artikel

Personeelsdossiers digitaliseren? 6 tips

Organisatie & Strategie

Wil u de personeelsdossiers digitaliseren om zo Het Nieuwe Werken binnen uw organisatie te bevorderen? De wetgeving kan dan een struikelblok zijn. Waar moet u nog meer op letten? 6 tips.

Personeelsdossiers digitaliseren? 6 tips

Het grote voordeel van Het Nieuwe Werken (HNW) is dat medewerkers onafhankelijk van tijd en plaats aan de slag kunnen. Organisaties besparen op huisvestingskosten, werkplekken, personeelskosten en reiskosten. Medewerkers hebben meer plezier in hun werk en daardoor ontstaat er een hogere motivatie en een lager ziekteverzuim.

Maar dan moet iedereen wel makkelijk toegang hebben tot dezelfde informatie, en daar gaat het vaak mis. Zes tips van Sayed Nasibdar, manager van digitaliseringsspecialist Karmac, om uw personeelsdossiers in digitale vorm geschikt te maken voor het nieuwe werken.

1 Zorg voor een goede scanner

Het scannen van één enkel document is nooit een probleem. De meeste kantoorscanners zijn echter niet geschikt voor het scannen van grote hoeveelheden documenten: ze zijn te langzaam, scannen niet met de juiste kwaliteit en scannen niet altijd volledig (wat belangrijk is om de authenticiteit en betrouwbaarheid van de digitale documenten te borgen). Een professioneel scanbedrijf kan uitkomst bieden. Deze bedrijven kunnen dossiers desgewenst ook meteen fysiek of digitaal opschonen (zie tip 3).

2 Rubriceer en categoriseer

Met het scannen alléén bent u er niet. De meeste tijd gaat zitten in het scanklaar maken van de papieren documenten en het rubriceren en classificeren van de gescande documenten. Geef gebruikers inspraak op dit gebied. Worden arbeidsovereenkomsten bijvoorbeeld opgeslagen onder de noemer ‘arbeidsovereenkomst’ of onder ‘indiensttreding’? En welke zoektermen worden er aan de documenten gekoppeld? Slecht gerubriceerde documenten zijn in de praktijk erg moeilijk terug te vinden.

3 Schoon de dossiers gelijk op

Per 25 mei 2018 treedt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in werking. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie. De Wet bescherming persoonsgegevens komt daarmee te vervallen.

Volgens de AVG moeten er, net als bij de Wet bescherming persoonsgegevens, bewaartermijnen in acht worden genomen voor documenten. En die termijnen lopen uiteen voor verschillende onderdelen van uw personeelsdossiers.

Vuistregel is dat alleen die informatie bewaard mag worden die van belang is voor het huidige functioneren van de werknemer. Het is bijvoorbeeld niet toegestaan om de originele sollicitatiebrief van een medewerker onbeperkt te bewaren, of bijvoorbeeld de stukken van eventuele loonbeslagen als de beslagen al zijn afgewikkeld. Zorg er dus voor dat al deze documenten als losse documenten worden verwerkt, dit zodat u alle documenten eenvoudig kunt beheren en direct kunt verwijderen op het moment dat deze niet meer relevant zijn.

4 Sla niet alles op als een regulier PDF-bestand

Een regulier PDF-bestand volstaat niet altijd. Want u moet ook rekening houden met de juridische bewijslast van een document. Een arbeidsovereenkomst op papier is bijvoorbeeld een ‘onderhandse akte’, die in rechtszaken als dwingend bewijs geldt: de rechter is verplicht om dit bewijs te accepteren. Als deze overeenkomst is gescand en opgeslagen als een gewone PDF, dan valt dit document echter onder de ‘vrije digitale bewijslast’: de rechter mag dan zelf bepalen hoeveel belang hij er aan hecht.

Als u wilt dat gescande documenten ook als ‘dwingend bewijs’ gelden, moet het scannen aan de zogenoemde substitutienorm voldoen. Er worden dan een aantal zeer specifieke eisen aan het scannen gesteld. Zo moet er waarheidsgetrouw in kleur worden gescand, met een bepaalde minimale resolutie, en moet het bestand worden opgeslagen als PDF/A. Dit bestandsformaat garandeert dat de informatie altijd op dezelfde manier zal worden weergegeven, nu en in de toekomst.

5 Screen de medewerkers van externe scanbedrijven

Bij het digitaliseren van personeelsdossiers (en bijvoorbeeld ook patiënten- of cliëntendossiers) wordt vaak gekozen voor de goedkoopste aanbieder – die vaak onrealistisch lage prijzen rekent.

Wat daarbij wordt vergeten, is dat de dossiers vertrouwelijke informatie bevatten. En dat werknemers van de externe scanbedrijven die informatie onder ogen krijgen. Zijn deze medewerkers wel gescreend? Beschikken zij eventueel over een Verklaring Omtrent het Gedrag? En staat het bedrijf zelf wel geregistreerd bij de Autoriteit Persoonsgegevens?

6 Zorg voor een beveiligde internetverbinding

Een veilige internetverbinding is bij het nieuwe werken uiteraard onontbeerlijk. Mocht er vertrouwelijke informatie op straat komen te liggen, dan valt dat onder de Wet op datalekken en bent u verplicht daar melding van te maken.

Als u dossiers laat scannen door een externe partij, let er dan op dat dit bedrijf een veilige, rechtstreekse verbinding biedt met uw eigen e-HRM-pakket.

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Karmac. 

Reageer op dit artikel