artikel

Tevredenheid werknemer stijgt door eigen telefoon

Organisatie & Strategie

De keuze van de mobiele telefoon van medewerkers ligt vaak in handen van ICT. Ten onrechte. Waarom HR een vinger in de pap moet hebben.

Tevredenheid werknemer stijgt door eigen telefoon

Wanneer je als consument gewend bent aan een bepaald type smartphone, wil je daar op kantoor ook het liefst mee werken. Maar meestal krijg je van je werkgever een ander toestel. Veel medewerkers zijn hierdoor ontevreden over de mobiele telefoon van de zaak. Het is echter onnodig en volledig uit de tijd dat medewerkers niet zelf een telefoon kunnen kiezen en ontevreden zijn over de mobiel van de zaak. Bovendien is het niet goed voor de bereikbaarheid, de productiviteit en de medewerkerstevredenheid.

Veel gehoorde argumenten

Het besluit om medewerkers niet zelf te laten kiezen wordt meestal genomen vanuit een ICT-beheerperspectief en niet vanuit de behoeften van de organisatie. De argumenten hiervoor zijn dat uniformiteit de beheersbaarheid van de mobiele vloot, het goed kunnen ondersteunen van de gebruikers en het kunnen beveiligen van de bedrijfsgegevens ten goede komt. Maar het telefoonbeleid dat hierdoor ontstaat, sluit niet aan bij de behoeften van de medewerkers.

Rol HR bij telefoonbeleid

Telefoonregelingen worden vaak opgestart vanuit de ICT- of facilitaire afdeling, vertelt telecomexpert Erik Jan Keijzer van ReleaseTMS en initiatiefnemer van jetvandezaak.nl. “Er wordt geredeneerd vanuit de beschikbare technische mogelijkheden. In onze praktijk zien we dat mede daardoor veel telefoonprojecten mislukken. Met jetvandezaak.nl – dat staat voor Je Eigen Telefoon van de zaak –  spelen we op dit probleem in door HR een stem in het proces te geven.”

De HR-afdeling heeft als rol ervoor te zorgen dat bij het opstellen van telefoonbeleid de behoefte van de medewerkers zwaarder meetelt.  “Bepaal als HR hoe je wilt communiceren met elkaar”, maakt Keijzer duidelijk. “Daarnaast kan HR als geen ander bepalen welke telefoonregeling goed past als secundaire arbeidsvoorwaarde. Leg de behoefte die hier uitkomt bij ICT neer en zij kunnen aangeven hoe dit ingevuld kan worden. Dit zien we nog veel te weinig gebeuren.”

Keuzevrijheid mobiele telefoon

Gebruikers zelf een mobiele telefoon laten kiezen uit een bepaald assortiment heeft veel voordelen. “Wat heb je bijvoorbeeld aan hardware waar medewerkers niet graag mee werken? Geef ze de keuze uit een aantal toestellen”, benadrukt Keijzer. “Willen ze per se een iPhone, geef dan die keuzemogelijkheid maar met een eigen bijdrage. De acceptatie van een regeling waarbij voor dure smartphones een eigen bijdrage geldt is hoog onder werknemers. Immers, de werkgever betaalt mee aan de gewenste telefoon.”

Wat je ziet gebeuren als er geen keuzevrijheid gegeven wordt, en er standaard telefoons uitgeleverd worden, is dat deze soms direct in de bureaulade belanden. “We hebben recent een onderzoek gedaan bij een aantal klanten en daaruit bleek dat 15 procent van de werknemers met een mobiel van de zaak, de SIM-kaart eruit haalt en in een eigen toestel plaatst. Als dit onderzoek representatief is voor de hele zakelijke markt zou dit betekenen dat er jaarlijks 20 tot 30 miljoen euro aan door bedrijven gekochte mobieltjes niet worden gebruikt waarvoor ze bedoeld zijn,” aldus Keijzer.

Duidelijke afspraken maken

Het zelf kiezen van een mobiele telefoons moet wel worden ondersteund door duidelijke afspraken rond keuzevrijheid. Denk aan:

  • Wat is de eigen bijdrage?
  • Na hoeveel jaar wordt het toestel eigendom van de gebruiker?
  • Zijn er verschillen per functie of loonschaal?
  • Wat valt onder de verantwoordelijkheid van de werknemer?
  • Moet deze er altijd mee bereikbaar zijn?
  • Wat valt onder de garantie en betaal de werknemer zelf bij schade?

“Natuurlijk zijn de regels bij elke organisatie anders”, benadrukt Keijzer. “Duidelijke regels zorgen echter voor grote gebruikerstevredenheid, de productiviteit en bereikbaarheid nemen toe, terwijl de kosten en werkdruk bij faciliterende afdelingen niet toe nemen. We hebben voor het opstellen van telefoniebeleid en telefoonregelingen diverse templates en checklists ontwikkeld. Hiermee kunnen wij HR-afdelingen van organisaties die met CYOD willen beginnen, een vliegende start geven. Keuzevrijheid hoeft niet ingewikkeld te zijn. Maar het wordt tijd dat HR haar rol pakt om dit vanuit de behoefte van de medewerkers op te zetten.”

De voordelen van eigen telefoon op een rij

Een slimme werkgever laat volgens Keijzer medewerkers zelf een mobiel van de zaak kiezen. “De medewerkerstevredenheid stijgt, en de onderlinge communicatie en communicatie met de buitenwereld verbetert doordat iedereen goed met z’n mobiele telefoon om kan gaan. De bereikbaarheid en productiviteit nemen toe, en doordat medewerkers met een bekende telefoon werken zijn er minder gebruikersvragen waardoor de supportlast afneemt. De voordelen zijn groot en de kosten nemen af. Daarbij komt ook nog dat er geen investering gedaan wordt in mobieltjes die niet gebruikt worden of in ieder geval niet waarvoor ze bedoeld zijn.”

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met ReleaseTMS.

Reageer op dit artikel