nieuws

Nieuwe HR-software? Check de OR!

Organisatie & Strategie

Stapt u binnenkort over op nieuwe HR-software? Vergeet dan niet de OR te raadplegen. Nieuwe privacywetgeving maakt dit namelijk riskant.

Nieuwe HR-software? Check de OR!

In nieuwe HR-software worden vaak andere methoden gebruikt om personeelsgegevens te verwerken. En daar komt de ondernemingsraad binnen beeld. Deze heeft namelijk instemmingsrecht wat betreft die verwerking van personeelsgegevens.

Nieuwe Europese privacywetgeving maakt de verwerking van persoonsgegevens namelijk een stukje complexer. Persoonsgegevens – en dus die van het personeel – mogen alleen verwerkt worden wanneer dit strikt noodzakelijk is. Wanneer organisaties deze nieuwe regels niet opvolgen, kunnen zij vanaf de inwerkingtreding in 2018 een flinke boete krijgen.

Digitaal smoelenboek vraagt om instemming or

De or is hierin een belangrijke schakel, zegt ICT-jurist Arnoud Engelfriet In de whitepaper ‘De nieuwe Europese privacy-wetgeving: 12 tips om voorbereid te zijn’.

Engelfriet: ‘Steeds meer organisaties maken bijvoorbeeld gebruik van een digitaal smoelenboek. Om dat te mogen samenstellen, is echter wel eerst toestemming nodig van de or.

Betrek or in keuze HR-software

Om die reden is het verstandig om een or-lid te vragen om standaard zitting te nemen in elke stuurgroep die zich bezighoudt met de selectie en inrichting van nieuwe software, wanneer die software wordt gebruikt voor het verwerken van persoonsgegevens.’

Lees ook: Pas op! Gebruik geen Excel voor personeelsdata

Bij elke software-invoering moeten bedrijven zich afvragen of er met deze applicatie persoonsgegevens verwerkt worden. Als dat gebeurt en strikt noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering, dan zal de organisatie vervolgens instemming moeten vragen aan de or. Is het verwerken van de persoonsgegevens niet strikt noodzakelijk is, zullen werkgevers bovendien expliciet toestemming moeten vragen aan werknemers.

TIP! Meer tips nodig? Download de gratis whitepaper De nieuwe Europese privacy-wetgeving: 12 tips om voorbereid te zijn’.

Reageer op dit artikel