nieuws

‘HR, aan de slag met de maildruk’

Organisatie & Strategie

Maar liefst negentig procent van het mailverkeer in organisaties is intern, zegt ondernemer Kim Spinder. Waarom HR de maildruk binnen organisaties drastisch moet verminderen.

‘HR, aan de slag met de maildruk’

De maildruk binnen organisaties is enorm, vindt ondernemer Kim Spinder en spreker op het congres Over Het Nieuwe Werken. “We houden elkaar in een digitale wurggreep. Samenwerken kan veel slimmer.” Zelf stopte ze zeven jaar geleden met e-mailen. “HR moet echt iets doen aan de e-mailcultuur.” Vijf vragen over werken zonder e-mail.

Wat heb je tegen e-mail?

“Ik heb op zich niets tegen e-mailen, maar wel wat het met ons doet. We houden elkaar in een digitale wurggreep en het levert alleen maar frustratie op. E-mail is ook niet bedoeld als een samenwerkingstool, terwijl het binnen de meeste organisaties zo wel gebruikt wordt. Het is een gedigitaliseerde brief, bedoeld voor een-op-eengebruik. En niet om iedereen maar lekker te cc’en om elkaar zo op de hoogte te houden van de voortgang, Dat is geen efficiënte manier om samen te werken, dat kan veel slimmer.”

Tip! Lees ook: werken zonder e-mail. Zo pakte Atos het aan.

Dus je mailt echt nooit?

“Nee, zeven jaar geleden ben ik van de ene op de andere dag helemaal gestopt met e-mail. Ik merkte dat ik te veel tijd kwijt was met het beantwoorden van mailtjes en niet toekwam aan mijn eigenlijke werk, een innovatieproject bij het ministerie van Binnenlandse Zaken. Ik was voor mijn gevoel een e-mailer van beroep geworden. En de meeste mailtjes kwamen nota bene van collega’s. Waar die mailtjes over gingen? Taken die ik toegewezen kreeg, vragen hoe het met die taken stond, documenten die rond werden gemaild en waarop ik dan moest reageren of van commentaar voorzien. Heel inefficiënt, want in de tussentijd lag het werk stil. Het begon eigenlijk als een experiment: wat zou er gebeuren als ik stopte met e-mailen? Dat is zo goed bevallen, dat ik nooit meer gemaild heb.”

Hoe werk je dan? Hoe communiceer je?

“Er zijn een heleboel handige tools waarmee je efficiënt online kunt samenwerken. Ik werk bijvoorbeeld veel met Trello. Bij de start van een project spreken we af hoe vaak we inloggen, bijvoorbeeld één keer per week. Het werkt heel transparant; je werkt samen in documenten en kunt de status zien. Zo ben ik in control over mijn eigen werk en bepalen niet anderen wat ik doe. Zit ik echt te wachten op de actie van iemand, dan loop ik gewoon even langs.”

Is een e-mailloze organisatie haalbaar?

“Het moet natuurlijk geen doel op zich zijn. Sommige mensen kunnen er heel gedisciplineerd mee omgaan. Maar vaak gaat het mis, zeker als je bedenkt dat in de meeste organisaties maar liefst negentig procent van de mailtjes intern is. Je doet het elkaar dus aan! En tegenwoordig verwacht iedereen ook maar direct antwoord, dag en nacht en ook in het weekend. Dat is de nieuwe norm. Hoe vaak heb je aan het einde van de dag niet het idee dat je niet gedaan hebt wat je eigenlijk moest doen? Minder mailverkeer leidt tot minder werkdruk. Daar moet je, zeker met alle burn-outs, als HR gewoon mee aan de slag.”

Maar wat kan HR doen? Tips?

“Maak de e-mailcultuur bespreekbaar binnen de organisatie, zonder al te oordelend te zijn. Ik merk dat managers er nu wel meer voor open staan. Misschien ook omdat ze zien dat de jongere generatie, ook hun eigen kinderen, helemaal niet meer mailt. Vraag ze bijvoorbeeld eens hoeveel tijd ze per dag aan hun inbox besteden. Of ga gewoon eens het experiment aan.  Zo kun je van 27 november tot en met 1 december met je team of hele organisatie een week op e-maildieet. Zo merken medewerkers dat het anders kan, en dat je zonder mail effectiever, efficiënter en leuker kunt samenwerken. HR moet in mijn ogen binnen de organisatie de aanjager worden van minder mailverkeer. Vaak is het toch een kwestie van doen.”

Meer tips? Kim Spinder spreekt op het congres Over Het Nieuwe Werken (14 december, Utrecht).
Congres OHNW 2017

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels