancers, nog overeenkomen met de werkelijke situatie.” HRM-software kan daarvoor automatische herinneringen afgeven aan de juiste personen binnen de organisatie.

Deze controles komen er eigenlijk op neer dat de opdrachtgever aan de opdrachtnemer vergelijkbare vragen stelt als die de fiscus voorheen ook al stelde, als voorwaarde voor het verstrekken van een VAR-verklaring. Voorbeelden zijn: Hoeveel verschillende opdrachtgevers heeft de freelancer? Gebruikt de freelancer zijn eigen materiaal?

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels