nieuws

Zo voorkomt u grote uitstroom: 4 tips

Uitstroom

Uitstroom van personeel kunt u vaak al van ver zien aankomen. Maar hoe voorkomt u het daadwerkelijk? Vier tips.

Zo voorkomt u grote uitstroom: 4 tips

Kent u het verhaal van die school met een fantastische beoordeling door de inspectie? Die school ging binnen een aantal jaar van ‘goed’ naar ‘matig’ doordat de leraren, die in cohorten waren aangenomen, op dito manier uitstroomden. Weg kennis en kunde. Een grote uitstroom van personeel kunt u vaak al van mijlenver zien aankomen. Bijvoorbeeld door de bovengenoemde personeelsaanname in cohorten, of door een snel vergrijzend personeelsbestand. Om over een x aantal jaar niet met een nijpend personeelstekort te zitten, is het van belang om nú al in te grijpen. Natuurlijk, het probleem voorzien is stap één – de belangrijkste. Maar hoe voorkom je die grote uittocht daadwerkelijk? Hanneke Moonen van Moonen HRM Consulting adviseert bedrijven op vraagstukken op het gebied van Strategische Personeelsplanning. Moonen geeft advies.

Grote uitstroom: Breng kritieke kennis in kaart

Het is de nachtmerrie van elke werkgever: met de uitstroom van ervaren mensen sijpelt ook de kennis weg uit de organisatie. Moonen ziet vaak dat organisaties in zo’n geval de kritieke kennis in kaart gaan brengen: welke informatie gaat er verloren als onze seniors de organisatie verlaten? ‘Die informatie moet tijdig worden overgedragen, bijvoorbeeld door het opzetten van een kenniscentrum, mentorships en het verdelen van kritieke kennis over meerdere personen. Maar ook door te kijken wie er na zijn pensioen nog door wil werken.’

Kijk over afdelingsgrenzen heen 

Om te voorkomen dat in cohorten vertrekkend personeel niet de nekklap wordt voor de continuïteit van het bedrijf, is het zaak die cohorten nu al te herkennen en bij voorkeur door elkaar te mengen. Moonen noemt een voorbeeld van een afdeling spoedeisende hulp (SEH) van een ziekenhuis. ‘Het was een dreamteam. De gemiddelde leeftijd was 53, er was enorm veel ervaring, ze hadden nul in- en uitstroom en konden lezen en schrijven met elkaar. De afdeling was stabiel, maar het werk op de SEH is fysiek zwaar en bevatte veel nachtdiensten. Op den duur worden de medewerkers ouder en hoeven ze gezien hun leeftijd minder diensten te draaien of leidt het werk tot fysieke klachten. Dan blijkt het team voor nu een dreamteam, maar qua toekomstbestendigheid is het kwetsbaar.
Door de beperkte doorstroom werd de expertise binnen het team ook geïsoleerd; er werden geen nieuwe medewerkers ingewerkt waardoor de klap straks extra hard zou aankomen. In hetzelfde managementteam zat de manager van de afdeling medium care waar juist heel veel jonge mensen waren en de doorstroom heel erg hoog was. Er was zelfs onvoldoende expertise om de nachtdiensten goed te bemensen: een groot probleem. Moonen: ‘Door de analyses over afdelingsgrenzen heen te bespreken gaf het hele MT aan dat dat niet zozeer zijn probleem was, als wel van het hele MT. Bovendien konden beide teams elkaar prima helpen door te zorgen voor meer uitwisseling zodat er binnen de teams meer balans kwam in ervaringsgraad en in- en uitstroom). In zo’n geval zijn beide afdelingen voor de langere termijn gebaat bij een betere mix.’

Lees ook: 13 signalen dat uw medewerker op gaat zeggen

Neem tijdig jonge mensen aan 

Uitstroom in cohorten kan ook voorkomen worden door tijdig jongere mensen aan te nemen. Ook al lijkt dat makkelijker gezegd dan gedaan. Het onderwijs is typisch zo’n sector waar de grote uittocht op de stoep staat. ‘Daar staat een groot deel van de docenten voor zijn pensioen, maar moet nog wel een aantal jaar werken’, zegt Moonen. ‘Scholen kunnen jonge mensen daardoor vaak nog geen vast contract bieden of hebben op kort termijn geen budget. Voor de langere termijn is het overduidelijk dat er een grote vervangingsvraag is. Ze zoeken naar creatieve manieren om dit op te lossen. Bijvoorbeeld door lio-ers (leraren in opleiding) aan te nemen, in contact te blijven met goede krachten die al dan niet tijdelijk ergens anders gaan werken of door de inzet van duale trajecten waarbij hun werknemers deels ook in het bedrijfsleven of voor zichzelf werken. Kortom, het vraagt van werkgevers om slim na te denken over flexibiliteit. Je kunt ze geen vast contract geven, maar kijk wat je ze wel kunt bieden. Je kunt ze bijvoorbeeld wel betrekken bij interessante projecten waarin ze zich kunnen ontwikkelen bijvoorbeeld voor innovatieve veranderingen in het onderwijs.’

Raadpleeg de lijnmanagers

Bijna geen tip te noemen, want betrokkenheid van managers een keiharde randvoorwaarde voor vraagstukken op SPP-gebied, stelt Moonen. ‘Dit is taaie problematiek. Slim nadenken over flexibiliteit kan HR niet in z’n eentje. Je kunt mooie analyses maken, maar dan wordt het niet van de managers zelf. Zíj moeten de verandering uiteindelijk tot stand brengen.’

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels