nieuws

Zo laad je helemaal op tijdens je vakantie

Personeelsmanagement

De website Overhetnieuwewerken.nl verzamelde reacties op de stelling 'Ik neem mijn zakelijke smartphone mee op vakantie'. De meningen bleken zeer verdeeld. Is een smartphone op vakantie een goed idee? Denise Hulst gaat in op enkele reacties op de stelling en geeft praktische tips om tijdens je vakantie helemaal op te laden. 

46% van de bezoekers die de stelling invulde gaf aan dat de zakelijke smartphone meegaat op reis, terwijl 54 procent aangeeft dit niet te doen.

Volgens Hulst is het een goed idee om de BlackBerry even thuis te laten. Daardoor kun je tijdens je vakantie afstand nemen van je drukke baan en helemaal opladen. Dit zorgt ervoor dat je daarna weer fris aan de slag kunt.

Het valt echter niet altijd mee om je werk even je werk te laten en zonder zakelijke bagage te vertrekken. Hulst geeft daarom aan het eind van dit artikel een tiental tips om je werk zo te organiseren dat je tijdens je vakantie prima gemist kan worden.

‘De kracht van vakantie is afstand nemen van je werk en opladen. Het meenemen van een zakelijke smartphone zet dat doel onder druk’, luidde één van de reacties op de stelling.

DH: De definitie van vakantie luidt: een bij cao geregeld aantal dagen waarop een werknemer vrij is van arbeid, met behoud van loon, zegt Hulst. Vakantie is niet voor niets uitgevonden. Je hebt het nodig om bij te tanken en op te laden. Opladen en bijtanken doe je het meest effectief door de toevoer van impulsen die met werk te maken hebben, tijdelijk stop te zetten.

Net doen alsof dat niet nodig is, is de kop in het zand steken. Je laten leiden door de overtuiging dat je niet vervangbaar – en dus heel belangrijk – bent, getuigt van een beperkte visie op (de eigen) duurzame inzetbaarheid. Ook wordt dit ingegeven door een kortetermijnbelang, namelijk het bevredigen van je eigen nieuwsgierigheid.

Daarnaast is de overtuiging dat het noodzakelijk is om de mail te moeten lezen en bereikbaar te moeten zijn meer een gevolg van een laag zelfbewustzijn en zelfsturing op dit gebied. Dat is bovendien een gevolg van de behoefte van veel mensen om zichzelf te bevestigen in het feit dat ze zo belangrijk zijn.

Er zijn maar zeer weinig mensen (of beter, mensen in bepaalde functies) die echt gemist worden bij afwezigheid. En in de meeste gevallen betreft het dan ook functies waarbij vervanging noodzakelijk is en dit vooraf goed geregeld wordt.

Een open gesprek over verwachtingen getuigt van volwassen werkgedrag. Het besef dat je de keuze hebt en dat je hierin een verantwoordelijkheid voor zelfzorg hebt, ligt hieraan ten grondslag. Overigens hebben werkgevers ook de plicht tot zorg voor de medewerkers in dit opzicht. Dan gaat het niet alleen om het voorkomen van RSI bij invoering van Het Nieuwe Werken.

Vrij zijn en ongestoord vakantie vieren, vallen ook onder de Arbeidsomstandighedenwet en de cao, met uitzondering van mensen in bepaalde functies.

‘Mail checken tijdens de vakantie is nodig, anders krijg je de lopende zaken alsnog na de vakantie voor je kiezen.’

DH: ‘Onderlinge vervanging klinkt heel groot, maar stelt feitelijk weinig voor als je het goed organiseert. Door in je afwezigheidsassistent het e-mailadres en telefoonnummer te zetten van de collega die men kan benaderen voor dringende zaken, schep je de mogelijkheid voor mensen die echt een dringende vraag hebben om tóch een antwoord te krijgen.

Voor de niet-dringende vragen geldt dat minimaal 80 procent zichzelf oplost, zonder dat je daar maar iets voor hoeft te doen. Als je dan diezelfde collega vraagt de overige 20 procent te beoordelen en er zo nodig op te reageren, zijn er weinig lopende zaken meer die je weg te werken hebt na terugkomst. Daarvoor moet dan je wel even die collega machtigen om de berichten in je inbox te beantwoorden.

Mocht er geen onderlinge vervanging te regelen zijn, dan kun je in je afwezigheidsassistent melden dat je jouw mail pas na terugkomst van vakantie afhandelt. Daaraan voeg je toe dat ze voor dringende zaken ze bij … terechtkunnen. Als dit het geval is, kun je het beste de eerste werkdag na je vakantie reserveren voor het op orde brengen van je mailbox.’

‘Tja, wij gebruiken onze privételefoon als zakelijke telefoon (met telefoonvergoeding), dus die gaat mee. E-mail check ik af en toe, ’s avonds. Ik heb niet het gevoel dat ik daardoor minder uitrust.’

DH: ‘De kruik gaat net zolang te water tot hij barst. Dat moment valt door niemand te voorzien. Het is net zoiets als gewoon dooreten totdat je broek niet meer past. Dan moet je ook maatregelen nemen: afvallen of een andere broek kopen.

Dat is met werkzaken ook zo: het is wachten totdat je harde schijf op hol slaat omdat je die volgestopt hebt met informatie, Maar ook kun je vakantie nemen en die schijf weer een beetje laten leeglopen, waardoor je een crash voorkomt.

De gedachte dat vakantie een preventiemaatregel is, heeft nog niet zo postgevat. Vakantie nemen lijkt meer en meer op doorwerken op een laag pitje, maar dan wel op een andere locatie dan normaal. Een soort Het Nieuwe Werken XL, wat heel aantrekkelijk lijkt, maar een hoop van je zelfbewustzijn en zelfsturing vraagt.’

‘Het is de kunst om als manager afstand te nemen van de dagelijkse gebeurtenissen en dan te zien dat alles gewoon doorgaat.’

DH: ‘Alles gaat echt gewoon door, ook als je er niet bent. Daar kom je soms alleen maar achter door het gewoon te doen: afstand nemen en niet bereikbaar zijn voor de dagelijkse dingen.

Ik bedoel: als het echt een ramp zou zijn, zou je toch ook niet ziek kunnen worden en had de voorzienigheid wel iets op het probleem van sterfelijkheid bedacht. We leven in een tijd waarin de moderne communicatiemiddelen een gevoel van megalomanie voeden. Enige zelfrelativering is op z’n plaats.

Als je dan eenmaal duizend doden gestorven bent, omdat je iets bent gaan doen wat indruist tegen je overtuigingen (zonder mij loopt het mis, of: als ik terug ben, moet ik alsnog puinruimen), dan ben ik er van overtuigd dat je niet alleen jezelf, maar ook je vakantiegenoten en je collega’s een groot plezier hebt gedaan. Daarvoor is het wel nodig dat je afstand durft te nemen.

Het is dan wel weer jammer dat je dat eerst aan den lijve moet ondervinden voordat je het zelf kunt geloven. En daarmee is het cirkeldenken weer rond.’

‘Het is meer een kwestie van een slechte organisatie door een gebrek aan tijd …’

DH: ‘Een ontspannen vakantie waarin de plicht tot het lezen van e-mail of bereikbaarheid niet aan de orde is, staat of valt met een open en vooral ook tijdige communicatie en voorbereiding. Wat is ervoor nodig om goed weg te kunnen gaan? Hoe kan het zo geregeld worden dat je ook echt los kunt komen van het werk?

Het grootste probleem is vaak een gebrek aan tijd; niet de tijd nemen om na te denken over deze belangrijke vragen, omdat het zo druk is. En door een gebrekkige voorbereiding wordt de overtuiging dat je jouw mail moet lezen en bereikbaar moet zijn een self-fulfilling prophecy.

Als je de tijd had genomen om duidelijke keuzes te maken, zaken goed over te dragen, af te stemmen en te organiseren, had de vakantie er ongetwijfeld anders uit gezien.’

