blog

Einde aan de email-obesitas

Organisatie & Strategie

Einde aan de email-obesitas

Tijdens een presentatie over slimmer werken bij een overheidsorganisatie stelde ik de vraag hoeveel procent van de tijd de toehoorders per dag aan mail besteedden. Tot mijn verbijstering gaf 90 procent aan meer dan de helft van de tijd met de inbox bezig te zijn. ‘Maar mailen is toch geen werk!’, was mijn reactie.

Verslaving

Uit onderzoek van Adobe onder 400 kenniswerkers blijkt dat zij 6,3 uur (!) per dag besteden aan alle mails die ze krijgen. De helft werkgerelateerd, de andere helft privé. 87 procent controleert de inbox van het werk regelmatig thuis, 45 procent doet dat zelfs voordat ze uit bed komen. Een kwart mailt in de auto of tijdens het tandenpoetsen in de badkamer. Vier op de tien van de ondervraagden spreekt letterlijk van een verslaving en heeft geprobeerd te minderen. Maar iets meer dan tien procent hield dat langer dan 5 dagen vol. Er is sprake van email-obesitas.

Lijden onder hoeveelheid mails

Waar ik ook kom, er wordt overal geklaagd over de hoeveelheid mails (net als overigens de eindeloze hoeveelheid vergaderingen). En we lijden er ook echt onder. Het vervelende nieuws is dat er nauwelijks een kentering lijkt plaats te hebben, ondanks de opkomst van tal van andere nieuwe communicatiekanalen, zo blijkt uit onderzoek van de Radicati Group die nauwgezet het gebruik van internet volgt. Er zijn in 2017 3,7 miljard actieve email-boxen wereldwijd, de verwachting is dat het stijgt tot 4,1 miljard in 2021. Het aantal mails dat per dag verzonden wordt, bedraagt nu 269 miljard en loopt op tot 320 miljard in 2021. Wat opvalt is dat het aantal verzonden mails met vier procent per jaar stijgt, terwijl het aantal mailadressen jaarlijks met drie procent stijgt. We versturen dus ook nog eens meer mails. En besteden daar nog meer tijd aan. En dat naast alle nieuwe communicatiekanalen, zoals WhatsApp, Slack, Yammer, et cetera.

Noodzakelijk voor werk?

Nu kan het natuurlijk zo zijn dat al die mails noodzakelijk zijn voor het werk, dat ze bijdragen aan onze doelstellingen. Niets is echter minder waar. In 2011 besefte Thierry Breton, hoogste baas van Atos Origin, al dat mail nauwelijks toegevoegde waarde had voor zijn onderneming. Hij liet het onderzoeken en 90 procent van de mails bleek nutteloos te zijn. Hij besloot tot een rigoureus programma: binnen 3 jaar zou Atos geen interne mails meer versturen. Jan Krans van de Nederlandse vestiging van Atos vertelt binnenkort over deze ervaringen op het congres over Het Nieuwe Werken. De belangrijkste les van zijn verhaal is in mijn ogen dat een organisatie een echte keus moet maken over de manier van werken. Ook uit ander onderzoek, bijvoorbeeld van het bedrijf Robert Half, blijkt overigens dat de hoeveelheid mails leidt tot minder productiviteit.

Wequitmail

Maar natuurlijk kun je er ook zelf iets aan doen. Kim Spinder is al jaren voorvechter van het e-mailloos werken. #wequitmail is de naam waaronder ze actie voert en mensen oproept een email-dieet te volgen. Ook Kim spreekt op het congres over het nieuwe werken.

Succesvol email-obesitas bestrijden kan. Het vergt wel een integrale aanpak: door als organisatie een heldere keus te maken én tegelijkertijd zelf op dieet te gaan.

Henny van Egmond is partner bij Yolk en dagvoorzitter van het congres Over het nieuwe werken op 14 december 2017.

Reageer op dit artikel