‘Smartphone van het werk … dus ook op vakantie bereikbaar?’

DH: ‘Eigenlijk is het een gekke vooronderstelling: omdat je een smartphone van je werk hebt gekregen, betekent het dat je ook tijdens je vakantie bereikbaar moet zijn. Als het meer dan een veronderstelling is, zou ik de smartphone gedurende de vakantieperiode inleveren en een goedkope prepaid mee op vakantie nemen.

Als je als werkgever echt wilt dat je medewerkers bereikbaar zijn, dan getuigt het van een kortetermijnvisie op duurzame inzetbaarheid en gaat hij voor het kortetermijnbelang.’

Tien oplaadtips

1. Maak heldere en concrete afspraken over bereikbaarheid en het lezen van mail, zoals bijvoorbeeld: ik lees op woensdag en zaterdag mijn mail en reageer alleen op dingen die echt een antwoord vragen. Voor dringende zaken kan mijn contactpersoon of vervanger van het werk mij beter op mijn privételefoon een bericht sturen of bellen.

2. Maak ook heldere afspraken met vakantiegenoten over wanneer je even met je werk bezig bent. Spreek met jezelf een tijdslimiet af. Houd je daaraan en als dat moeilijk is, vraag dan aan je vakantiegenoten of ze je – desnoods met geweld – uit de werkstand sleuren. Doe dat op een vast tijdstip op de dag. Dan hoef je niet voortdurend met jezelf in gesprek over de vraag wanneer je jouw mail gaat lezen.

3. Geef in de afwezigheidsassistent duidelijk aan waar mensen met dringende vragen terechtkunnen; zet daar een telefoonnummer en e-mailadres bij. Geef alleen je vervanger je privénummer. Scherm het nummer af als je naar een zakelijk contact moet bellen.

4. Regel met de ICT-afdeling dat ze je inbox afsluiten en laat de server beantwoorden met het volgende bericht:

‘Mijn inbox is in verband met vakantie afgesloten tot … . Uw mail wordt daarom automatisch doorgestuurd naar een collega die mij vervangt. Hij zal beoordelen of hij actie moet ondernemen. Zijn telefoonnummer is: … .

Een week voordat ik terugkom van vakantie, is mijn inbox weer geopend en kan ik weer mail ontvangen. Ik lees mijn mail weer op … . U kunt rond die tijd een antwoord verwachten.

Mocht u een bericht hebben verstuurd in de periode dat mijn inbox dicht was, dan verzoek ik u om in de week van … uw bericht opnieuw naar mij toe te sturen. U krijgt dan gegarandeerd binnen enkele dagen nadat ik weer aan het werk gegaan ben, een reactie.’

5. Begin twee dagen voordat je op vakantie gaat met het afronden en wegwerken van de laatste kleine klusjes. Zorg dat je archief op orde is: papier en digitaal (inclusief het mailarchief). Als collega’s dan een vraag moeten beantwoorden over je werkterrein, dan kunnen ze alles zonder problemen terugvinden. Laat je vervanger voor je weggaat even zien waar alle lopende zaken liggen.

6. Maak voordat je weggaat in je digitale takenlijst een overzicht van de dingen die moeten gebeuren als je terugkomt van vakantie.

7. Plan voordat je weggaat een afspraak met je vervanger in voor een overdrachtsgesprek nadat je terug bent.

8. Houd de eerste twee dagen na terugkomst van vakantie vrij van afspraken. Dat geeft je de tijd om goed op te starten.

9. Zet in je elektronische agenda dat je een dag later terug bent dan in werkelijkheid. Daarmee voorkom je dat collega’s direct tijd op je eerste werkdag claimen.

10. Kijk jezelf eens in de spiegel aan en vraagt jezelf af: is deze meneer/mevrouw die mij nu zo aankijkt in de spiegel zo onmisbaar als hij of zij denkt? Of is dat niet meer dan een gewoonte, deze gedachte?

Denise Hulst is directeur van trainingsbureau Het Betere Werken.

Bron: Overhetnieuwewerken.nl

Reageer op dit artikel